1 - Généralités :

Vous accédez au Planning de Facturation dans l’onglet Factures, Planning de Facturation :

Pour créer un Plan de facturation pour un Client, il faut cliquer sur l’icône AJOUT :

Vous devez sélectionner le Client, l’Exercice concerné, la Date de facturation de cette première occurrence (il s’agira de l’occurrence de référence pour les suivantes).

Vous pouvez indiquer une référence(facultatif), un Intitulé pour la Facture (facultatif), ainsi que le mode de Règlement (par défaut celui renseigné dans la fiche Client).

Il faut ensuite choisir la périodicité (Mensuel sur 12 mois, sur 13 mois, Annuel, Trimestriel …) : le Nombre d’occurrences sera renseigné automatiquement, de même que les cases à cocher Abonnement de référence et Abonnement émis.

Il faut ensuite indiquer si vous souhaitez que le N° d’Acompte figure sur la Facture et à quel niveau.

Vous pouvez préciser un commentaire libre (facultatif) sur cette facture (ce commentaire n’apparaitra pas forcément sur la facture client)  et enfin renseigner ce qui va figurer dans le corps de la facture (Articles et Commentaires).

A ce niveau, il est conseillé comme dans l’établissement d’une facture manuelle de choisir l’Article prédéfini dans la table des Articles génériques afin que le code soit mémorisé. Vous pourrez ensuite spécialiser le libellé. Il faut pour celà utiliser le menu contextuel (bouton droit de la souris). Vous reporter à l’aide sur l’établissement d’une facture manuelle.

Très important : Il faut à tout prix éviter à ce niveau d’insérer des intitulés ou bien des libellés faisant référence à une période donnée (par exemple Etablissement des fiches de salaire du mois de Janvier 2025). En effet, cette excès de précision rendra très difficile le report du premier plan de facturation sur les années successives. De plus, cette précision pourra être renseignée lors de la génération des factures (voir plus bas). Il est également possible d’introduire des variables complétées automatiquement par le logiciel, par exemple Etablissement des fiches de salaire du mois de #MoisCourant#.

2 précisions à ce niveau :

D’autre part, vous pouvez éviter de compléter le corps et la facture manuellement et choisir un modèle de facture déjà établi pour l’intégré dans cet abonnement, ou bien un autre Plan d'Abonnement.

Après avoir soigneusement vérifié tous les éléments, vous pouvez cliquer sur créer cet Abonnement.

Le logiciel va créer toutes les lignes de l’abonnement en fonction de cet abonnement de référence.

Si vous avez choisi le périodicité mensuelle sur 12 mois par exemple, et la date de la première occurrence au 1er janvier, il y aura 12 lignes créées du 1er janvier au 1er décembre.

Vous pouvez très bien créer un deuxième plan de facturation pour ce même client, par exemple, en créant une occurrence annuelle qui sera établie une fois dans l’année, mais pour une Exercice distinct. Cela générera dans ce cas précis 2 factures distinctes puisqu'une facture ne peut être liée qu'à un exercice.

Si par contre une occurrence d'un Plan relié à un même Exercice seulement est différente dans son contenu, vous pouvez la modifier mais au moment d'enregistrer, il faut répondre NON à la question qui vous est posée vous proposant de modifier les occurrences suivantes.

Si vous constatez une erreur après avoir établi de plan, vous pouvez cliquer sur l’icône SUPPRESSION.

Le logiciel vous demandera si vous souhaitez supprimer juste la ligne sélectionnée ou bien le plan entier de ce client.

Vous pouvez modifier un Plan en cliquant sur l’icône MODIFIER.

Si vous souhaitez juste modifier une ligne, vous devez cliquer sur la ligne souhaitée, modifier ou compléter cette facture, puis cliquer sur ENREGISTRER (l’icône Créer cet Abonnement a été remplacée par l’icône Enregistrer). Si vous ne souhaitez modifier que cette facture, il faut ENREGISTRER et répondre NON à la prochaine question du logiciel vous proposant de modifier les occurrences suivantes.

Cette possibilité vous permet d’avoir des lignes singulières dans un plan de facturation. Dans le cas précédent par exemple, on peut imaginer que la facture annuelle soit intégrée à la facture de Décembre, au lieu d'être facturée à part.

Si vous souhaitez modifier l’ensemble du plan, il est conseillé de modifier la première occurrence, cochée comme étant l’abonnement de référence. Ainsi, si vous répondez Oui à la seconde question, l’ensemble du plan sera corrigé ou mis à jour.

Très important : la possibilité de modifier les occurrences suivantes est une fonction très pratique mais il ne faut l’utiliser que pour des abonnements comprenant X Occurrences strictement identiques. S’il existe dans un Plan des occurrences singulières, il ne faut absolument pas l’utiliser, sous peine de perdre les singularités des occurrences suivantes. En effet, cette fonction modifiera toutes les occurrences suivant l’occurrence modifiée.

