1- Nguyên tắc kế toán
1.1- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí liên quan đến nhiều hoạt động như hành chính, sự nghiệp, hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và các hoạt động khác mà khi phát sinh chi phí không thể xác định cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng nên không hạch toán ngay vào các đối tượng chịu chi phí.
1.2- Tài khoản 652 phải hạch toán chi tiết theo từng nội dung chi phí theo yêu cầu quản lý của đơn vị;
1.3- Cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán, kết chuyển và phân bổ toàn bộ chi phí chưa xác định đối tượng chịu chi phí vào các tài khoản tập hợp chi phí (TK 611, TK 614, TK 642,...) có liên quan theo tiêu thức phù hợp;
1.4- Không sử dụng TK 652 trong trường hợp các khoản chi phí phát sinh xác định được cho từng đối tượng sử dụng và hạch toán trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí.
2- Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 652- Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí
Bên Nợ: Các chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Kết chuyển và phân bổ chi chưa xác định nguồn vào bên Nợ các TK có liên quan TK 611, TK 614, TK 642,...
Tài khoản 652 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 652- Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí, có 4 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 6521- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên: Phản ánh các khoản chi tiền lương, tiền công, phụ cấp lương và chi khác cho người lao động phát sinh trong năm;
+ Tài khoản 6522- Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng: Phản ánh chi phí về vật tư, công cụ và dịch vụ mua ngoài đã sử dụng cho hoạt động trong năm;
+ Tài khoản 6523- Chi phí khấu hao và hao mòn TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao và hao mòn TSCĐ dùng cho hoạt động trong năm;
+ Tài khoản 6528- Chi phí hoạt động khác: Phản ánh các khoản chi khác ngoài các khoản chi trên phát sinh trong năm.
3- Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu
3.1- Khi phát sinh chi phí chưa xác định được cho từng đối tượng sử dụng, ghi:
Nợ TK 652- Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí
Có các TK 111, 112, 331...
3.2- Khi xác định đối tượng chịu chi phí:
a) Nếu thuộc nguồn dự toán NSNN, khi rút dự toán thực chi về quỹ tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008212).
Đồng thời kết chuyển chi phí, ghi:
Nợ TK 611- Chi phí hoạt động
Có TK 652- Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí.
b) Các trường hợp còn lại, cuối kỳ căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí để tính toán kết chuyển và phân bổ chi phí phản ảnh ở tài khoản này vào các tài khoản tập hợp chi phí có liên quan theo tiêu thức phù hợp, ghi:
Nợ TK 611, 614, 642...
Có TK 652- Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí.