Redactionele richtlijnen

Hoe kunnen teksten en foto's het beste aangeleverd worden aan de redactie van PrincEzine? Wat voor soort bestandsnamen zijn handig voor de redactie? Waar moeten de bestanden naartoe gestuurd worden en hoe kan dat versturen het beste gedaan worden? We hebben op een rijtje gezet hoe we artikelen en foto’s graag aangeleverd krijgen, zodat we ze makkelijk kunnen verwerken. Mogen we op de medewerking van iedereen rekenen?

Doelstellingen

• Het werk van de PrincEzine-redactie vereenvoudigen door onderstaande aanbevelingen te volgen.

• De journalistieke kwaliteit bereiken die past bij PrincEzine, het maandelijkse digitale nieuwsblad van ons genootschap.

• Nieuws en aankondigingen vanuit afdelingen en gewesten ook zo veel mogelijk op de nieuwe website te laten plaatsen door de lokale webredacteuren.

Mails

• Geef alle mails rond een bepaald artikel dezelfde duidelijke titel met vermelding van het onderwerp.

• Geef het Word-document waarin de tekst van de bijdrage staat een duidelijke bestandsnaam, verwijzend naar de inhoud.

• Mail de tekst naar het secretariaat van de Orde van den Prince.

Foto's

• Plaats de foto’s NIET in de tekst, maar stuur ze als aparte bestanden door. Wij moeten anders alle foto's stuk voor stuk uit Word-bestanden knippen en als apart bestand opslaan. Tekst en foto’s worden door de redactie apart verwerkt (gelay-out) in PrincEzine.

• Verzend foto’s als het er veel zijn of als het gaat om grote bestanden niet per mail, maar via WeTransfer.

• Geef elk van de foto’s een duidelijke bestandsnaam, verwijzend naar het artikel waar ze bij horen. Maak in de bestandsnaam duidelijk wat er op de foto staat.

• Bijschriften bij foto’s: maak een apart bestand (in Word) waarin deze tekstjes (commentaar, namen van de getoonde personen, …) staan, met telkens een eenduidige verwijzing naar de bijbehorende foto.

• Lever alleen foto's aan waarvan zeker is dat er geen copyright op rust.

Teksten

• Geef aan wie de auteur van het artikel is, met verwijzing naar (functie binnen) afdeling/gewest.

• Zet bovenaan een wervende of intrigerende titel, die de aandacht trekt.

• De eerste alinea (enkele regels) is de intro (koptekst) die de aandacht van de lezer moet trekken. Dan verwijst 'Lees meer…' naar het artikel op de website. 

• Maak het artikel niet te lang (anderhalf A4'tje volstaat), met niet te lange alinea’s.

• Geef aandacht aan een juiste en consequente spelling en het juiste gebruik van leestekens.

• Kortom, maak er een mooi en boeiend artikel van, dat je zelf graag zou lezen.

• Plaats het artikel ook op de eigen afdelingspagina: dit maakt het redactiewerk voor PrincEzine nog makkelijker.

Bedankt en veel succes!

De redactie van PrincEzine 

Checken copyright foto's

Foto's die gebruikt worden op de website van de Orde van den Prince, óók op afdelings- en gewestpagina's, moeten vrij van copyright zijn. Een foto is vrij van copyright als de rechthebbende heeft aangegeven dat het gebruik van de foto in het algemeen vrij is, of als er expliciet toestemming wordt gegeven om de foto op de website van de OvdP te gebruiken. Als een met copyright belaste foto zonder toestemming gebruikt wordt, kan dit leiden tot boetes van tussen de 500 en 1000 euro per foto en per plaatsing.

Op de centrale pagina's van de website, inclusief de digitale nieuwsbrief PrincEzine, wordt door de redactie nauwkeurig in de gaten gehouden dat foto's copyrightvrij zijn. Eventuele boetes die op het secretariaat van de OvdP binnenkomen vanwege illegaal geplaatste foto's die op pagina's van afdelingen en gewesten staan, worden door het Bestuur naar de betreffende afdeling of het betreffende gewest doorgestuurd.

Er zijn gespecialiseerde bureaus die namens fotografen, persagentschappen, kranten en andere media met speciale software foto's van hun klanten zoeken op het internet. Zij krijgen een deel van de opbrengst van de boete. Bij de rechter krijgen ze zo goed als altijd gelijk, dus ze kunnen het zich veroorloven elke claim op een rechtszaak te laten aankomen.

