Principe de Validation des Factures
Dans le cadre du respect des nouvelles lois, il y a un processus rendant la validation d’une facture obligatoire avant de pouvoir l’imprimer de « façon définitive ».
Le nouveau process est le suivant : en créant ou générant des nouvelles factures, vous pouvez modifier et compléter vos factures établies et générées comme avant, (grâce au menu contextuel, bouton droit de la souris, Modifier ce document), mais tant qu’elles ne sont pas validées, un message apparaît soit pour vous dire que la facture n’est pas conforme (filigrane sur la facture), soit que son envoi par mail est impossible.
Vous pouvez donc les imprimer (mais avec ce filigrane), les modifier et les compléter si nécessaire.
Une fois vérifiée (s), et afin de pouvoir imprimer une facture de façon conforme, sans ce filigrane, il faut d’abord la valider.
Vous pouvez valider une facture ou bien l’ensemble des factures non encore validées (grâce au menu contextuel, bouton droit de la souris), Validation des factures.
Malgré tout, afin de vous habituer à ce nouveau process, il y a encore et pour quelques semaines une possibilité de dé-valider une facture pour la rendre modifiable (grâce au menu contextuel, bouton droit de la souris, tout en bas du menu).
La suppression des factures devient par contre totalement impossible, interdite par la loi. Une fois la facture validée, vous ne pourrez donc plus la modifier à l’avenir sans passer par l’établissement d’un avoir. Pour cela, il vous suffira :
De créer une nouvelle facture
Choisir le client et la mission concernée par la facture que vous souhaitez annuler
Cliquer sur le bouton [Utiliser un modèle]
Sélectionner dans le tableau la facture que vous souhaitez annuler
Cliquez sur le bouton [Créer un Avoir à partir de cette facture]
A noter que cette fenêtre vous permet de Créer très pratiquement et rapidement un Avoir à partir d’une Facture, une Facture à partir d’un Avoir, une Facture à partir d’un Devis, une Facture à partir d’une autre Facture. Par défaut, cette fenêtre vous affiche les documents concernant le client sélectionné dans la fenêtre précédente, mais vous pouvez choisir les documents d’un autre client. Pour repérer aisément les documents dans cette fenêtre, il est conseillé de donner un intitulé lors de la création de vos documents.
En résumé, ces nouvelles fonctionnalités permettent de respecter la loi en diminuant au maximum les contraintes pour vous.
Profitez-en pour vérifier que les mentions obligatoires sont bien présentes sur votre modèle personnalisé. Il vous appartient de faire cette vérification en suivant les directives présentes sur le site officiel du gouvernement.
Attention !
Les 2 autres cas où vous ne pourrez pas modifier une facture sont les cas suivants :
La facture a été transférée en comptabilité (dans ce cas, il vous faut, dans l’interface comptable, décocher et annuler le transfert)
La facture est reliée à mission clôturée. Dans ce cas, il faut que l’administrateur du logiciel (SUPER_USER) déclôture au préalable la mission concernée. Vous pouvez effectuer cette opération directement grâce au Menu présent dans la facture.
Après ces corrections, vous pourrez modifier à nouveau la facture, à condition toujours de respecter les premières règles décrites ci-dessus.
Consultez-nous pour tout conseil ou formation à ce sujet !