Chroniques de Luc LANCIA, Conseil en organisation et Directeur de PANDEMONIUM SA, contact@pandemonium.me

Saisie des Intervenants

Scénario de prise en mail rapide du logiciel : http://www.Parabellum-FTP.com/Scenario.pdf

Retrouvez notre fiche récapitulative concernant ce chapitre.

L'administrateur (SUPER_USER) du système peut accéder à cette fonctionnalité (à moins que ce dernier ait affecté l'autorisation à d'autres collaborateurs) :

Il vous faut à présent paramétrer vos comptes Collaborateurs (ou Intervenants), c'est-à-dire les personnes qui vont devoir se servir du logiciel car elles interviennent dans les différentes missions. Attention ! A l'installation initiale du logiciel, il est possible d'importer vos différents fichiers à condition de respecter le format Excel proposé, ce qui vous évite une saisie initiale fastidieuse.

Pour saisir un nouveau collaborateur, il suffit de cliquer sur l’icône Intervenants présente sur le côté gauche du logiciel, puis sur la ligne Ajouter un intervenant.

(Ou bien double-clic sur un Intervenant existant pour le modifier).

Dans cette fiche, il vous suffit d’entrer le code de l’intervenant (à moins que dans les paramétrages du logiciel, vous avez opté pour une codification automatique, ce qui est plus pratique), sa Civilité (Madame, Monsieur…), son Nom, son Prénom, puis d’aller dans l’onglet Tarifs et d’attribuer un Prix de revient (facultatif) et un Prix de vente (fortement conseillé si vous souhaitez des états valorisés) pour cet intervenant.

Dans toutes les fiches, en règle générale, malgré les nombreux champs disponibles, seul un petit nombre de champs est à caractère obligatoire pour commencer à utiliser le logiciel. Si des champs sont grisés et inaccessibles, cela signifie que les paramétrages du logiciel interdisent leur utilisation.

Bien entendu, nous vous montrons dans ce scénario la façon la plus simple de paramétrer votre logiciel. Vous pourrez par la suite affiner le prix de vente du Collaborateur en fonction de la combinaison d’autres paramètres, par exemple le Dossier sur lequel il intervient ou bien la complexité de la Tâche qu’il effectue. Il y à plusieurs dizaines de combinaisons possibles, avec possibilité de mises à jour rétroactive.

Ces prix de vente ne servent pas forcément à la refacturation de votre client mais à valoriser les états et à vous montrer la valorisation « théorique »  de votre travail.

C’est en quelque sorte une facturation « idéale ». En pratique, cela peut servir uniquement dans le cadre d’un « rapprochement » entre ce qui a été facturé et ce qui devrait l’être, ou bien effectivement à une refacturation réelle si vous facturez aux temps passés. Libre à vous ensuite de refacturer ce que vous souhaitez.

Si vous souhaitez attribuer un mot de passe à ce collaborateur, il faut cliquer sur la case à cocher [Changement du mot de passe à la prochaine connexion]. Le collaborateur pourra définir lui même son mot de passe à la prochaine connexion.

En attribuant un mot de passe à chaque intervenant, vous cloisonnez ses droits d’accès dans le logiciel. Vous interdisez qu’un autre collaborateur puisse consulter ou modifier ses saisies. D’ailleurs, si vous quittez le logiciel et que vous vous identifiez avec ce collaborateur ainsi créé, vous ne pourrez-vous connecter qu’à la Saisie des temps, des Débours et des Notes de frais à l’exclusion de toute autre fiche. Par défaut, chaque nouveau collaborateur créé ne possède que ces droits, libre à l'administrateur de lui donner des autorisations étendues.

Très important !

 1 - Si vous disposez d’un fichier Excel de vos Intervenants, une récupération automatique est possible. Consultez-nous avant de saisir vos Intervenants manuellement !

2 – Si vous avez opté dans les paramétrages pour une valorisation simple, la tarification par Tâche ou Sous Tâche dans le fichier Intervenant apparaîtra en grisé (non actif)

3 – Si vous optez pour une codification manuelle de votre fichier Intervenants, choisissez cette codification de façon rationnelle. Cela peut être important dans la présentation des états notamment. Les codifications sont alphanumériques.

 Exemple d’une bonne codification :

10, 20, 30, 40

Exemple d’une mauvaise codification :

1, BC, 100, 1000

Les autres renseignements ci-dessous ne sont pas obligatoires pour commencer à utiliser le logiciel, ils peuvent être renseignés plus tard.

Niveau d’autorisation et droits d’accès :

Il est important de bien choisir le niveau d’autorisation. 

Par défaut, si vous ne fixez pas d’autorisations spéciales, le collaborateur n’a le droit d’aller que dans la saisie des Temps passés, des Débours et des Frais. Cochez les autorisations que vous souhaitez affectées à votre collaborateur, puis fermez la fenêtre. En général, et en pratique, si vous souhaitez affecter les mêmes autorisations que le SUPER_USER, il faut cliquer sur Autorisations puis cocher la dernière ligne [++++ Paramétrage général du logiciel].

Les listes déroulantes Motif de sortie, Fonction, Qualification et Service sont auto-alimentées au fur et à mesure des nouvelles saisies.

Contrat, rattachement et véhicules :

La liste déroulante Type de contrat est auto-alimentée au fur et à mesure des nouvelles saisies. Vous pouvez associer l’intervenant à un Groupe, Secteur, Site.

Cela vous permet des Analyses par groupe quand vous allez interroger le logiciel (Reporting).

Vous pouvez gérer les véhicules de votre intervenant si vous souhaitez gérer les Notes de frais.

Notes :

Saisissez ici, toutes informations (texte libre) relatives à l’intervenant.

Les champs contrôle des heures permettent des alertes en cours de saisie si ces nombres sont dépassés (voir paramétrages).

La case [bloqué en saisie] permet de désactiver un collaborateur en saisie (par exemple s’il ne fait plus partie du cabinet).

Il n'apparaîtra plus dans les listes de choix.

Tarifs

Pour vous aider à calculer le Prix de revient et le Prix de vente de votre intervenant, cliquez sur l'icône point d'interrogation.

Remplissez les différentes valeurs nécessaires au calcul, puis cliquez sur le bouton pour envoyer les valeurs calculés dans la fiche de l’intervenant (les valeurs calculées restent modifiables).

La tarification Taches/Sous -Tâches, ne sont disponibles que si vous avez choisi une tarification combinée (voir paramétrages).

Une fois vos modifications terminées, pensez à cliquer sur ENREGISTRER.

Selon les nouvelles lois en vigueur, il n'est plus possible de supprimer un Collaborateur de votre base, sinon, vous risqueriez de supprimer tout son historique et les saisies reliés, ce qui serait ennuyeux en cas de contentieux Client ou Collaborateur par exemple.

Si vous avez opté pour codifier manuellement chaque fiche Collaborateur, le champ Code n'est plus grisé et devient accessible. Attention cependant de bien choisir votre code avant d'enregistre la fiche, car il ne sera plus possible de le modifier par la suite. 

Si vous modifier le Nom et Prénom d'un Collaborateur, le logiciel mettra à jour automatiquement les saisies reliées en conséquence.

Attention cependant, si vous remplacez un Collaborateur de cette façon par un autre, vous perdrez tout l'historique du premier puisqu'il sera intégré au nouveau.

Cette manipulation est donc déconseillée pour des raisons évidentes.