Veel van deze software vindt ook foto's op pagina's op de website van de Orde van den Prince die eigenlijk alleen voor leden zijn. We moeten dus echt overal op de website vermijden dat we foto's publiceren waar copyright op rust.

Wat mag er zeker niet?

De vraag is vervolgens: hoe zorgen we ervoor dat we foto's publiceren die rechtenvrij zijn? Onderstaande is geen juridische verhandeling, maar een praktische richtlijn inzake copyright en foto's, zoals de redactie van PrincEzine die hanteert.

Allereerst het allerbelangrijkste: ga níét naar een pagina van een krant om daar wat mooie foto's af te halen. Dat leidt zeker tot boetes. Doe dat ook niet bij webpagina's van toeristische diensten, ngo's, bedrijven, kunstenaars en dergelijke. Bij die tweede categorie websites kun je wel per mail toestemming vragen om een bepaalde foto te mogen gebruiken. Als de instanties, organisaties of bedrijven er belang bij hebben dat een bepaalde foto van hen op de website van de OvdP verschijnt, wordt die toestemming vaak snel gegeven.

Ook op architectuur en kunst in de openbare ruimte rust in principe copyright. Zelfs een zelfgemaakte foto van een kunstwerk in de buitenlucht of een speciaal gebouw (zoals het Europees Parlement) kan niet zomaar gebruikt worden. Al heeft de software van de gespecialiseerde copyrightbureaus het wel moeilijker deze foto's op onze website te vinden.

Toestemming vragen

Je kunt altijd proberen om toestemming te vragen. Dat gaat niet lukken bij professionele fotografen die voor persbureaus of kranten werken: zij moeten leven van hun foto's en zullen dus in principe logischerwijs betaling vragen.

Maar bijvoorbeeld een spreker of een kunstenaar die zich (al dan niet met zijn of haar werk) door een professionele fotograaf heeft laten portretteren, kan toestemming geven om die foto op de website van de OvdP te gebruiken. Het is in dat geval belangrijk per mail aan de kunstenaar te vragen of de betrokken fotograaf daar ook mee akkoord gaat, dan wel of de kunstenaar het copyright van de fotograaf heeft afgekocht en dus zelf mag beslissen wat er met de foto gebeurt.

Vraag altijd expliciet om een 'rechtenvrije foto' als je een foto bij een aankondiging of verslag wilt plaatsen. Zelfs als de foto achteraf niet rechtenvrij blijkt te zijn, is het in de praktijk vaak – maar niet altijd – voldoende als je kunt aantonen dat je naar een rechtenvrije foto gevraagd hebt en dat je gezien het antwoord ervan meende te mogen uitgaan dat de aangeleverde foto ook daadwerkelijk een rechtenvrije foto was. NB: deze laatste zin klinkt heel juridisch en daar is een goede reden voor.

Een mail met toestemming om een bepaalde foto te mogen gebruiken, moet lang bewaard worden. Gespecialiseerde copyrightbureaus kunnen jaren later claims leggen. Mail een dergelijke toestemmingsmail ook door aan andere bestuursleden, zodat hij op meerdere computers staat.

Publiek domein

Foto's in het publieke domein zijn vrij beschikbaar, zeker voor niet-commerciële doeleinden. De definitie 'publiek domein' is niet helder geformuleerd. Enkele voorbeelden.

Foto's op websites van de Amerikaanse regering zijn vrij te gebruiken, tenzij er expliciet bijstaat dat het copyright bij een bepaalde foto anders geregeld is (wat in de VS zeer zelden het geval is). Kijk bijvoorbeeld eens op de websites van Amerikaanse agentschappen zoals de National Oceanic and Atmospheric Agency (NOAA) en de US Geological Survey (USGS) voor een schat aan natuurfoto's.

Van websites van de Nederlandse, Vlaamse en Belgische overheid kunnen in principe ook foto's gehaald worden, tenzij er expliciet bijstaat dat het copyright op een bepaalde foto niet bij de overheid ligt. Een mailtje om te vragen of een bepaalde foto van een voorlichtingsdienst of ministerie gebruikt mag worden, kan natuurlijk als extra zekerheid geen kwaad. Vaak mogen ook foto's waarvan de overheidswebsite aangeeft dat het copyright bij de fotograaf ligt, toch gebruikt worden als er bij de overheid expliciet om toestemming gevraagd wordt.

