Spis treści
We współczesnym świecie biznesu dane są jednym z najważniejszych zasobów, a ich umiejętne wykorzystanie decyduje o przewadze konkurencyjnej. W logistyce, gdzie każda sekunda i każdy centymetr przestrzeni mają znaczenie, systemy do zarządzania magazynem (WMS) stały się centralnym repozytorium bezcennych informacji. Jednak samo gromadzenie danych to dopiero połowa sukcesu.
Prawdziwa siła tkwi w możliwości ich swobodnego wydobywania, analizowania i przekształcania w strategiczne wnioski, które napędzają rozwój firmy. Zaawansowane oprogramowanie, takie jak Studio WMS.net, doskonale rozumie tę potrzebę, oferując rozbudowane funkcje eksportu. To właśnie one stanowią most łączący surowe dane operacyjne ze światem zaawansowanej analityki biznesowej, dając menedżerom narzędzie do podejmowania świadomych, opartych na faktach decyzji.
W programie magazynowym istnieje funkcja eksportu kartotek, która umożliwia wyeksportowanie danych z poszczególnych rejestrów kartotek do plików xls. Po wybraniu pozycji menu "Eksport kartotek", pojawi się submenu zawierające sześć typów rejestrów kartotek, z których można wybrać.
Pozycja menu Eksport kartotek pozwala na eksport poszczególnych rejestrów kartotek w formie plików xls. Zostanie wyświetlone submenu z sześcioma typami rejestrów kartotek do wyboru:
WMS Kartoteki magazynowe zawierające rejestr kartotek asortymentowych, wraz z zawartymi w nich wszystkimi danymi.
WMS Kartoteki kontrahenci zawierające wszelkie dane kartotek kontrahentów.
WMS Lokalizacje zawierający dane, związane z lokalizacjami.
Stany magazynowe zawierające informacje o indeksach i nazwach artykułów, dostępnych stanach oraz magazynach i oddziałach, w których się znajdują.
Stany magazynowe szczegółowo zawierające informacje o stanach magazynowych asortymentu wraz z terminami ważności, datami produkcji, kodami kreskowymi itp.
Miejsca składowania zawierające dane dotyczące miejsc składowania asortymentu.
Aby wyeksportować rejestr kartotek, należy wybrać odpowiedni typ rejestru z menu i kliknąć przycisk Eksportuj. Rejestr zostanie wyeksportowany w formie pliku xls. Plik xls można następnie otworzyć za pomocą programu MS Excel lub innego programu arkusza kalkulacyjnego.
Wybór pozycji "WMS Kartoteki magazynowe" z submenu pozwala na eksportowanie danych poprzez wygenerowanie pliku z Kartotekami magazynowymi. Okno eksportu będzie podobne do tego przedstawionego na zdjęciu.
Opcja "WMS Kartoteki magazynowe" eksportuje dane do arkusza Excela, gdzie każdy wiersz reprezentuje jedną Kartotekę magazynową, a kolumny zawierają następujące informacje:
Indeks magazynowy - unikalny identyfikator kartoteki magazynowej.
Numer artykułu - numer identyfikacyjny artykułu w systemie magazynowym.
Nr SAP - numer identyfikacyjny artykułu w systemie SAP (ERP).
Nazwa - nazwa artykułu lub towaru.
Opis - dodatkowy opis artykułu lub towaru.
EAN - kod kreskowy (European Article Number) artykułu lub towaru.
Jednostka miary - jednostka w jakiej mierzony jest towar (np. sztuki, kg, litry itp.).
Kontrahent - informacja o kontrahencie powiązanym z daną kartoteką magazynową.
Dostawca - informacja o dostawcy powiązanym z daną kartoteką magazynową.
Producent - informacja o producencie powiązanym z daną kartoteką magazynową.
Aktywne - informacja o tym, czy dany artykuł jest aktywny w systemie.
Wysokość (cm) - wymiar wysokości artykułu.
