Chroniques de Luc LANCIA, Conseil en organisation et Directeur de PANDEMONIUM SA, contact@pandemonium.me

Saisie des Clients

Scénario de prise en mail rapide du logiciel : http://www.Parabellum-FTP.com/Scenario.pdf

L'administrateur (SUPER_USER) du système peut accéder à cette fonctionnalité (à moins que ce dernier ait affecté l'autorisation à d'autres collaborateurs) :

Nous apprendrons ici à paramétrer vos comptes Clients et les Missions de ces clients. (Attention, si vous souhaitez ventiler les budgets d’une mission par Tâche

et Sous Tâche, le paramétrage de la nomenclature devra se faire au préalable).

Très important ! Si vous disposez d’un fichier Excel de vos Clients, une récupération automatique est possible. Consultez-nous avant de saisir vos Clients manuellement !

Pour accéder aux fiches Clients, il suffit de cliquer sur l’icône Clients présente sur le côté gauche du logiciel, puis sur la ligne Ajouter un client.

(Ou bien double-clic sur un Client existant pour le modifier).

Il y a beaucoup de champs dans cette fiche mais peu sont à caractères obligatoires pour pouvoir utiliser le produit.

Au minimum, il vous faut saisir Le Code du Client (à moins que dans les paramétrages du logiciel, vous ayez opté pour une codification automatique) et la dénomination de la Société, son Adresse complète. Il faut indiquer l'entité qui gère ce client (champ Multi-société : par défaut Entité N° 1, donc être bien attentif et vérifier à ce niveau s'il s'agit de la bonne entité reliée au Client). L'adresse de facturation se renseigne automatiquement et vous pouvez bien entendu la modifier si elle est différente. Les zones en gras sont obligatoires en saisie.

Selon les nouvelles lois en vigueur, il n'est plus possible de supprimer un Client de votre base, sinon, vous risqueriez de supprimer tout son historique et les saisies reliés, ce qui serait ennuyeux en cas de contentieux Client par exemple.

Si vous avez opté pour codifier manuellement chaque fiche Client, le champ Code n'est plus grisé et devient accessible. Attention cependant de bien choisir votre code avant d'enregistre la fiche, car il ne sera plus possible de le modifier par la suite. 

Si vous modifier la Raison sociale d'un Client, le logiciel mettra à jour automatiquement les saisies reliées en conséquence.

Attention cependant, si vous remplacez un Client de cette façon par un autre, vous perdrez tout l'historique du premier puisqu'il sera intégré au nouveau.

Cette manipulation est donc déconseillée pour des raisons évidentes.

Le champ TYPE vous permet de préciser s'il s'agit d'un Client, d'un Prospect, d'un Ancien Client ou bien d'un contact Black-Listé. Vous pouvez également bloquer un contact en saisie si vous souhaitez le faire disparaître des listes de saisies. Ces 2 éléments vous permettront dans le Menu Principal, Onglet Clients de filtrer l'affichage des Clients Actifs ou Inactifs, ainsi que du type de Contact.

Puis il faut aller dans l’onglet Mission pour saisir la première Mission.

Une Mission peut être une Clôture d’Exercice, par exemple 31/12/2024, ou bien avoir un libellé quelconque (un numéro d’affaire, de chantier, une désignation …).

Pour un Cabinet D'expertise Comptable, la Mission est en général la clôture d'exercice Client, donc  une date. C'est la méthode à privilégier pour la dénomination d'une Mission, car elle permettra la création des Missions N+1 de façon automatisée.

Inutile de mettre le libelle Exercice au 31/12/2024 ou Exercice 2024, se limiter à la date de fin d'exercice, par exemple 31/12/2024.

Si vous n'avez pas nommer correctement vos Missions, il existe un menu dans les Paramétrages du logiciel vous permettant de les renommer de façon correcte et structurée.

En cliquant sur la première ligne en dessous de Libellé de la Mission, vous pouvez par exemple créer une Mission 31/12/2024, avec une date de début (01/01/2024) et une date de fin (31/12/2024). Les Exercices ou Missions ultérieures pourront être créées automatiquement si vous respectez ce nommage par le logiciel s’il s’agit de missions récurrentes. C'est pour cette raison que la première Mission créée doit être la plus ancienne (si vous travaillez encore sur 2023, il faudra  donc commencer par créer une Mission 31/12/2023). Les clôtures ne coïncident bien entendu pas forcément avec une année civile, vous pouvez mettre une mission par exemple 30/09/2023.

