Plantilla para crear cuentas y hoja para comunicar los datos

Post date: Apr 3, 2014 5:41:26 PM

Una de las tareas del administrador es crear las cuentas de los usuarios, los nombres y apellidos vienen con mayúsculas, minúsculas... y además a menudo contienen caracteres especiales no aptos para ser utilizados en una dirección de correo ni en un archivo csv. Así que antes de nada conviene normalizar los datos para no encontrarse con errores inesperados al crear las cuentas.

A continuación se presenta hoja electrónica que facilita la creación de cuentas para los docentes (también podría utilizarse con los alumnos pero esa en mi caso la acompaño con creación de cuentas para Moodle, así que cuando la tenga también la compartiré aquí). Además de crear las cuentas hay que comunicar a los nuevos profesores y profesoras cuáles son sus datos de acceso, y es algo que conviene hacer de modo personalizado (por razones de seguridad conviene dar claves únicas y que la comunicación se haga de modo individual). En los enlaces que se ofrecen a continuación están los dos documentos, la hoja de cálculo con los datos y la hoja por medio de la que se comunica a los nuevos docentes sus datos de acceso.

El script que se utiliza para crear la hoja de comunicación está cogido de la entrada de blog The Google Apps Mail Merge Solution You’ve Been Looking For y se puede acceder a él desde Herramientas > Editor de secuencia de comandos.

En la última página del fichero de hoja de cálculo se explica para qué sirve cada página del archivo. Las fórmulas solo están en la primera línea así que es necesario rellenar el resto. La primera línea contiene un ejemplo.

Una vez que se escriban los usuarios de los que hay que crear cuentas y la página de claves contenga claves suficientes, la página Google Apps permite descargar el csv y desde la página Data se ejecutael script Combinar correspondencia. En la página Variables hay que introducir el ID de la hoja que se utiliza como plantilla y desde qué línea a qué línea se desea crear hojas de comunicación de datos.

Hoja de cálculo

Plantilla de comunicación (por cierto, se pueden comentar para sugerencias)

Disculpas por la mezcla de idiomas, si tengo tiempo para ello en algún momento lo pondré completamente en bilingüe.

Por ahora hay una cosita en la que da un problema fácilmente evitable. La fórmula que convierte la primera letra de una palabra en mayúsculas =PROPER(...) no funciona correctamente, si encuentra una letra con tilde o una ñ pone la siguiente letra en mayúsculas, por ejemplo, =PROPER("nuñez") da como resultado NuÑez. Es algo que solo ocurre con las nuevas hojas de cálculo y que tras contactar con el soporte de Google Apps ya han informado como bug, espero que lo resuelvan pronto. Mientras no lo solucionen y se tiene un número importante de usuarios a dar de alta, la solución es por medio de Archivo > Configuración de hoja de cálculo cambiar el país a Estados Unidos y después volver a España, así queda solucionado para los datos que ya estaban en la tabla.

Todavía a inicios de julio 2014 no está solucionado, y aunque esté configurado en EEUU cuando se hacen cambios en la hoja vuelve a aparecer mal. La solución es cerrar la hoja y abrirla otra vez y se corrige.