Przyjęcie PZ

Nagłówek dokumentu

Pierwszą sekcją jest Przyjęcie do magazynu. Wymagane pola to Kontrahent, Numer zlecenia oraz data. Aby zawęzić wyniki wyszukiwania, należy wpisać co najmniej dwuznakowy ciąg w polu Kontrahent, który zawiera nazwę poszukiwanego kontrahenta. Spowoduje to ograniczenie listy kartotek do pozycji spełniających kryteria wyszukiwania. Dodatkowo, w tej sekcji można wpisać Numer awizo oraz Numer dostawy.

Pozycje

Kolejną sekcją jest Pozycje, która składa się z dwóch okien. W tym miejscu należy wybrać Asortyment. Pozycje na liście zawierają tylko asortyment przypisany do wybranego kontrahenta i konkretnego Numeru zlecenia. Następnie należy wybrać lokalizację, w której ma zostać składowany przyjęty towar. Aby zawęzić wyświetlane pozycje w skorowidzu, można wpisać co najmniej dwuznakowy ciąg znaków w polu Lokalizacja, który znajduje się w poszukiwanej nazwie lokalizacji.

Kolejnym krokiem jest wybór Rodzaju palety z listy dostępnych opcji oraz wpisanie Numeru palety lub wygenerowanie go poprzez kliknięcie przycisku po prawej stronie pola.

Ostatnim krokiem w tej sekcji jest wpisanie ilości przyjmowanego towaru. Maksymalna możliwa do przyjęcia ilość jest wyświetlana w nawiasie przy nazwie towaru w polu Asortyment. Istnieje również możliwość przyjęcia mniejszej ilości towaru niż wykazana w zleceniu. Jeśli wpisana ilość przekracza ilość zapisaną w zleceniu, pojawi się komunikat informujący o aktualnie dostępnej ilości towaru.

Dodatkowo, w sekcji można uzupełnić pola: Nr partii, Termin ważności, Data produkcji oraz zamieścić Uwagi dotyczące pozycji. Następnie należy kliknąć zielony przycisk "Dodaj", aby dodać pozycję. Kliknięcie na przycisk "X" w pierwszym polu tabeli danych spowoduje usunięcie pozycji ze zgłoszenia.

Podsumowanie dokumentu

W sekcji Podsumowanie automatycznie zostaną obliczone wartości pól: Ilość artykułów, Ilość sztuk, Ilość palet, Waga netto [kg], Waga brutto [kg]. W polu Uwagi można umieścić dodatkowy komentarz odnoszący się do całego przyjęcia.

Po wypełnieniu pól, należy kliknąć na przycisk "Bufor" lub "Zapisz" po lewej stronie paska nad formularzem. Przyjęcia zapisane za pomocą opcji "Bufor" zostaną wyświetlone w rejestrze Przyjęcia PZ bufor, natomiast przyjęcia zapisane za pomocą opcji "Zapisz" pojawią się w rejestrze Przyjęcia PZ.

Jak w praktyce wygląda tworzenie dokumentu przyjęcia zewnętrznego PZ?

Wdrożenie systemowego podejścia do przyjmowania dostaw zaczyna się od przejrzystego i intuicyjnego interfejsu. Program Studio WMS.net oferuje dedykowany formularz do rejestracji nowego przyjęcia zewnętrznego (PZ), który został zaprojektowany z myślą o maksymalnej prostocie i efektywności. W górnej części formularza znajduje się czytelny pasek poleceń z przyciskami "Zapisz", "Bufor" i "Usuń", które pozwalają na elastyczne zarządzanie tworzonym dokumentem. Ponadto, system automatycznie nadaje unikalny numer referencyjny oraz datę utworzenia, co standaryzuje dokumentację i odciąża pracownika.

Jedną z najważniejszych zasad obowiązujących w systemie jest to, że dokument przyjęcia zewnętrznego PZ może być wystawiony tylko i wyłącznie na podstawie wcześniej utworzonego zlecenia przyjęcia (ZPZ). Taka zależność jest niezastąpionym mechanizmem kontrolnym, który gwarantuje, że do magazynu trafiają tylko te towary, które zostały wcześniej zaawizowane i autoryzowane. Podczas wypełniania formularza, użytkownik w pierwszej kolejności wybiera kontrahenta i numer zlecenia, a system automatycznie filtruje listę dostępnych asortymentów, ograniczając ją tylko do pozycji z danego zlecenia, co skutecznie zapobiega przyjęciu niewłaściwych produktów.

Dlaczego szczegółowe dane na etapie przyjęcia są tak istotne?