Vous pouvez gérer naturellement plusieurs Missions par Client.

Une Mission peut être clôturée (si vous ne souhaitez plus voir des temps saisis par erreur sur cette mission) ou bien déclôturée à tout moment par l’administrateur.

Une Mission peut être supprimée si elles n'est pas reliée à des saisies déjà effectuées sur cette Mission.

Le fait de renommer le libellé d'une Mission met à jour toutes les saisies associées.

Bien évidemment, si aucune mission n’est créée pour un Client, toute saisie de temps pour ce Client sera impossible.

Vous pouvez également indiquer un budget en heures et en euros pour cette mission (globalité).

Ces 2 budgets serviront par la suite à faire un rapprochement entre les budgets prévisionnels et les temps réellement passés.

Si vous le souhaitez, vous pouvez aller plus loin dans la précision grâce au menu contextuel (clic droit de la souris sur la mission qui vous intéresse, puis Détails de la Mission (Ventilation & Planification). Nous pouvons affecter un ou plusieurs Intervenants à cette mission, et ventiler le budget par Tâche et Sous Tâche, afin d’être plus précis dans le rapprochement Temps prévisionnels / Temps réels (au niveau du Collaborateur et au niveau de la Tâche) car une Mission peut être globalement en perte, mais uniquement au niveau de l’un de ces 2 paramètres et le logiciel vous permet de détecter lequel. 

Pour ventiler le budget à un niveau plus précis, si vous le souhaitez uniquement, il suffit  donc d’accéder au menu contextuel d’une mission grâce au bouton droit de la souris et de choisir l’option « Détails de la Mission (Ventilation & Planification)».

Grâce à cette fonction, vous accédez en tant qu’administrateur à un tableau vous permettant une ventilation du budget de cette mission par Collaborateur et par Tâche, mais également une véritable planification des Tâches à effectuer par chaque intervenant. L'accès à cette ventilation et Planification peut être donné à tout collaborateur dans les Autorisations de sa fiche (afin que chaque collaborateur puisse gérer son planning de façon indépendante).

Vous pouvez indiquer :

Dans le champ Planification la date à laquelle devra avoir lieu une action (par défaut la date de création de la ligne si cette fonction ne vous intéresse pas)

Dans le champ Intervenant la personne qui devra accomplir la Tâche (par défaut le collaborateur principal renseigné dans la fiche client)

Sélectionner le niveau le plus précis de l’action à accomplir (Sous Tâche), le champ Tâche se remplit automatiquement (non modifiable)

Dans le champ Heures prévues entrer le budget prévisionnel en heures alloué à cette Tâche

Le champ Planning, s’il est coché (par défaut il le sera), permettra à chaque collaborateur de visualiser chaque jour les Tâches à accomplir. Ce planning lui permettra de renseigner ses Temps passés grâce à des fiches préremplies, et il pourra indiquer également quand une Tâche est considérée comme Terminée ou Réalisée, et sa Date de réalisation, renseignements que l’administrateur retrouvera dans son Tableau de Bord. Au lieu d'aller dans Saisie des Temps, il lui suffira de cliquer sur l'option Tâches planifiées afin de visualiser son planning des Tâches à effectuer par période et ne manquer aucune échéance. Par double clic sur la ligne concernée, il pourra effectuer une saisie des temps préremplie, en indiquant simplement le temps passés et si la tâche est clôturée ou pas.

Revenons au Tableau de Bord Administrateur qui sert à planifier les Tâches et ventiler les budgets :

Dans le bandeau supérieur figurent plusieurs informations importantes :

Une première jauge indique de façon graphique et en % la quantité d’heures ventilées par rapport à la quantité d’heures budgétées globalement dans la Mission (niveau supérieur) afin de contrôler le remplissage du tableau. Si cela atteint ou dépasse les 100 %, la quantité d’heures budgétées est supérieure à la quantité totale prévue dans la Mission.

La second jauge indique de façon graphique et en % la quantité d’heures déjà réalisées dans cette mission (en quelque sorte le nombre d’heures consommées).

Si cela atteint ou dépasse les 100 %, vous commencez à perdre de l'argent sur cette Mission (vous passez plus de temps que prévu dans la Lettre de Mission).

