Wydanie WZ

Nagłówek dokumentu 

Pierwszą sekcją jest sekcja Wydanie z magazynu, gdzie polem wymaganym jest Kontrahent, Numer zlecenia i termin realizacji. W celu odfiltrowania wyników wyszukiwania kontrahentów, należy wpisać w polu ciąg składający się z przynajmniej dwóch znaków, które zawiera nazwa poszukiwanego kontrahenta, lista kartotek zostaje zawężona do pozycji spełniających warunek wyszukiwania.

Dodatkowo w sekcji można wpisać Numer awizo oraz Numer zamówienia. Odbiorca i Przewoźnik odczytywani są ze zlecenia.

Przycisk Dalej wyświetli kolejną sekcję, przycisk Generuj wyświetli kolejną sekcję z już dodanymi pozycjami wydania zlecenia, o ile jest to możliwe. Pozycje oraz ilość pobrana jest ze wskazanego wcześniej zlecenia.

Pozycje

Kolejną sekcją jest sekcja Pozycje (składająca się z dwóch okien), należy w niej wybrać Asortyment. Pozycje listy zawierają tylko ten asortyment, który jest przypisany do wybranego kontrahenta. W celu odfiltrowania wyników wyszukiwania, należy wpisać przynajmniej dwa następujące po sobie znaki występujące w nazwie asortymentu.

Następnie należy wybrać lokalizację, z jakiej ma zostać wydany towar. W celu zawężenia wyświetlanych pozycji, można w polu Lokalizacja wpisać ciąg składający się z przynajmniej dwóch znaków, znajdujących się w szukanej nazwie lokalizacji.  

W polu Ilość należy wpisać ilość asortymentu. W polu Uwagi do pozycji można wpisać komentarz do wybranej pozycji. Następnie należy kliknąć na zielony przycisk Dodaj, co spowoduje dodanie pozycji do wydania - pojawi się ona w tabeli poniżej.

Kliknięcie na przycisk X w pierwszym polu tabeli danych skutkuje usunięciem pozycji z wydania.

Sekcja podsumowanie

W sekcji Podsumowanie, w polach Ilość artykułów, Ilość sztuk, Ilość palet, Waga netto [kg], Waga brutto [kg]  zostaną automatycznie obliczone wartości.

W polu Uwagi można zawrzeć dodatkowy komentarz dotyczący całego wydania.

Po wypełnieniu pól, należy z lewej strony paska nad formularzem kliknąć na przycisk Bufor lub Zapisz.

Wydania zapisane przez wybór opcji Bufor zostaną wyświetlone w rejestrze Wydania WZ bufor, natomiast wydania zapisane przez wybór opcji Zapisz zostaną wyświetlone w rejestrze Wydania WZ.

Dlaczego dokument WZ musi opierać się na wcześniejszym zleceniu ZWZ?

Jednym z najważniejszych mechanizmów kontrolnych w procesie wydania w systemie Studio WMS.net jest ścisłe powiązanie dokumentu WZ z jego nadrzędnym zleceniem, czyli ZWZ (Zlecenie Wydania Zewnętrznego). Dlatego dokument wydania zewnętrznego WZ może być wystawiony tylko i wyłącznie na podstawie wcześniej utworzonego i zatwierdzonego zlecenia ZWZ. Ta prosta zasada stanowi rewolucyjną barierę dla chaosu i pomyłek, gwarantując, że magazyn opuszczają jedynie te towary, które zostały formalnie zamówione i autoryzowane do wysyłki. Taka procedura eliminuje ryzyko przypadkowych lub nieautoryzowanych wydań, które mogłyby prowadzić do poważnych strat.

Proces tworzenia dokumentu WZ rozpoczyna się od wskazania kontrahenta oraz konkretnego numeru zlecenia ZWZ, które ma być zrealizowane. Już na tym etapie system aktywnie wspiera użytkownika, automatycznie odczytując ze zlecenia kluczowe dane, takie jak odbiorca czy przewoźnik, co zapewnia spójność informacji i oszczędza cenny czas pracownika. Ten ustrukturyzowany początek procesu zapewnia, że wszystkie dalsze kroki będą opierać się na solidnym i zweryfikowanym fundamencie, jakim jest pierwotne zlecenie od klienta.

Jak automatyzacja przyspiesza tworzenie dokumentu wydania?

Współczesna logistyka wymaga szybkości, dlatego Studio WMS.net wyposażono w potężne narzędzie automatyzujące tworzenie dokumentów WZ. Po wybraniu odpowiedniego zlecenia ZWZ, użytkownik ma do dyspozycji przycisk "Generuj", który jest prawdziwym przełomem w efektywności pracy. Jego użycie powoduje, że system w mgnieniu oka automatycznie wypełnia cały dokument WZ wszystkimi pozycjami i ilościami, które znajdowały się w pierwotnym zleceniu. Dzięki temu pracownik nie musi ręcznie przepisywać dziesiątek pozycji, co drastycznie skraca czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji i minimalizuje ryzyko błędów.