Precyzja na etapie wprowadzania danych o przyjmowanym towarze jest niezbędna dla prawidłowego zarządzania zapasami w przyszłości. W sekcji "Pozycje" formularza PZ, użytkownik nie tylko wybiera asortyment i jego ilość, ale także określa dokładną lokalizację, w której towar ma zostać składowany. System inteligentnie wspiera ten proces, na przykład poprzez dynamiczne wyszukiwanie lokalizacji po wpisaniu zaledwie kilku znaków jej nazwy. Co więcej, oprogramowanie na bieżąco waliduje wpisywaną ilość, porównując ją z ilością awizowaną w zleceniu i wyświetlając komunikat w przypadku próby przyjęcia większej liczby towaru, co stanowi kolejną barierę dla potencjalnych błędów.

Jednak prawdziwa siła tego modułu tkwi w możliwości rejestrowania szczegółowych danych zapewniających pełną identyfikowalność, czyli tak zwane traceability. Użytkownik może uzupełnić pola takie jak "Nr partii", "Termin ważności" czy "Data produkcji". Rejestrowanie tych informacji już na wejściu do magazynu jest rewolucyjne dla efektywnego zarządzania rotacją zapasów według zasad FIFO (Pierwsze Weszło, Pierwsze Wyszło) czy FEFO (Pierwsze Traci Ważność, Pierwsze Wyszło). Ponadto, system integruje ten proces z zarządzaniem nośnikami, pozwalając na wybór rodzaju palety i przypisanie jej unikalnego numeru, który może być wpisany ręcznie lub wygenerowany automatycznie przez system.

Jak dodatkowe załączniki i notatki wzbogacają dokumentację magazynową?

Nowoczesny system WMS to nie tylko baza danych, ale również platforma do komunikacji i archiwizacji. Studio WMS.net umożliwia wzbogacanie dokumentów PZ o dodatkowe elementy, które czynią je kompletnym źródłem informacji. Funkcja dodawania notatek (uwag) pozwala na zapisywanie istotnych komentarzy lub wskazówek dotyczących konkretnej dostawy. Co istotne, informacje te mogą być udostępniane innym użytkownikom, również na ekranach mobilnych kolektorów danych, co staje się skutecznym kanałem komunikacji między pracownikami, na przykład w celu przekazania informacji o konieczności przeprowadzenia kontroli jakości dla danej partii.

Oprogramowanie stworzone przez SoftwareStudio (https://www.softwarestudio.com.pl/) idzie o krok dalej, pozwalając na dołączanie do dokumentów plików, załączników i zdjęć. Ta funkcja ma ogromne znaczenie praktyczne, ponieważ umożliwia stworzenie kompletnego, cyfrowego archiwum dla każdej dostawy. Pracownik może na przykład dołączyć skan listu przewozowego od dostawcy, dodać zdjęcia dokumentujące uszkodzenia opakowań stwierdzone podczas przyjęcia, czy załączyć certyfikaty jakości dla danej partii towaru. Dzięki opcji "przeciągnij i upuść" (drag & drop), dodawanie załączników jest szybkie i intuicyjne, a wszystkie pliki są logicznie zorganizowane w strukturze katalogów powiązanych z konkretnym dokumentem.

Co dzieje się po wypełnieniu formularza i jak system podsumowuje operację?

Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych, użytkownik ma dwie opcje finalizacji pracy nad dokumentem. Kliknięcie przycisku "Zapisz" powoduje ostateczne zatwierdzenie przyjęcia i zapisanie go w głównym rejestrze dokumentów PZ. Alternatywnie, można skorzystać z opcji "Bufor", która zapisuje formularz w stanie roboczym, oczekującym na późniejszą edycję i finalną akceptację. Taki dwuetapowy proces zatwierdzania jest ważnym narzędziem kontrolnym, pozwalającym na weryfikację dokumentu przez inną osobę, na przykład kierownika magazynu, przed jego ostatecznym zaksięgowaniem w systemie.

Niezależnie od wybranej ścieżki, program Studio WMS.net automatycznie dokonuje podsumowania całej operacji. W sekcji "Podsumowanie" system samodzielnie oblicza i wyświetla łączną liczbę przyjętych artykułów, sztuk, palet oraz wagę netto i brutto całego przyjęcia. Ta automatyzacja zwalnia pracownika z konieczności ręcznego sumowania wartości, co nie tylko oszczędza czas, ale przede wszystkim eliminuje ryzyko błędów rachunkowych. Dostęp do tych zagregowanych danych, możliwy także zdalnie przez Internet, ułatwia szybką ocenę skali zrealizowanej operacji i stanowi cenne źródło informacji do dalszych analiz.