Szerokość (cm) - wymiar szerokości artykułu.
Długość (cm) - wymiar długości artykułu.
Objętość (m3) - objętość artykułu.
Opakowanie jednostkowe - informacja o rodzaju opakowania jednostkowego (np. karton, paczka).
Ilość opakowań zbiorczych - liczba opakowań zbiorczych dla danego artykułu.
Waga netto (kg) - waga netto artykułu.
Waga brutto (kg) - waga brutto artykułu.
Wymagana seria - informacja o tym, czy dany artykuł wymaga numeru seryjnego.
Wymagana data ważności - informacja o wymaganej dacie ważności artykułu.
Domyślna lokalizacja - główna lokalizacja, w której znajduje się artykuł w magazynie.
Zapas min. - minimalna ilość artykułów, która powinna być przechowywana w magazynie.
Zapas max. - maksymalna ilość artykułów, która może być przechowywana w magazynie.
Zapas optymalny - optymalna ilość artykułów w magazynie.
Grupa towarowa - przypisanie artykułu do konkretnej grupy towarowej.
Numer MPK - numer Magazynowego Przedmiotu Księgowego (MPK) artykułu.
Cecha 1, Cecha 2, Cecha 3 - dodatkowe cechy lub atrybuty artykułu.
Kod PCN - kod towaru według Polskiej Klasyfikacji Towarów i Usług (PKWiU).
Uwagi - dodatkowe uwagi lub notatki odnośnie artykułu.
Cena ewidencyjna - cena artykułu zgodna z danymi ewidencyjnymi.
Cena netto - cena artykułu bez podatku.
Cena brutto - cena artykułu z podatkiem.
Cena zakupu - cena zakupu artykułu.
Dane w tabeli umożliwiają dokładne śledzenie i zarządzanie asortymentem w magazynie, a także analizę różnych parametrów związanych z towarem lub artykułem.
Wybór pozycji "WMS Kartoteki kontrahenci" z submenu pozwala na eksportowanie danych poprzez wygenerowanie pliku z Kartotekami kontrahentów.
Opcja "WMS Kartoteki kontrahenci" eksportuje dane do arkusza Excela, gdzie każdy wiersz reprezentuje jednego Kontrahenta, a kolumny zawierają następujące informacje:
Nazwa kontrahenta - pełna nazwa kontrahenta.
Nazwa skrócona - skrócona nazwa kontrahenta.
Kod pocztowy - kod pocztowy adresu kontrahenta.
Miejscowość - miejscowość, w której znajduje się siedziba kontrahenta.
Ulica - adres ulicy kontrahenta.
NIP - numer identyfikacji podatkowej kontrahenta.
REGON - numer identyfikacji REGON kontrahenta.
Kraj - kraj, w którym znajduje się kontrahent.
Osoba kontaktowa - dane kontaktowe osoby reprezentującej kontrahenta.
Telefon komórkowy - numer telefonu komórkowego do kontaktu.
Telefon 1, Telefon 2, Telefon 3 - dodatkowe numery telefonów do kontaktu.
Strona www - adres strony internetowej kontrahenta.
E-MAIL - adres e-mail kontrahenta.
Fax - numer faksu kontrahenta.
Uwagi - dodatkowe uwagi lub notatki odnośnie kontrahenta.
Aktywne - informacja o tym, czy kontrahent jest aktywny w systemie.
Status - status kontrahenta (np. klient, dostawca).
GRUPA - przypisanie kontrahenta do określonej grupy.
Numer GLN (EDI) - numer GLN (Global Location Number) w systemie EDI (Electronic Data Interchange).
Analityka - informacja o rodzaju analizy lub raportowania dla kontrahenta.
Działalność - rodzaj działalności kontrahenta.
Opis działalności - dodatkowy opis działalności kontrahenta.
Sposób wydawania - preferowany sposób wydawania towarów.
