Chroniques de Luc LANCIA, Conseil en organisation et Directeur de PANDEMONIUM SA, contact@pandemonium.me

Articles

Scénario de prise en mail rapide du logiciel : http://www.Parabellum-FTP.com/Scenario.pdf

Vous apprendrez ici à paramétrer les différents Articles, qui vont servir de base à la saisie des Débours et à la Facturation.

Pour ajouter un Article, allez dans le Menu Articles et cliquez sur Ajouter un Article.

(Ou bien double-clic sur un Article existant pour le modifier).

Les champs obligatoires sont au minimum le Libellé, le taux de la TVA et le prix de Vente générique.

Vous pouvez également saisir si nécessaire jusqu'à 6 lignes de commentaires qui s'ajouteront dans le corps de la facture à la suite du libellé de l'Article sélectionné.

Dans cette fiche, il vous suffit d’entrer le code de l'article (à moins que dans les paramétrages du logiciel, vous avez opté pour une codification automatique, ce qui est plus pratique et conseillé),  le Libellé de l'Article, et son prix de vente "Générique". Comme vous allez utiliser les articles comme libellé de facturation, saisissez le compte comptable associé, cela sera utile pour l'Export comptable.

Vous pouvez également associer l'Article à une Famille (à saisir ou à choisir directement dans la liste déroulante). Vous pouvez identifier la Famille à une Tâche (à choisir dans ce cas dans la liste en bas de la fenêtre (par exemple, l'Article Fiche de paie peut être associé à la Tâche Social).

L'intérêt de regrouper les Articles par Famille est double :

• Trouver facilement un Article, si vous en avez beaucoup, grâce à un premier filtre (utile dans la saisie des Débours et la Facturation), d'où l'intérêt de choisir comme Famille une des Tâches créées dans la Nomenclature des travaux.

• Faire des statistiques de vente par Famille et Article

Il est important de définir des Articles "génériques".

Un article générique est par exemple Fiche de paie, Assemblée générale, Rédaction de Statuts, Frais de Timbres, Frais de Photocopie ...

Il ne faut pas commettre l’erreur de créer par exemple différents article de type Fiche de paie du mois de janvier 2024, d'une part parce que cela va multiplier de façon inutile vos articles qui deviendront inutilisables après chaque période, et ensuite parce qu'il sera impossible de faire des statistiques de ventes avec de tels libellés.

En facturation, il vous suffira de choisir Fiche de paie, et de préciser si nécessaire du mois de janvier 2024 à la suite ou bien en commentaire sur une seconde ligne.

Le fait de choisir un article formaté générique fera que le code de cet article "unique" sera mémorisé dans le détail de la facture, et le fait de compléter le libellé

sur le détail de la facture ne modifiera pas son code, donc dans les statistiques, ce sera bien Fiche de paie qui apparaîtra et non Fiche de paie du mois de janvier 2024.

Si vous utilisez la Planning de Facturation, ce commentaire plus précis pourra d’ailleurs être ajouté automatiquement à tous les abonnements générés pour janvier 2024.

Le Prix d'Achat est utile en cas de sous-traitance, afin de calculer votre marge.

Enfin, les champs Quantité (De ... A...), peut servir à créer plusieurs articles avec des libellés identiques, mais avec des prix différents en fonction des quantités.

Par exemple, vous pouvez créer plusieurs articles Fiche de paie, le premier, de 1 à 1 à 30 Euros par exemple, le second de 2 à 5 à 28 Euros, le troisième de 6 à 10 à 25 Euros.

Le logiciel vous permet donc de définir des prix par quantité, mais également par Client : les articles créés pourront être sélectionnés dans la fiche de chaque Client, onglet Tarifs. Si un client donné dispose d'un tarif spécifique pour un article, il faudra le saisir dans la fiche du Client.

En résumé, quand vous facturez un Client et que vous choisissez un article donné, le logiciel vérifie dans un premier temps si ce Client dispose d'un tarif particulier, si Oui, il prendra ce tarif, si Non, il prendra le tarif générique du produit.

Une fois les informations relatives à votre article renseignées,  cliquez sur ENREGISTRER.

Attention ! Il est impossible de supprimer un Article pour les raisons déjà évoquées pour les autres fichiers. Par contre, vous pouvez modifier le libellé d'un Article, cela ne touchera en aucune façon aux factures émises pour cet Article.

Remarque importante : Si ces tarifs génériques et particuliers, par quantité ou non, sont correctement paramétrés, le logiciel sera capable d'automatiser la refacturation de ces articles chaque fin de période pour l'ensemble des Clients pour lesquels les saisies de Débours correspondantes auront été effectuées.

La refacturation automatique des Débours est une fonctionnalité importante qui requiert un paramétrage et un minimum de formation pour être efficace et ne pas générer d'erreur. Par défaut, cette fonctionnalité est inactive dans le logiciel et n'est activée qu'après évaluation de votre demande.