Chroniques de Luc LANCIA, Conseil en organisation et Directeur de PANDEMONIUM SA, contact@pandemonium.me

Saisie des Notes de frais

Scénario de prise en mail rapide du logiciel : http://www.Parabellum-FTP.com/Scenario.pdf

Les Notes de Frais peuvent être relatives :

• A un véhicule de Société (il faut donc renseigner les paramètres du véhicule, ou des véhicules, dans la fiche de l'entité dans les paramétrages du logiciel).

• A un véhicule du Collaborateur (il faut donc renseigner les paramètres du véhicule, ou des véhicules, dans la fiche de chaque Intervenant). Il faut au préalable avoir généré la grille de tarifs Kms / Puissance fiscale dans les paramétrages du logiciel.

• A tout autre moyen de transport (Avion, Train...)

Avant de commencer la saisie des Notes de Frais, vous devez donc compléter soigneusement ces rubriques.

La saisie des Notes de Frais procède d'une façon strictement identique à la Saisie des Temps ou des Débours.

La saisie des Notes de Frais est reliée à un Collaborateur, à un Client et à une Mission (afin de faire ensuite un Rapprochement entre les Budgets, les Temps et Frais engagés, et la Facturation). La mission est le point de référence central permettant ce rapprochement.

La saisie des Notes de frais permet de gérer et comptabiliser :

• Les Frais de Carburant

• Les Remboursements Kilométriques

• Les Frais de Péages

• Les Frais de Parking

• Les Frais de Train

• Les Frais d’Hébergement

• Les Frais de Restauration

• Les Billets d’Avion

• Les Frais divers ...

Le logiciel permet de générer des Notes de Frais remboursables pour les Collaborateurs.

La saisie des Notes de Frais permet également la refacturation de ces frais au Client, selon le même principe que pour les Débours.

La refacturation automatique des NDF est une fonctionnalité importante qui requiert un paramétrage et un minimum de formation pour être efficace et ne pas générer d'erreur. Par défaut, cette fonctionnalité est inactive dans le logiciel et n'est activée que sur évaluation de votre demande.