Sposób dostawy - preferowany sposób dostarczania towarów.
Warunki płatności - warunki płatności dla kontrahenta.
Waluta rozliczenia - waluta, w jakiej dokonywane są rozliczenia z kontrahentem.
Spedytor - informacja o spedytorze powiązanym z kontrahentem.
Nasz nr u klienta - numer identyfikacyjny klienta w systemie.
Kierownik rejonu - informacja o kierowniku rejonu powiązanym z kontrahentem.
Handlowiec - informacja o handlowcu lub przedstawicielu handlowym kontrahenta.
Godziny pracy - godziny pracy kontrahenta.
Rodzaj ubezpieczenia - informacja o rodzaju ubezpieczenia kontrahenta.
Ubezpieczenie do - data ważności ubezpieczenia.
E-mail autopowiadomienia - adres e-mail do wysyłania autopowiadomień.
Kolor wizualizacji - kolor wizualizacji powiązany z kontrahentem.
Dane w tabeli umożliwiają zarządzanie i analizę informacji dotyczących kontrahentów oraz ułatwiają prowadzenie działań handlowych i logistycznych związanych z nimi.
Wybór pozycji submenu WMS Lokalizacje, eksportuje dane poprzez wygenerowanie pliku z Kartotekami lokalizacji.
Opcja "WMS Lokalizacje" eksportuje dane do arkusza Excela, gdzie każdy wiersz reprezentuje jedną Lokalizację magazynową, a kolumny zawierają następujące informacje:
Lokalizacja - unikalny identyfikator lokalizacji magazynowej.
Strefa - przypisanie lokalizacji do określonej strefy magazynowej.
Typ lokalizacji - informacja o typie lokalizacji (np. półka, regał, skrzynia).
Trasa - przypisanie lokalizacji do konkretnej trasy w magazynie.
Aktywne - informacja o tym, czy lokalizacja jest aktywna i dostępna w magazynie.
Blokada - informacja o ewentualnej blokadzie lokalizacji (np. ze względów bezpieczeństwa).
Regał - numer regału, w którym znajduje się lokalizacja.
Kolumna - numer kolumny regału, w której znajduje się lokalizacja.
Poziom - numer poziomu regału, na którym znajduje się lokalizacja.
Strefa przyjęcia - informacja o strefie magazynowej, gdzie odbywa się przyjęcie towarów.
Strefa kompletacji - informacja o strefie magazynowej, gdzie odbywa się kompletacja towarów.
Strefa wydania - informacja o strefie magazynowej, gdzie odbywa się wydanie towarów.
Nośność (kg) - maksymalna nośność lokalizacji wyrażona w kilogramach.
Wysokość (cm) - wysokość lokalizacji w centymetrach.
Szerokość (cm) - szerokość lokalizacji w centymetrach.
Kontrahent - informacja o przypisanym kontrahencie do lokalizacji.
Asortyment - informacja o przypisanym asortymencie do lokalizacji.
Zapas minimalny - minimalny poziom zapasu, który powinien być przechowywany na lokalizacji.
Zapas maksymalny - maksymalny poziom zapasu, który może być przechowywany na lokalizacji.
Dane w tabeli umożliwiają skuteczne zarządzanie lokalizacjami w magazynie, kontrolę stanów zapasowych oraz efektywne planowanie przepływu towarów w obrębie magazynu.
Wybór pozycji submenu Stany magazynowe, eksportuje dane poprzez wygenerowanie pliku ze Stanami magazynowymi.
Opcja "Stany magazynowe" eksportuje dane do arkusza Excela, gdzie każdy wiersz reprezentuje jeden artykuł (towar), a kolumny zawierają następujące informacje:
Indeks artykułu - unikalny identyfikator artykułu w magazynie.
Nazwa artykułu - pełna nazwa lub opis artykułu.
Stan dostępny - ilość dostępnego towaru danego artykułu w magazynie.