Jednak inteligencja tej funkcji idzie znacznie dalej. System nie tylko kopiuje listę produktów, ale także uruchamia zaawansowany algorytm przydzielania, który samodzielnie podejmuje decyzje o tym, z jakiej lokalizacji, z jakiej partii produkcyjnej i z jakim numerem seryjnym należy pobrać dany towar. Algorytm ten może być skonfigurowany do pracy zgodnie z dowolną strategią rotacji zapasów, taką jak FIFO (Pierwsze Weszło, Pierwsze Wyszło) czy FEFO (Pierwsze Traci Ważność, Pierwsze Wyszło). W rezultacie, proces kompletacji jest optymalizowany od samego początku, a magazynier otrzymuje gotowe, precyzyjne instrukcje, co znacząco przyspiesza jego pracę i zapewnia zgodność z zasadami zarządzania zapasami.

Czy system pozwala na manualną kontrolę i modyfikacje?

Chociaż automatyzacja jest niezwykle potężna, istnieją sytuacje, które wymagają indywidualnego podejścia i manualnej interwencji. System Studio WMS.net zapewnia taką elastyczność. Zamiast korzystać z przycisku "Generuj", użytkownik może wybrać opcję "Dalej", która przeniesie go do sekcji "Pozycje", gdzie ma pełną kontrolę nad dodawaniem poszczególnych pozycji do dokumentu WZ. Może tam ręcznie wybrać asortyment, wskazać konkretną lokalizację, z której towar ma zostać pobrany, oraz określić wydawaną ilość. Taka ścieżka jest niezastąpiona w niestandardowych przypadkach, na przykład gdy trzeba wydać towar z innej lokalizacji niż sugerowana przez system.

Nawet podczas manualnego tworzenia dokumentu, program dba o zachowanie kontroli. Lista dostępnego asortymentu jest wciąż filtrowana i ograniczona do produktów przypisanych do danego kontrahenta, co zapobiega błędom. Ponadto, użytkownik ma możliwość dodania komentarza do każdej pozycji w polu "Uwagi do pozycji", co pozwala na przekazanie specyficznych informacji zespołowi kompletującemu. Dzięki temu, nawet elastyczne i manualne podejście pozostaje w ramach ustrukturyzowanego i w pełni udokumentowanego procesu, co jest znakiem rozpoznawczym oprogramowania tworzonego przez firmę SoftwareStudio (https://www.softwarestudio.com.pl/ ).

Jak dodatkowe notatki i załączniki wzbogacają dokumentację wysyłkową?

Kompletny dokument wydania to znacznie więcej niż tylko lista produktów. To cyfrowe archiwum całej operacji. Studio WMS.net umożliwia wzbogacanie dokumentów WZ o notatki, pliki, załączniki i zdjęcia, co czyni je kompleksowym źródłem informacji. Funkcja dodawania notatek pozwala na zapisanie ważnych wskazówek dla zespołu, które mogą być wyświetlane na ekranach mobilnych skanerów, usprawniając komunikację. Z kolei możliwość dołączania plików i zdjęć otwiera zupełnie nowe perspektywy w zakresie dokumentacji.

Pracownik może na przykład zrobić zdjęcie zapakowanej palety tuż przed jej wydaniem, co stanowi niepodważalny dowód na stan towaru w momencie opuszczania magazynu. Jest to niezastąpione narzędzie w przypadku ewentualnych roszczeń z tytułu uszkodzeń w transporcie. Można również dołączyć skan podpisanego przez kierowcę listu przewozowego lub certyfikat jakości wysyłanej partii. Dzięki funkcji "przeciągnij i upuść" (drag&drop) oraz dostępowi przez Internet, tworzenie tak kompletnej dokumentacji jest szybkie i intuicyjne, a firma zyskuje pełną transparentność i bezpieczeństwo.

Jak przebiega finalizacja i audyt dokumentu WZ?

Po dodaniu wszystkich pozycji, system w sekcji "Podsumowanie" automatycznie oblicza kluczowe wartości, takie jak łączna ilość artykułów, sztuk, palet oraz waga netto i brutto, eliminując ryzyko błędów rachunkowych. Następnie użytkownik ma do wyboru dwie ścieżki finalizacji: "Zapisz" lub "Bufor". Wybranie opcji "Zapisz" ostatecznie zatwierdza dokument i przenosi go do głównego rejestru "Wydania WZ", co oznacza formalne zdjęcie towaru ze stanu magazynowego.

Opcja "Bufor" działa jak roboczy zapis, umieszczając dokument w rejestrze "Wydania WZ bufor". Taki dokument oczekuje na ostateczną weryfikację i akceptację, co stanowi ważny element kontroli, szczególnie w przypadku zleceń o dużej wartości. Ten dwuetapowy proces zatwierdzania pozwala na wprowadzenie dodatkowej warstwy audytu, zapewniając, że żadne wydanie nie zostanie zrealizowane bez odpowiedniej autoryzacji. Dzięki temu cały proces, od zlecenia po finalny dokument WZ, jest w pełni mierzalny, kontrolowany i bezpieczny, co stanowi fundament nowoczesnej i niezawodnej logistyki.