Chroniques de Luc LANCIA, Conseil en organisation et Directeur de PANDEMONIUM SA, contact@pandemonium.me
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Scénario de prise en mail rapide du logiciel : http://www.Parabellum-FTP.com/Scenario.pdf
Avant d'utiliser le logiciel, il faut définir un certain nombre de paramètres. Seul l'administrateur (SUPER_USER) du système peut accéder aux paramétrages du logiciel. Plusieurs choix sont proposés :
Sociétés :
Vous pouvez gérer jusqu’à 5 entités de facturation dans le même logiciel. Pour modifier une société, faites un double clic sur son nom ou sélectionnez la, puis cliquez sur le bouton Visualiser et Modifier.
Renseignez les différentes informations relatives à votre société.
Cliquez sur Logo de la société pour incorporer le logo de votre société. Le logo de la société, ainsi que la plupart des champs identifiés sur cette fiche avec une étoile * à droite du champ, pourront vous servir à adapter de façon dynamique votre modèle de facture si vous souhaitez le gérer vous mêmes.
La plupart des champs essentiels sont sur fond bleu.
Vous pouvez renseigner les Banques de l'entité, notamment la banque principale avec votre identifiant de créancier SEPA dans le cas où vous utiliseriez notre module de prélèvements bancaires XML SEPA, ainsi que le Suivi des Règlements et des Remises bancaires.
Cliquez sur l’onglet Véhicule(s) pour ajouter les véhicules de la société. Ces véhicules pourront être utilisés lors de la saisie des Notes de Frais. En effet, dans la saisie des Notes de frais, il vous est possible de saisir les frais relatifs au véhicule de la société ou bien au véhicule du collaborateur. Vous pouvez également scanner la carte grise.
Codification automatique des fichiers
En pratique, il vaut mieux laisser le logiciel gérer automatiquement la codification des différents fichiers (toutes les cases doivent donc être cochées). Si pour une raisons quelconque, vous souhaitez gérer vous-mêmes la codification (par exemple pour adopter une codification déjà existante dans un autre logiciel pour pouvoir établir une communication), enlever les coches des éléments dont vous voulez gérer vous-même la codification.
Attention cependant, quand vous définissez vous mêmes un code dans une Fiche, notamment Collaborateur ou Client, veillez à bien le vérifier avant d'enregistrer la fiche. En effet, la codification ne sera plus modifiable par la suite pour des raisons évidentes.
Valorisation des Temps passés
Choisissez le type de tarification que vous souhaitez utiliser. Le logiciel va valoriser vos temps passés selon la méthode choisie ici (simple ou combinée). Nous vous conseillons de commencer par une valorisation simple, par exemple en fonction du Prix de Vente Collaborateur. Remarque : Si vous choisissez de raisonner en Prix de Revient, il convient alors de renseigner ce dernier dans le champ Prix de Vente. Toutefois, certains états prennent en compte à la fois le Prix de Revient et le Prix de Vente, ce qui implique un arbitrage selon les objectifs d’analyse recherchés. Une valorisation combinée vous demandera plus de travail de renseignement et mise à jour des différentes fiches. Vous pourrez changer par la suite ce paramétrage à tout moment, et/ou mettre à jour de façon rétroactive les saisies passées effectuées par période si vous changez d'avis sur la méthode de valorisation.
Voir les différentes possibilités de valorisation
Il y a 16 possibilités de valorisation simple ou combinée. Vous ne pouvez choisir qu'une logique de valorisation, il n' y a pas d'exceptions. Si dans certains cas, vous souhaitez choisir une valorisation différente, par exemple Prix de vente intervenant dans un cas et Pris de vente à la Tâche dans d'autre cas, cela suppose un paramétrage spécifique de notre part, donc une prestation.
En fonction de ces différentes possibilités de valorisation, vous devrez renseigner ces tarifs dans les fiches Collaborateurs, Clients, Tâche ou Sous Tâche.
Notre recommandation : Optez, comme mentionné précédemment, pour la valorisation selon le Prix de Vente du Collaborateur. Cette méthode est la plus cohérente, car le « coût » d’un Collaborateur demeure constant, quelle que soit la nature de la Tâche réalisée.