Magazyn - informacja o magazynie, w którym znajduje się dany towar.
Oddział - informacja o oddziale, do którego jest przypisany dany artykuł (jeśli jest zastosowana podziałka na oddziały).
Dzięki temu arkuszowi użytkownik może sprawdzić aktualne stany magazynowe dla różnych artykułów, co umożliwia efektywne zarządzanie zapasami, planowanie zamówień i dostaw oraz unikanie sytuacji niedoborów lub nadmiarów w magazynie.
Wybór pozycji submenu Stany magazynowe szczegółowo, eksportuje dane poprzez wygenerowanie pliku ze Stanami magazynowymi ze szczegółowymi danymi.
Opcja "Stany magazynowe szczegółowo" eksportuje dane do arkusza Excela, gdzie każdy wiersz reprezentuje szczegółowe informacje o stanie magazynowym danego artykułu (towaru). Kolumny zawierają następujące dane:
Indeks artykułu - unikalny identyfikator artykułu w magazynie.
Nazwa artykułu - pełna nazwa lub opis artykułu.
Lokalizacja - miejsce, w którym znajduje się dany towar w magazynie (np. regał, półka).
Termin ważności - data ważności artykułu, jeśli dotyczy.
Data produkcji - data produkcji artykułu.
Numer partii - numer partii, do której należy dany towar.
Stan dostępny - ilość dostępnego towaru danego artykułu w magazynie.
Numer nośnika - numer identyfikacyjny nośnika, jeśli dotyczy (np. paleta, karton).
Magazyn - informacja o magazynie, w którym znajduje się dany towar.
Oddział - informacja o oddziale, do którego jest przypisany dany artykuł (jeśli jest zastosowana podziałka na oddziały).
J.m. - jednostka miary artykułu (np. sztuki, kilogramy).
Kod kreskowy - kod kreskowy artykułu (jeśli istnieje).
Grupa towarowa - informacja o grupie, do której należy dany artykuł.
Cecha - dodatkowa cecha lub informacja charakteryzująca dany artykuł.
Dzięki tym szczegółowym danym użytkownik ma pełny wgląd w stany magazynowe poszczególnych artykułów, co ułatwia kontrolę nad zapasami, zarządzanie lokalizacjami, monitorowanie dat ważności, a także dokładne śledzenie ruchu i historii każdego towaru w magazynie.
Wybór pozycji submenu Miejsca składowania, eksportuje dane poprzez wygenerowanie pliku z Miejscami składowania.
Opcja "Miejsca składowania" eksportuje dane do arkusza Excela, gdzie każdy wiersz reprezentuje informacje o miejscach składowania w magazynie. Kolumny zawierają następujące dane:
Lokalizacja - unikalny identyfikator miejsca składowania w magazynie.
Opis miejsca składowania - opis lub nazwa miejsca składowania, może zawierać informacje o regale, półce itp.
Magazyn - informacja o magazynie, do którego należy dane miejsce składowania.
Trasa - informacja o trasie w magazynie, do której przypisane jest dane miejsce składowania.
Uwagi - dodatkowe uwagi lub informacje dotyczące miejsca składowania.
Wysokość - wysokość miejsca składowania.
Zapas minimalny - minimalna ilość towaru, która powinna znajdować się w tym miejscu składowania.
Zapas maksymalny - maksymalna ilość towaru, która może być przechowywana w tym miejscu składowania.
Objętość - objętość miejsca składowania.
Oddział - informacja o oddziale, do którego jest przypisane dane miejsce składowania (jeśli zastosowana jest podziałka na oddziały).
Szerokość - szerokość miejsca składowania.
Nośność - informacja o maksymalnym obciążeniu nośności miejsca składowania.
TYP - typ miejsca składowania.
STREFA - informacja o strefie, do której przypisane jest dane miejsce składowania.
