Chroniques de Luc LANCIA, Conseil en organisation et Directeur de PANDEMONIUM SA, contact@pandemonium.me

Nomenclature des Travaux

Scénario de prise en mail rapide du logiciel : http://www.Parabellum-FTP.com/Scenario.pdf

Vous apprendrez ici à paramétrer la Nomenclature de vos Travaux (Tâches et Sous Tâches). 

Vous disposez d'une Nomenclature de base entièrement personnalisable.

Alors que le paramétrage de vos missions doit se faire pour chaque client, le paramétrage de votre nomenclature se fera une fois pour toute et pour l’ensemble de vos Clients et Missions.

La planification des Missions Clients exige un renseignement préalable de la Nomenclature.

Il vous suffit pour cela de cliquer sur l’icône Nomenclature sur la partie gauche de votre écran :

Vous commencerez par créer 9 grandes catégories de Tâches (il est conseillé de ne pas dépasser ce nombre pour des raisons pratiques) qui iront

de 100 – Comptabilité à 900 – Non Facturable par exemple.

Ceci est un exemple pour un cabinet d’Expertise Comptable, mais ces libellés pourront être bien entendu adaptés à n’importe quelle activité de service (SSII, Avocats d’affaires…).

Il vous suffit pour cela de double-cliquer sur la ligne située en dessous du champ Désignation.

Le fait d’intégrer le code directement au libellé de la Tâche et de la Sous Tâche vous permettra d’obtenir des états plus structurés, triés dans l'ordre souhaité. Ne vous occupez pas du champ code pour le moment (sauf si vous avez choisi un paramétrage vous imposant l’entrée d’un code).

Une fois les tâches ainsi créées, vous les sélectionnerez une à la fois en cliquant dessus puis vous double cliquerez sur le champ Désignation de la Sous Tâche. Vous pourrez ainsi créer les Sous Tâches correspondantes à chaque Tâche sélectionnée.

La Tâche 900 – Non facturable peut vous servir pour gérer les Congés, les Absences ou bien les temps passés sur votre propre société (un des clients paramétrés dans le logiciel sera vous-mêmes pour pouvoir y affecter ces temps non facturables). Ces saisies pourront être analysées dans le Non Facturable ou bien le Non Productif.

Une Tâche n’a pas obligatoirement de Sous Tâche. Une Sous Tâche est forcément reliée à un Tâche.

Cela n’a rien d’obligatoire mais à une Sous Tâche peut être relié ou associé un Article (dans ce cas, il faudra les définir au préalable, voir la leçon suivante).

Une Tâche ou une Sous Tâche représente une prestation, mesurée en temps.

Un Article est une unité de facturation mesurée en quantité.

A une Sous Tâche (représentant une prestation) peut être associé un Article (Achat/Revente), et un Article à une Tâche (par exemple l'Article Bulletin de salaire peut être relié à la Tâche Social).

Associer un article à une sous tâche peut être utile dans la planification, par exemple, s’il y a des bulletins de salaries à rédiger, à la Sous Tâche

Bulletins de salaries (Tâche : Social) peut être relié l’article Bulletin de salaire.

Ainsi le Collaborateur saura qu’il doit accomplir 10 Bulletins de Salaires (quantité articles) en 2 heures (durée prévue pour la Sous Tâche).

Pour modifier un élément, faites un double clic sur cet élément.

Pour les raisons déjà évoquées pour les Collaborateurs et les Clients, il n'est plus possible de supprimer une Tâche ou bien une Sous Tâche. Vous pouvez par contre les renommer. Les saisies reliées seront mises à jour automatiquement.

Ne vous préoccupez pas de la colonne Tarif horaire, sauf si vous avez optez (dans les paramétrages) pour une valorisation au prix horaire de la Tâche ou de la Sous Tâche

La Colonne Blocage en saisie permet de désactiver temporairement ou non une Tâche ou une Sous Tâche en saisie (elle n’apparaîtra plus dans les listes de choix).

Le Menu Complet vous permet d'accéder à toutes les colonnes.

Attention !

• • Un même article ne peut être associé à 2 Sous Tâches différentes.