1 - Généralités :

Vous accédez au Planning de Facturation dans l’onglet Factures, Planning de Facturation :

Pour créer un Plan de facturation pour un Client, il faut cliquer sur l’icône AJOUT :

Vous devez sélectionner le Client, l’Exercice concerné, la Date de facturation de cette première occurrence (il s’agira de l’occurrence de référence pour les suivantes).

Vous pouvez indiquer une référence(facultatif), un Intitulé pour la Facture (facultatif), ainsi que le mode de Règlement (par défaut celui renseigné dans la fiche Client).

Il faut ensuite choisir la périodicité (Mensuel sur 12 mois, sur 13 mois, Annuel, Trimestriel …) : le Nombre d’occurrences sera renseigné automatiquement, de même que les cases à cocher Abonnement de référence et Abonnement émis.

Il faut ensuite indiquer si vous souhaitez que le N° d’Acompte figure sur la Facture et à quel niveau.

Vous pouvez préciser un commentaire libre (facultatif) sur cette facture (ce commentaire n’apparaitra pas forcément sur la facture client)  et enfin renseigner ce qui va figurer dans le corps de la facture (Articles et Commentaires).

A ce niveau, il est conseillé comme dans l’établissement d’une facture manuelle de choisir l’Article prédéfini dans la table des Articles génériques afin que le code soit mémorisé. Vous pourrez ensuite spécialiser le libellé. Il faut pour celà utiliser le menu contextuel (bouton droit de la souris). Vous reporter à l’aide sur l’établissement d’une facture manuelle.

Très important : Il faut à tout prix éviter à ce niveau d’insérer des intitulés ou bien des libellés faisant référence à une période donnée (par exemple Etablissement des fiches de salaire du mois de Janvier 2024). En effet, cette excès de précision rendra très difficile le report du premier plan de facturation sur les années successives. De plus, cette précision pourra être renseignée lors de la génération des factures (voir plus bas). Il est également possible d’introduire des variables complétées automatiquement par le logiciel, par exemple Etablissement des fiches de salaire du mois de #MoisCourant# (contacter notre support technique au préalable pour ce paramétrage spécifique).

2 précisions à ce niveau :

Tout en haut à droite figure l’entité de facturation par défaut de ce client, que vous pouvez changer si vous le souhaitez.

D’autre part, vous pouvez éviter de compléter le corps et la facture manuellement et choisir un modèle de facture déjà établi pour l’intégré dans cet abonnement.

Après avoir soigneusement vérifié tous les éléments, vous pouvez cliquer sur créer cet Abonnement.

Le logiciel va créer toutes les lignes de l’abonnement en fonction de cet abonnement de référence.

Si vous avez choisi le périodicité mensuelle sur 12 mois par exemple, et la date de la première occurrence au 1er janvier, il y aura 12 lignes créées du 1er janvier au 1er décembre.

Vous pouvez très bien créer un deuxième plan de facturation pour ce même client, par exemple, en créant une occurrence annuelle qui sera établie une fois dans l’année.

Dans l’exemple plus haut, vous avez 2 plans de facturation pour le Client EXTREME HOLDING, tous les 2 reliés à la mission 2024. Un plan sur 12 mois du 1er janvier 2024 au 1er décembre 2024, plus une facture complémentaire annuelle qui sera établie au 30/07/2025.

Si vous constatez une erreur après avoir établi de plan, vous pouvez cliquer sur l’icône SUPPRESSION.

Le logiciel vous demandera si vous souhaitez supprimer juste la ligne sélectionnée ou bien le plan entier de ce client.

Vous pouvez modifier un Plan en cliquant sur l’icône MODIFIER.

Si vous souhaitez juste modifier une ligne, vous devez cliquer sur la ligne souhaitée, modifier ou compléter cette facture, puis cliquer sur ENREGISTRER (l’icône Créer cet Abonnement a été remplacée par l’icône Enregistrer). Si vous ne souhaitez modifier que cette facture, il faut ENREGISTRER et répondre NON à la prochaine question du logiciel vous proposant de modifier les occurrences suivantes.

Cette possibilité vous permet d’avoir des lignes singulières dans un plan de facturation. Dans le cas précédent par exemple, on peut imaginer que la facture annuelle soit intégrée à la facture de Décembre, au lieu d'être facturée à part.

Si vous souhaitez modifier l’ensemble du plan, il est conseillé de modifier la première occurrence, cochée comme étant l’abonnement de référence. Ainsi, si vous répondez Oui à la seconde question, l’ensemble du plan sera corrigé ou mis à jour.

Très important : la possibilité de modifier les occurrences suivantes est une fonction très pratique mais il ne faut l’utiliser que pour des abonnements comprenant X Occurrences strictement identiques. S’il existe dans un Plan des occurrences singulières, il ne faut absolument pas l’utiliser, sous peine de perdre les singularités des occurrences suivantes. En effet, cette fonction modifiera toutes les occurrences suivant l’occurrence modifiée.

Nous vous conseillons d’expérimenter l’ensemble des fonctionnalités décrites ci-dessus sur un premier abonnement afin de vous familiariser avec leurs logiques avant d’attaquer la saisie du planning réel (vous pourrez supprimer le planning de tests très facilement).

En cliquant sur une ligne dans le tableau des abonnements avec le bouton droit de la souris, vous accédez au menu contextuel qui propose un certain nombre de fonctions :

Dans le tableau qui liste l’ensemble des Plans de facturation, vous pouvez comme dans la plupart des tableaux du logiciel accéder aux fonctions suivantes :

-          Tri croissant ou décroissant sur une colonne en cliquant sur l’étiquette de colonne, par exemple Date de Facturation

-          Filtre sur le contenu d’un colonne par exemple Nom du Client

L’ensemble du Plan de facturation peut être exporté sur Excel pour vos propres analyses.

La Mise à jour du Planning permet d’actualiser le Plan de Facturation initial sur les années suivantes (vous trouverez toutes les explications, automatismes et l’aide en cliquant sur le bouton Mise à jour du Planning ).

Le Prévisionnel permet d ’avoir un tableau d’Analyse croisée avec les prévisionnels de Facturation et de Trésorerie par Mois, Année et Client.

Le Menu permet d’accéder notamment aux états de synthèses et aux fonctionnalités supplémentaires, notamment Impression du Planning par Mois, par Client, les Synthèses globales ...

Le bouton Génération vous permet de générer vos abonnements périodiques :

Vous pouvez :

-          Choisir l’Intitulé qui apparaîtra sur les Factures générées en fonction de la périodicité de la ligne générée (dans ce cas, cet intitulé viendra remplacer l’intitulé générique renseigné dans l’abonnement).

-          Choisir l’entité pour laquelle les abonnements reliés seront générés

-          Choisir les lignes qui seront générées, par exemple toutes les lignes dont la date de facturation est en Novembre 2023.

-          La date que porteront les facture générées

Une fois ces renseignements soigneusement vérifiés, vous pouvez cliquer sur le bouton de génération de cette fenêtre.

Les factures générées apparaîtront dans le Menu Factures du logiciel. Tant qu’elles ne  sont pas définitivement validées, vous pouvez bien entendu les contrôler, modifier, compléter ... avant de les faire parvenir à vos Clients. La nouvelle loi sur les logiciels de facturation interdisant la suppression des factures, contactez notre support technique afin de connaître le process d’annulation d’une génération en cas d’erreur.