Nous vous conseillons d’expérimenter l’ensemble des fonctionnalités décrites ci-dessus sur un premier abonnement afin de vous familiariser avec leurs logiques avant d’attaquer la saisie du planning réel (vous pourrez supprimer le planning de tests très facilement).

En cliquant sur une ligne dans le tableau des abonnements avec le bouton droit de la souris, vous accédez au menu contextuel qui propose un certain nombre de fonctions :

Dans le tableau qui liste l’ensemble des Plans de facturation, vous pouvez comme dans la plupart des tableaux du logiciel accéder aux fonctions suivantes :

-          Tri croissant ou décroissant sur une colonne en cliquant sur l’étiquette de colonne, par exemple Date de Facturation

-          Filtre sur le contenu d’un colonne par exemple Nom du Client

L’ensemble du Plan de facturation peut être exporté sur Excel pour vos propres analyses.

La Mise à jour du Planning permet d’actualiser le Plan de Facturation initial et le reporter sur l' année suivante. Le principe de base est le suivant :

Vous avez initialement paramétré un plan de facturation pour l’ensemble de vos clients, rattaché au premier exercice de référence (par exemple : 31/12/2025).

Au fur et à mesure de leur génération, les abonnements périodiques sont automatiquement cochés, afin d’éviter toute génération en double.

À la fin de l’année civile (de préférence), ou progressivement selon la stratégie retenue, les abonnements émis peuvent être reportés sur l’exercice suivant.

Prérequis indispensable

Pour que ce report soit possible, il est impératif de créer au préalable les exercices N+1 pour l’ensemble des clients.  Cette fonctionnalité est accessible depuis les paramétrages du logiciel.

Si le logiciel a été utilisé conformément aux recommandations transmises lors de la formation, vous devez disposer uniquement des derniers exercices clients ouverts (par exemple 2025) dans le tableau. Si ce n'et pas le cas, il est recommandé de souscrire une consultation pour remettre la base en ordre.

Vous pourrez alors générer l’ensemble des exercices N+1, soit 31/12/2026 dans cet exemple.

Mise à jour du plan de facturation

Une fois les exercices N+1 créés, la mise à jour du plan de facturation s’effectue en plusieurs étapes manuelles, afin de contrôler et s’adapter à chaque situation.

Il est important de noter que les mises à jour ne s’appliquent uniquement aux abonnements cochés, c’est-à-dire déjà émis. Il n’y a en effet aucun intérêt à mettre à jour un abonnement qui n’a pas encore été généré.

Les étapes sont les suivantes :

1. Mise à jour des tarifs, selon les différentes options proposées dans la fenêtre dédiée.

2. Incrémentation des dates des lignes d’abonnement en N+1

   • Exemple : un abonnement émis au 01/01/2025 sera mis à jour au 01/01/2026.

3. Incrémentation des exercices associés à ces lignes vers les exercices N+1 que vous venez de créer.

4. Pointage / Dépointage automatique :

   • Décochez les lignes afin qu’elles puissent être à nouveau générées.

   • Cette étape doit impérativement être réalisée en dernier, puisque les mises à jour ne s’appliquent qu’aux lignes cochées.

À noter qu’il est également possible d’enchaîner automatiquement ces trois dernières étapes grâce au bouton dédié prévu à cet effet.

Le Prévisionnel permet d ’avoir un tableau d’Analyse croisée avec les prévisionnels de Facturation et de Trésorerie par Mois, Année et Client.

Le Menu permet d’accéder notamment aux états de synthèses et aux fonctionnalités supplémentaires, notamment Impression du Planning par Mois, par Client, les Synthèses globales ...

Le bouton Génération vous permet de générer vos abonnements périodiques :

Vous pouvez :

-          Choisir l’Intitulé qui apparaîtra sur les Factures générées en fonction de la périodicité de la ligne générée (dans ce cas, cet intitulé viendra remplacer l’intitulé générique renseigné dans l’abonnement).

-          Choisir l’entité pour laquelle les abonnements reliés seront générés

-          Choisir les lignes qui seront générées, par exemple toutes les lignes dont la date de facturation est en Janvier 2026, ou bien seulement les lignes dont les dates figurent dans l'intervalle indiqué, par exemple du 01/01/2026 au 15/01/2026.

-          La date que porteront les facture générées

Une fois ces renseignements soigneusement vérifiés, vous pouvez cliquer sur le bouton de génération de cette fenêtre.

Les factures générées apparaîtront dans le Menu Factures du logiciel. Tant qu’elles ne  sont pas définitivement validées, vous pouvez bien entendu les contrôler, modifier, compléter ... avant de les faire parvenir à vos Clients. La nouvelle loi sur les logiciels de facturation interdisant la suppression des factures, nous vous avons indiqué lors de la formation le process d’annulation d’une génération en cas d’erreur.