Il vous suffit de choisir la Période, la Société, le Mode de règlement, les factures correspondant à ces 3 filtres apparaîtront à l’écran. Vous pouvez décocher les factures non concernées par cet ordre de prélèvement, puis tout simplement cliquer sur le bouton Générer le fichier XML.
Les informations saisies en Etape 1 apparaîtront sur la fenêtre suivante, si ce n’est pas le cas, recommencez-en Etape 1, puis cliquez sur le bouton [Créer le Fichier XML !]
Si des IBAN sont non conformes, le logiciel vous les indiquera, il suffira de les corriger avant de recommencer l’opération.
A noter à ce niveau que le contenu des colonnes dont l'étiquette est suivie d'un * peut être modifié directement dans le tableau. Les fichiers seront automatiquement mis à jour dans votre base Client. Vous n’êtes donc pas obligés de retourner sur la fiche des clients. L'enregistrement se fait quand vous sortez du champ que vous venez de modifier.
Notez également que les formats SEPA ne supportent pas trop les caractères exotiques dans le nom des Clients (@, &, caractères accentués …), corriger donc par exemple « & » par « et » directement dans les fiches Clients pour ne pas avoir à le refaire à chaque opération.
Les autres informations (Montants …) peuvent également être modifiées, mais la mise à jour des fiches concernées ne se fera pas, par mesure de sécurité et pour éviter toute erreur. L' information sera en conséquence perdue quand vous quitterez la fenêtre.
Notez que l'objectif de cette fenêtre est un simple contrôle, si vous devez corriger ou compléter des informations à ce niveau, cela signifie que votre logiciel de base n'est pas bien renseigné !
Enfin, des lignes peuvent être ajoutées à la table, soit manuellement, soit par importation d'un fichier Excel, avant la génération du fichier SEPA, toujours sans mise à jour toutefois des bases du logiciel principal. Pour le moment, ces lignes ajoutées ne seront pas mémorisées. Faites un Export Excel avant de quitter le module si vous souhaitez en garder une trace !
Prenez garde à ce que les 3 étapes décrites ci-dessus soient correctement finalisées. Des éléments incorrects ou incomplets généreront un fichier XML non reconnu et donc logiquement refusé par votre banque. C’est le fichier XML ainsi généré qu’il faudra communiquer à votre banque.
Si nécessaire, vous pouvez valider au préalable la conformité de ce fichier en allant sur un site internet spécialisé (Contrôle XML) qui vous dira s’il est conforme ou bien s’il comporte des erreurs, après quoi vous pourrez le communiquez à votre banque, mais ce n'est pas utile si tout à été fait correctement selon les indications ci-dessus.
Le Menu [Contrôle IBAN] dans la fenêtre précédente vous permet de contrôler votre fichier de prélèvements et donc le valider avant de le transmettre à votre banque.
Sur ce site, il faut indiquer quel est le fichier à contrôler, et indiquer qu’il s’agit d’un fichier de prélèvement (si vous choisissez fichier de virements, il sera forcément non conforme).
Le site Contrôle IBAN vous permet de vérifier la validité d’un IBAN particulier.
A noter que :
· une case à cocher est disponible pour choisir si vous souhaitez que l’ensemble des factures ayant fait l'objet du prélèvement soit considéré comme réglées par défaut (Soldée = Oui, Montant du règlement = Montant du prélèvement)
· seules les factures validées et n’étant pas encore réglées apparaitront dans le tableau (si vous suivez correctement les règlements dans notre logiciel), afin d'éviter une prélèvement déjà proposé à la banque
Les factures réglées ou bien non encore validées n'apparaîtront pas dans le tableau !
Attention !
Vérifiez dans votre fichier Client (Menu Onglet Client, Liste des IBAN : présence d'un utilitaire de contrôle) la présence d'une seule banque principale pour tout Client concerné par les prélèvements. Il ne peut y a avoir plusieurs banques principales pour un Client (contrôle effectué lors de la création dans les dernières versions du logiciel).
La présence de plusieurs banques principales pour un même Client risquerait de générer des doublons dans les prélèvements !
Les éventuelles anomalies de ce type sont mises en évidence en rouge sur fond jaune dans le tableau des prélèvements. Il faudra les décocher pour ne pas générer des doublons de prélèvements, puis corriger la banque concernée par ce (s) doublon (s) en choisissant [Autre], plutôt que [Principale] dans la fiche du Client afin que ce problème ne se reproduise plus.
Aider nous à améliorer ce module ! Si vous le souhaitez, vous pouvez nous faire parvenir par mail vos suggestions dans le cadre de l’amélioration du module standard.
Consultez nous pour tout conseil ou formation à ce sujet !