Het Europees Parlement heeft een zeer toegankelijke en zeer omvangrijke database aan foto's over alles wat met de geschiedenis van de Europese Unie te maken heeft. Gebruik de algemene zoekfunctie en klik daarna door naar Photo's. Door alleen 'Stockfoto's' aan te vinken (linksonder) en daarna 'Filters toepassen', kan ook in categorieën gezocht worden (landbouw, ruimtevaart, milieu, …).

Portretfotootjes van medewerkers op websites van universiteiten zijn in de praktijk vrij te gebruiken (maar vaak qua bestandsformaat te klein om als grote foto boven een artikel of aankondiging te gebruiken).

Wikipedia

Een aparte positie in het publieke domein is de website Wikipedia. Bijna alle foto's daar zijn vrij te gebruiken. Vaak moet wel aan naamsvermelding gedaan worden. Doe dat direct onder de foto als bijschrift of helemaal onderaan het artikel. Soms 'kan' aan naamsvermelding gedaan worden. Dan wordt het gewaardeerd, maar is het niet verplicht.

Even praktisch. Als je op een foto op een Wikipedia-pagina klikt, zie je rechtsonderaan een wit pijltje naar beneden. Als je daarop klikt, zie je of je aan naamsvermelding moet of kan doen, of de foto überhaupt vrij beschikbaar is en in welke formaten de foto gedownload kan worden.

Online databanken

Er bestaan heel veel commerciële databanken met foto's. Een van de grotere is www.iStockphoto.com. Voor bijna alle foto's op dat soort websites moet per stuk of in een abonnementsvorm betaald worden.

Er bestaan ook websites met gratis rechtenvrij te gebruiken foto's. Pas hierbij altijd op dat je niet op (enigszins) slinkse wijze toch na een paar keer klikken doorgestuurd bent naar een commerciële website met betaalde foto's.

Goede websites met veel rechtenvrij te gebruiken foto's, waar overigens vaak aan naamsvermelding gedaan moet worden, zijn bijvoorbeeld:

www.pexels.com
www.unsplash.com
www.pixabay.com
www.visualhunt.com
www.pxhere.com

Afhankelijk van wat je zoekt, zul je bij de ene website meer vinden dan bij de andere. Het loont de moeite te experimenteren met verschillende zoektermen op verschillende websites.

Oude foto's. In Nederland en België verloopt het copyright op foto's zeventig jaar na het overlijden van de maker. Die termijn uitrekenen, vergt dus enig opzoek- en rekenwerk.

Checken copyright foto's op internet

Een veelgebruikte methode om te checken of een foto die je vindt op internet (wat gezien bovenstaande dus sowieso niet de beste methode is) is Google Lens.

Je kunt deze methode ook gebruiken om te checken of een foto die je aangeleverd krijgt wel daadwerkelijk rechtenvrij en dus te gebruiken is.

• Open Google Chrome als webbrowser.

• Zoek en vind een foto op internet.

• Klik er rechts op met je muis.

• Ga naar 'Afbeelding zoeken met Google Lens'.

• Ga naar 'Afbeeldingsbron zoeken'.

Google zoekt dan waar deze foto het eerste is verschenen op internet (kijk in het grote vlak links en scrol zeker ook naar beneden).

• Als je in dat grote vlak links een afbeelding van de foto ziet en erbij ziet staan dat het eerder geplaatst is door een krant, een persbureau of een professionele fotograaf, gebruik de foto dan zeker niet.

• Als je een website in het publieke domein vindt (én geen vermelding van plaatsing in de media), dan kun je de foto gebruiken. Check nog altijd wel even op die website in het publieke domein of er daar niet alsnog een fotobijschrift inzake copyright onder de foto of onder het artikel staat (dan kan je de foto in principe weer niet gebruiken).

• Als Google Lens geen eerder geplaatste afbeelding vindt, dan is dat een sterke indicatie (maar geen absolute zekerheid) dat de foto nooit eerder op internet is geplaatst. Het is in dat geval in de praktijk wel zeker dat de foto niet afkomstig is van een krant of een persbureau, want in dat geval had Google Lens hem wel gevonden. Je kunt de foto dus gebruiken.

Tot slot in goed Nederlands: better safe than sorry. We kunnen beter een keertje een goede (zelf gevonden of aangeleverde) foto niet plaatsen dan dat het veel gedoe oplevert of we er zelfs forse boetes voor krijgen.