Dzięki tym danym użytkownik ma możliwość dokładnego zarządzania i optymalizacji przestrzeni magazynowej, kontrolowania zapasów oraz efektywnego wykorzystania miejsc składowania w magazynie.
System WMS, który działa jak zamknięta forteca, ograniczając dostęp do zgromadzonych w nim informacji, traci ogromną część swojego potencjału. Dane, które służą jedynie do bieżącej obsługi operacji magazynowych, nie pozwalają na spojrzenie na działalność z szerszej perspektywy. Prawdziwa inteligencja biznesowa (Business Intelligence) rodzi się w momencie, gdy możemy te dane swobodnie analizować, porównywać w czasie, a przede wszystkim łączyć z informacjami pochodzącymi z innych systemów firmowych, takich jak ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) czy CRM (zarządzanie relacjami z klientami). Dlatego funkcja eksportu danych jest tak ważnym elementem każdego nowoczesnego oprogramowania magazynowego, ponieważ skutecznie przełamuje te informacyjne silosy.
W odpowiedzi na te wyzwania, program Studio WMS.net został wyposażony w dedykowany moduł eksportu kartotek, zaprojektowany z myślą o maksymalnej elastyczności i prostocie użytkowania. Jego podstawowym celem jest dostarczenie użytkownikom surowych, ale doskonale ustrukturyzowanych danych w uniwersalnym i powszechnie akceptowanym formacie pliku .xls. Dzięki temu menedżerowie logistyki, analitycy biznesowi czy pracownicy działów finansowych nie muszą posiadać specjalistycznej wiedzy informatycznej, aby uzyskać dostęp do potrzebnych im informacji. Wystarczy kilka kliknięć, aby pobrać kompletne zestawienie asortymentu, kontrahentów czy aktualnych stanów magazynowych, co otwiera drzwi do niezależnej i dogłębnej analizy poza środowiskiem samego systemu WMS.
Siła funkcji eksportu tkwi w jej kompleksowości i zdolności do dostarczania szczegółowych danych z praktycznie każdego obszaru działalności magazynu. Program oferuje sześć predefiniowanych typów eksportu, które pokrywają najważniejsze potrzeby analityczne każdej firmy logistycznej. Użytkownicy mogą w prosty sposób wybrać interesujący ich zakres informacji i wygenerować gotowy do analizy plik, który staje się punktem wyjścia do tworzenia zaawansowanych raportów i zestawień.
Jednym z najważniejszych eksportów jest ten dotyczący kartotek magazynowych, czyli pełnego katalogu asortymentu. Wygenerowany plik zawiera niezwykle bogaty zbiór informacji o każdym produkcie, począwszy od podstawowych danych, jak indeks, nazwa, opis czy kod EAN, a skończywszy na szczegółowych atrybutach logistycznych, takich jak wymiary, waga netto i brutto, objętość czy informacje o opakowaniach. Ponadto, raport ten dostarcza danych o przypisanych do towaru zapasach minimalnych i maksymalnych, domyślnej lokalizacji, a także o cenach – ewidencyjnej, netto, brutto i zakupowej. Taki komplet informacji jest nieoceniony przy analizie rentowności produktów, identyfikacji towarów wolno rotujących (slow-movers), optymalizacji polityki cenowej czy planowaniu strategii zakupowej.
Równie istotny jest eksport kartotek kontrahentów, który dostarcza pełnego obrazu wszystkich partnerów biznesowych firmy. Arkusz zawiera nie tylko podstawowe dane rejestrowe i adresowe, takie jak NIP, REGON czy adres siedziby, ale również szereg informacji kluczowych z handlowego punktu widzenia. Użytkownik otrzymuje dostęp do danych kontaktowych, przypisanego opiekuna handlowego, zdefiniowanych warunków płatności, waluty rozliczeń czy preferowanego spedytora. Taki zbiór danych pozwala na zaawansowaną segmentację klientów, analizę efektywności sprzedaży w podziale na regiony lub handlowców, zarządzanie limitami kredytowymi oraz wsparcie spersonalizowanych kampanii marketingowych. Jest to fundamentalne narzędzie dla działów sprzedaży i marketingu, które dzięki niemu mogą podejmować bardziej trafne decyzje biznesowe.
