Principe de Numérotation des Factures
Lors de l’initialisation du logiciel, pour des raisons techniques et comme indiqué dans la documentation,
le premier numéro doit être 100000 pour la facturation, les devis commencent par 900000.
Cette logique permet de créer si besoin plusieurs lignes de numérotation qui ne se rejoignent jamais (si vous utilisez le logiciel pour plusieurs cabinets par exemple).
Vous pouvez par défaut gérer 5 cabinets dans le même logiciel, avec 5 lignes de numérotation distinctes – 100000, 200000, 300000, 400000 et 500000 – et 5 modèles de factures différents, chacun relié à l'entité. Pour une autre raison, plus commerciale, une entreprise ne commencera jamais sa numérotation par 1.
Une fois ce premier numéro initialisé, les numéros suivants seront incrémentés automatiquement par le logiciel (le logiciel recherche le numéro le plus grand et fait N+1).
Il ne faut surtout plus toucher à cette numérotation, sauf dans des cas exceptionnels, et si ces cas entrent dans le cadre de la loi.
Quand vous créer un nouveau document (Facture ou Devis), vous choisissez le Client et le nouveau numéro est généré automatiquement par le produit après ce choix, en fonction du rattachement de ce client à telle ou telle entité (rattachement précisée dans la fiche Client). Il ne faut surtout pas entrer un N° de facture manuellement.
Ceci est compatible avec les lois fiscales : La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il n'est pas possible d'émettre des factures a posteriori. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série si les conditions d'exercice le justifient : Plusieurs sites de facturation, différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques, sous-traitance de facturation par exemple.
Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N : n est le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture. Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages. »
C’est pour cette raison que la numérotation reste modifiable en théorie, mais ceci ne doit être fait qu’à titre exceptionnel.
Pour les raisons indiquées ci-dessus, la numérotation des factures ne comporte que des chiffres, aucune lettre. « 1000-ABC-4566 » par exemple n’est pas un numéro valide.
Bien que cela ne soit d’aucune utilité, si vous souhaitez, parallèlement à la numérotation officielle, saisir une numérotation plus exotique, le champ [N° Interne] dans la fenêtre de facturation permet soit une saisie manuelle, soit une saisie par algorithme qui renseigne automatiquement dans ce numéro interne, par exemple l’année, le mois, le code client …
Il y a un algorithme pour des fins de démonstration qui existe par défaut dans le logiciel, mais qui peut ne pas vous convenir. Nous sommes à votre disposition pour évaluer toute demande spécifique.
Sources d'erreur possibles dans la numérotation
Quand vous créez un nouveau client, celui est par défaut rattaché à l’entité par défaut N°1, il faut corriger ce rattachement s’il est inexact dés la création de la fiche client, sinon lors de la création d’une facture pour ce client, celle-ci sera affecté à une série erronée.
Le logiciel vous affiche pour information lors de la saisie d'une Facture Client l'entité de facturation reliée, vous pouvez corriger ou modifier cette entité à ce niveau.
Le fait de pouvoir gérer 5 structures avec le même logiciel est très pratique car il vous évite de vous connecter ou déconnecter sur la bonne structure et que les saisies se font de façon transparente pour les utilisateurs.
La contrepartie est que chaque client est rattaché à une entité par défaut, néanmoins modifiable en cours de facturation.
Si cette contrainte est inacceptable pour vous, notre logiciel permet également de créer une base de données par entité, selon un mode de fonctionnement plus traditionnel.
Consultez-nous pour tout conseil ou formation à ce sujet !