Chroniques de Luc LANCIA, Conseil en organisation et Directeur de PANDEMONIUM SA, contact@pandemonium.me

Facturation

Scénario de prise en mail rapide du logiciel : http://www.Parabellum-FTP.com/Scenario.pdf

 Avant de commencer, merci de lire attentivement les Sous-Pages de ce Chapitre : Numérotation et Nouvelles lois fiscales.

Facturation manuelle :

Après avoir choisi Nouveau Document ou bien Ajouter une Facture, il vous faut choisir un Client et une Mission.

Le logiciel vous propose un numéro de facture qui s'incrémente automatiquement, il ne faut surtout pas toucher à cette numérotation, sauf avis de notre support technique. Cette numérotation est proposée par le logiciel après choix du Client. Celui ci étant relié dans sa fiche à une entité de facturation, le logiciel vous proposera par exemple le numéro 100 000, pour l'entité 1, 200 000 pour l'entité 2 ... Après le premier numéro attribué, les numéros suivants s'incrémenteront automatiquement.

Les devis commenceront par 900 000. Vous aurez ainsi des lignes de numérotation qui n'auront aucune chance de se croiser, et le logiciel choisira automatiquement le modèle de facture adaptée au numéro et donc à l'entité concernée.

En fonction de la série de numérotation, le logiciel saura quel modèle de facture personnalisé associé à imprimer ou à envoyer par mail au format PDF.

Le numéro est incrémenté après le choix du Client, pour vérifier la ligne de factures associée en fonction du rattachement à l'entité. L'entité de facturation par défaut du Client s'affiche, mais vous avez à ce moment la possibilité de facturer sur une autre entité que celle par défaut (dans ce cas, un nouveau numéro sera attribué, compatible avec l'entité de facturation choisie).

Le N° interne peut être utile dans certain cas, ainsi que le Département, mais en règle générale, nous vous conseillons de ne pas y toucher.

Dans le corps de la facture, vous pouvez soit choisir un Article grâce au menu contextuel (fortement conseillé), soit écrire un libellé manuellement.

Dans le premier cas, quand vous choisissez l'Article, le logiciel mémorise son code et vous pouvez ensuite modifier ou compléter le libellé s'il ne vous convient pas.

Dans le second cas, aucun code n'est mémorisé, donc il n'y aura pas de possibilité d'exploitation ultérieure (Reporting des ventes par Article ou Famille d'Articles ...).

En règle général, quand une ligne comporte un montant, il vaut mieux choisir l'article grâce au menu, quand une ligne est un libellé libre, vous pouvez entrer ce libellé manuellement.

Tout ceci suppose bien entendu au préalable de renseigner correctement la base Articles avec vos articles génériques, qui serviront aussi bien à la facturation qu'à la saisie des Débours (voir le chapitre correspondant).

Quand vous choisissez un client, l'adresse de facturation renseignée dans sa fiche apparaît. Vous pouvez la modifier directement dans la facture de façon ponctuelle (pour la facture en cours uniquement, c'est utile par exemple si vous gérez un Client Divers) ou bien vous pouvez grâce à l'icône au dessus de l'adresse de facturation mettre à jour la fiche client avec cette adresse (dans le cas où vous vous apercevez qu'elle a été mal renseignée).

Le bouton Utilisez un modèle vous permet de rédiger une facture à partir d'un modèle déjà existant (par défaut le client renseigné, mais vous pouvez en choisir un autre),

ce qui vous fait gagner un temps considérable. Il vous suffit ensuite de changer ce qu'il y a à changer dans le modèle ainsi importé (Articles, Libellés et Montants).

Vous pouvez vous entraîner à ces différentes fonctionnalités sans risque, tant que vos une validez pas la facture.

Utilisez un modèle vous permet également d'établir un Avoir à partir d'une Facture, une Facture à partir d'un Avoir, une Facture à partir d'un Devis...

Attention ! Dans un Avoir, les montants doivent être saisis en négatif !

Report en Facturation de vos saisies de Temps, Débours et Notes de Frais :

Le logiciel vous permet si vous le souhaitez de reporter les lignes saisies en Temps, Débours et Notes de Frais, reliées au Client et à l'Exercice en cours de facturation.

Quand vous choisissez un Client et une Mission, vous pouvez visualiser dans les onglets Temps passés, Débours et Notes de frais les saisies effectuées pour ce Client et cette Mission. Pour chacun des ces 3 onglets, vous avez 2 onglets, pointés et non pointés. Les saisies reportées passent en pointées, cela signifie qu'elles sont déjà facturées.

En cas d'erreur, vous pouvez les dépointer facilement (grâce au menu contextuel : bouton droit de la souris) et les faire repasser dans l'onglet Non pointées correspondant, elles redeviennent du coup théoriquement facturables. Vous pouvez donc faire des tests sans danger pour comprendre le principe de fonctionnement, si vous les annuler par la suite en les dépointant et tant que vous ne validez pas la facture.

Dans les onglets non pointés, vous pouvez grâce au menu contextuel accéder aux différentes possibilités de reports. Vous pouvez soit reporter une seule ligne, soit reporter un groupe de ligne en les cochant au préalable manuellement. Vous pouvez également demander au logiciel de vous pointer au préalable touts les lignes correspondantes à une tâche donnée (ligne sélectionnée) avant de valider le report après contrôle.

Dans le Menu Factures, vous avez également la possibilité d'accéder à des fenêtres de retraitement (Pointage/Dépointage) des Temps et Débours préalablement à toute éventuelle refacturation automatique ou semi-automatique.

Il est également possible de paramétrer le logiciel afin d'automatiser chaque fin de mois par exemple la refacturation automatique d'une certaine catégorie de Temps, Débours et NDF pour l'ensemble des Clients concernés. C'est une fonctionnalité qui est activée au cas par cas et après évaluation de vos demandes.

Vous pouvez enfin paramétrer les Plans de Facturation pour les Abonnements Mensuels, Trimestriels ... afin de générer ces factures d'abonnements de façon automatique. Voir le Chapitre suivant entièrement dédié à cette fonctionnalité.

Ces explications ne vous suffisent pas ? Vous souhaitez un paramétrage ou un mode de fonctionnement particulier ?

Consultez-nous pour toute formation personnalisée au sujet de la mise en place de votre Facturation !