Kolejnym filarem analitycznym jest możliwość eksportu informacji o stanach magazynowych. System SoftwareStudio oferuje tu dwa warianty: raport podstawowy oraz szczegółowy. Pierwszy z nich, „Stany magazynowe”, dostarcza szybkiego, zagregowanego obrazu dostępnych zapasów dla każdego artykułu, z podziałem na magazyny i oddziały. Jest to idealne narzędzie do codziennego monitorowania ogólnej dostępności towarów. Z kolei raport „Stany magazynowe szczegółowo” to potężne narzędzie do dogłębnej analizy, które prezentuje zapasy w rozbiciu na poszczególne lokalizacje, numery partii, daty ważności, daty produkcji oraz numery nośników. Taki poziom granularności jest niezbędny do precyzyjnego zarządzania towarami o ograniczonej trwałości (zgodnie z zasadą FEFO), zapewnienia pełnej identyfikowalności (traceability) na poziomie partii oraz do sprawnego przygotowania się do audytów jakościowych i finansowych.
Uzupełnieniem obrazu sytuacji w magazynie są eksporty dotyczące jego fizycznej struktury – „WMS Lokalizacje” oraz „Miejsca składowania”. Dostarczają one kompletnych informacji o każdej zdefiniowanej w systemie lokalizacji, włączając w to jej typ, przynależność do strefy, wymiary, nośność oraz przypisane zapasy minimalne i maksymalne. Analiza tych danych pozwala menedżerom na optymalizację wykorzystania przestrzeni magazynowej, planowanie reorganizacji układu regałów (re-layout) w celu skrócenia ścieżek kompletacji, a także na identyfikację potencjalnych „wąskich gardeł” w przepływie towarów. Jest to również ważne narzędzie z punktu widzenia bezpieczeństwa, ponieważ pozwala na stałą kontrolę, czy obciążenie poszczególnych lokalizacji nie przekracza ich dopuszczalnej nośności.
Możliwość swobodnego eksportowania danych z systemu WMS do uniwersalnego formatu .xls otwiera przed firmą niemal nieograniczone możliwości analityczne. Wygenerowane pliki stanowią idealne źródło danych dla zewnętrznych narzędzi klasy Business Intelligence, takich jak Microsoft Power BI, Tableau czy Qlik. Menedżerowie i analitycy mogą w prosty sposób zasilać nimi swoje modele danych, tworząc interaktywne pulpity menedżerskie (dashboardy), wizualizując kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i budując niestandardowe raporty, które idealnie odpowiadają na specyficzne pytania biznesowe. To właśnie ta elastyczność pozwala przekształcić dane w wiedzę i podejmować decyzje strategiczne w oparciu o solidne, liczbowe podstawy, a nie tylko intuicję.
Funkcja eksportu odgrywa również niezastąpioną rolę w procesach integracji systemów informatycznych oraz migracji danych. Możliwość cyklicznego generowania plików z aktualnymi danymi pozwala na tworzenie prostych, ale skutecznych mechanizmów wymiany informacji pomiędzy systemem WMS a innymi aplikacjami używanymi w firmie, na przykład systemem finansowo-księgowym. Co więcej, w przypadku przyszłej migracji na nową platformę lub aktualizacji obecnego systemu, funkcja eksportu stanowi bezpieczny i sprawdzony sposób na wydobycie wszystkich historycznych danych i przygotowanie ich do przeniesienia. W ten sposób, prosta z pozoru funkcja eksportu staje się strategicznym narzędziem, które zapewnia firmie nie tylko wgląd w bieżącą działalność, ale również elastyczność i bezpieczeństwo w długoterminowej perspektywie.