Ces différents éléments sont rappelés dans le haut de la fenêtre (Total des heures prévues dans cette mission, Total Budget, Total des heures et des quantités planifiées, Total des heures et des quantités réalisées).

Attention ! Comme le détail de la Mission est facultatif, il n'y a pas de lien entre le Total des heures renseigné dans la Mission, et la Totalisation des heures planifiées. La  totalisation des heures planifiée ne remontera pas vers le total des heures renseignées dans la Mission dans sa globalité. Il vous appartiendra de vérifier grâce à la jauge de ventilation si 100 % des heures sont bien planifiées et la cohérence entre les 2 tableaux (Total et Détail de la Mission).

Le Détail de la Mission à en fait 4 utilités si vous l'utilisez :

• Planifier des Tâches ou Obligations à réaliser par chaque Intervenant lui permettant de disposer en outre de saisies préremplies

• Ventiler les Budgets à un niveau de détail important afin de bénéficier de rapprochements plus précis

• Calculer de fait le taux d'occupation de chacun

• Analyser les travaux "Hors Mission", puisque le détail de la mission doit correspondre à ce qui a été convenu lors de l'établissement de la Lettre de Mission avec le Client

L’icône Imprimante permet d’imprimer la planification, mais également de la faire parvenir par mail au format PDF après l’avoir éventuellement annotée.

Revenons à la création des Missions :

Il faut donc créer une première Mission, la plus ancienne comme nous l'avons vu, et compléter son détails si cela vous intéresse (facultatif).

Il est à noter que le profil de la Mission et son détail  pour un Client donné pourra servir de modèles aux autres Missions et aux autres Clients (et sera reporté automatiquement s'il existe lors de la génération des Missions N+1).

Dans la Mission, le menu contextuel (bouton droit de la souris) permet :

• • D’importer la Mission d’un autre Client qui servira de modèle ou de profil.

  • De Dupliquer la mission *

  • De Dupliquer la mission pour N+1 : permet de dupliquer la mission pour l’année suivante * Il vaut mieux cependant utiliser la fonction de génération automatique pour toutes les Mission N+1 plutôt que le faire par Client

  • De transférer la Mission vers un Client ou bien l'importer à partir d'un Client

  • Vous pouvez donc créer des missions et des planifications types réutilisables pour d’autres clients

Ces différentes opérations de duplication et de transfert dupliquent non seulement la Mission, mais également son Détail, d’où l'intérêt de correctement remplir ces formulaires à la base afin de gagner du temps par la suite.

Une fois la première Mission créée pour l'ensemble de votre base Client, cela devient plus facile car vous pouvez accéder dans le menu contextuel de la Mission, ou bien dans les paramétrages du logiciel, à la Gestion des Missions. Cette fonction vous permet de créer très rapidement et simplement, les Mission N+1 pour l'ensemble de votre base Clients, avec leur planification associée.

Si vous avez mal paramétré votre logiciel à la base, ces automatismes seront plus contraignants. Nous sommes à votre disposition s'il le faut, et après évaluation, pour restructurer correctement l'ensemble de votre base.

L’autre avantage de la Planification des Tâches et non des moindres est de contrôler le respect des dates limites pour la réalisation de certaines obligations, et d’alerter l’administrateur. L’objectif est de détecter au plus tôt des anomalies entre la planification et la réalisation, et de pouvoir y apporter des réponses en temps réel.

Enfin, la ventilation d’une mission de façon précise dans cette Planification des Tâches permet d’indiquer ce qui est strictement inclus ou non dans une Mission, et donc permet au logiciel d’isoler les saisies de temps « Hors Mission », ou en « Dépassement de Mission », pour les sociétés qui le souhaitent une refacturation automatique ou manuelle des prestations non prévues avec le Client.

Dans la Fiche Client, vous avez également la possibilité de renseigner  notamment :

• le rattachement éventuel à un Groupe, Secteur ou Site pour des analyses groupées, par exemple toutes les SCI rattachées au même bénéficiaire, ou bien tous les Clients rattachés au même associé pour le suivi de la production.

• les banques et identifiants Sepa si vous utilisez notre module de prélèvements bancaires XML SEPA.

• les différents contacts et interlocuteurs du Client. Grâce à cela, vous pourrez faire parvenir des Lettres d'information ciblées en fonction d'un certain nombre de critères.