Important : La valorisation des temps passés est enregistrée à partir du moment où les données sont effectivement renseignées, comme indiqué précédemment. Si vous commencez vos saisies avec un prix de vente à 0, les lignes correspondantes seront logiquement valorisées à zéro.
En cas de changement de tarif à une date donnée, la nouvelle valorisation s'appliquera uniquement aux saisies effectuées à partir de cette date. Les enregistrements antérieurs conserveront évidemment l’ancien tarif.
Cependant, via le menu Outils > Mise à jour des saisies, vous avez la possibilité de mettre à jour rétroactivement les lignes déjà saisies, soit pour un Collaborateur spécifique, soit globalement pour l’ensemble des Collaborateurs et Clients. Le logiciel appliquera alors la méthode de valorisation définie dans les paramètres, en tenant compte de la valeur horaire indiquée dans les fiches concernées.
Option de saisies
Choisissez les règles que vous souhaitez appliquer lors de la saisie des temps passés.
Nous vous conseillons de cocher la Saisie Obligatoire de la Mission, et de décocher [Limiter la saisie des Tâches et Sous Tâches à celles planifiées dans la Mission].
Les autres options seront à valider en fonction de votre organisation personnelle.
Contrôles
Le logiciel permet de mettre en place si vous les souhaitez un certain nombre de contrôle en cours de saisie, par exemple la totalisation des heures de la journée en rouge si elle dépasse un certain seuil paramétré dans la fiche intervenant. Vous pouvez rendre ce contrôle informatif ou contraignant (impossibilité de saisir plus que X heures dans la même journée afin d'éviter tout contentieux).
Relations Clients
Renseignez les paramètres de votre compte de messagerie, puis cliquez sur enregistrer. Ceci est important pour pouvoir activer les fonctions de messagerie du logiciel (envoi mail, envoi facture par mail …).
Paramétrer les messages type de Factures par Mail : Cette option vous permettra d’envoyer vos factures en format PDF par e-mail, en fonction du paramétrage de vos clients. Faites un clic droit sur une ligne pour ajouter ou modifier un message type, et l'affecter dans les différents types d'envois disponibles dans la partie basse de la fenêtre.
Ces paramétrages sont sous votre responsabilité, notre support technique ne peut gérer les problèmes liés à l'envoi de mail, car cela dépend pour l'essentiel de votre fournisseur d'accès et des règles de filtres présentes sur votre messagerie (voir à ce sujet votre prestataire d'infogérance).
En cliquant sur, vous pourrez générer automatiquement les missions de vos clients pour l’année N+1.
Décochez les missions des clients (Créer ?]) dont vous ne souhaitez pas générer la mission N+1.
Puis cliquez sur GÉNÉRER.
Cette fonctionnalité est efficiente si vous avez suivi nos recommandations au sujet du nommage de Missions/Exercices.
Les libellés et code de rattachements sont utilisés aussi bien pour les Clients que pour les Intervenants.
Il y a 3 niveaux de rattachement purement conventionnels utilisables selon vos souhaits (Groupe, Secteur et Site).
Faites un double clic sur la première ligne vide pour ajouter un élément.
Faites un double clic sur un élément pour le modifier
Pour annuler une saisie en cours appuyez sur la touche Echap.
Pour supprimer un élément, sélectionnez-le et appuyez sur la touche Suppr.
Attention ! Il faudra renseigner le code préalablement si vous avez opté pour une codification manuelle (voir plus haut), sinon votre libellé refusera de s’enregistrer. Attention de bien choisir votre code dans ce cas, car il ne sera plus modifiable. Nous recommandons une codification automatique.
Ces 3 niveaux de rattachement permettront si nécessaire d'établir des filtres sur les Etats & Reportings par groupe de Clients et/ou d'Intervenants.
Vous pouvez gérer jusqu’à 4 taux de TVA. Mettez votre taux de référence en première position (Code 0) pour qu’il soit proposé en valeur par défaut lors de la saisie, notamment des Factures. Saisissez les comptes comptables associés si nécessaire (utilisés dans le cadre de l’export comptable). Pour modifier un taux, faites un double clic sur le taux.
Le bouton permet de générer automatiquement une liste de 1 à 25 CV. Pour modifier un taux, faites un double clic sur ce taux pour passer en modification directe de la valeur.
Autres Fonctionnalités