1.Сутність, завдання й основні напрями самоменеджменту.
2.Тайм-менеджмент. Особливості часу як ресурсу. Основні вимоги до організації робочого місця. Визначення «пожирачів часу».
3.Складання розпорядку дня. Ведення ділового щоденника.
Д/з : Юринець З.В. Самоменеджмент : навч. посібник / З. В. Юринець, О.В. Макара. – Львів : ЛНУ імені Івана Франка, 2014. – 272 с. ( читати, написати конспект відповідно до тезисів; дивитись сторінки на сайті , відповідні урокам)
Самоменеджмент – це послідовне та цілеспрямоване використання ефективних методів роботи у повсякденній практиці з оптимальним використанням власних ресурсів для досягнення власних і професійних цілей. Самоменеджмент – оптимальне управління власними можливостями, технологіями, засобами та методами для досягнення збалансованого робочого ритму і ритму життя.
Самоменеджмент – самопізнання, робота особи над собою для професійного розвитку.
Самоменеджмент – вироблення вмінь у напрямі ефективної організації, планування діяльності та часу особистості.
Самоменеджмент сприяє формуванню умінь і навичок та виявляється в:
1) продуманих особистих цінностях;
2) правильному, чіткому формулюванню та розумінню цілей;
3) пізнанні своїх можливостей та їхніх меж;
4) ефективному використанні часу, енергії, знань;
5) організації власної роботи та роботи персоналу;
6) умілому управлінні працівниками;
7) здатності справлятися зі стресами;
8) умілому вирішенні управлінських проблем;
9) здатності управляти конфліктами;
10) здатності створювати належний організаційний клімат, корпоративну культуру;
11) особистому творчому розвитку та управлінні талантами працівників;
12) здатності адаптації, стійкості до змін;
13) ефективному управлінні кар’єрним просуванням;
14) організації комунікаційного процесу;
15) умілому створенні власного іміджу;
16) можливості ефективного ухвалення рішень;
17) здатності створення, розвитку команд.
Цінності – це те, що потрібно людині для задоволення потреб та інтересів, а також ідеї й їх спонукання як норми, цілі та ідеалу. У самоменеджменті усі цінності розділяють на професійні та особисті.
Професійні цінності менеджера залежать від специфіки роботи і повинні співпадати із особистими цінності. Бажання – це прагнення, потяг до здійснення певних дій, ступінь прояву волі між звичайним «хочу» та виваженим рішенням чи вибором. Бажання разом з ініціативою для менеджера – розвиток свого управлінського потенціалу, самостійна постановка собі завдань та завдань для працівників. Ініціатива полягає у творчому використанні умов, високій активності дій, готовності узяти на себе відповідальність за самостійно ухвалене рішення.
Технології самоменеджменту – комплекс засобів, операцій, процедур, алгоритмів, які потрібні для підтримки стану чи трансформації особистості в інший стан, отримання очікуваних результатів. Технології – це конкретні дії, які необхідні для забезпечення передбаченого менеджером результату. Умови застосування технологій: відповідність технології контексту застосування; перетворення управлінських рішень у робочі інструкції та методики, простота й зрозумілість викладу.
Контекст – це розуміння власного «входження» у зовнішній світ і того, що без урахування оточення менеджеру важко керувати та управляти організацією.
Тайм-менеджмент (управління часом, від англ. time management) – сукупність методик оптимальної організації для виконання поточних задач, проектів і календарних подій. У разі управління часом варто враховувати принцип ефективності (використання часу має відповідати основним принципам), принцип розумності (зробити більше завдяки скороченню втрат часу). Тайм-менеджмент є частиною процесу оптимізації часу. Процес оптимізації часу менеджера складається з трьох компонентів:
1) облік часу (реєстрація часу);
2) управління часом (аналіз, планування, розподіл часу, контроль для зменшення непродуктивних витрат);
3) укрупнення часу (засоби акумулювання часу у вигляді максимально великих і зв’язаних між собою блоків).
Причини дефіциту часу такі: відсутність чітких планів, погана Цінності Ухвалення рішення План комунікацій, отримання інформації Виконання Цілі Контроль виконання організація обміну інформацією, брак чи неефективне визначення пріоритетності робіт, накопичення робіт і постійні доопрацювання, відсутність чи неефективне делегування завдань і повноважень, брак мотивації, постійний поспіх, метушливість, перевтома.
Об’єктивні чинники дефіциту часу: великий потік рутинних справ, непередбачені справи, поява термінових справ, робота з інформацією, для виконання якої потрібно великий обсяг часу, вплив «поглиначів часу» на ефективність роботи, часта зміна черговості робіт.
Прокрастинація – термін, який характеризує відволікання менеджером на зайві речі.
Поглиначі часу (хронофаги) – це відволікаючі чинники на робочому місці. До таких поглигачів часу належать: повільність у роботі, відкладання справ «на потім», наприклад, телефонні дзвінки в особистих справах чи інших справах, що не пов’язані з роботою; спілкування в мережі Інтернет; візити, яких можна було б уникнути; «перекури» і перерви на каву; нерішучість у ділових питаннях; проблеми з технічними засобами; нав’язані ззовні масові заходи; часта зміна черговості робіт; даремні дискусії на роботі; надмірна офісна бюрократія; невміння слухати інших тощо.
Усунення поглиначів часу можливе за умови виконання зазначених етапів:
1) чітке та регулярне планування часу, потрібне для виконання справ;
2) оптимізація планів із врахуванням розроблених методів і принципів управління часом;
3) контроль виконання завдань, фіксація усієї виконаної роботи протягом дня;
4) концентрація уваги на проведенні ефективної роботи й усуненні недоліків;
5) формування звички до ефективності та самодисципліни.
Завдання управління часом охоплюють таке: аналізувати ефективність організації своєї роботи, виявляти вузькі місця; ефективно формулювати мету та задачі для себе і навколишніх; погодити своє управління часом з управлінням часом інших людей, делегувати і поділяти задачі; раціонально планувати свій робочий і вільний час; успішно протистояти перешкодам на шляху до мети; ефективно організувати своє робоче місце; ефективно використовувати наради і спілкування.
Виділяють такі інструменти планування особистої праці менеджера.
1. Календар-щотижневик: - записна книжка і блокнот (не розграфлені), листи паперу, розграфлені відповідно до основних напрямів роботи; - настільний календар-щотижневик. Переваги: видно весь тиждень, багато місця для кожного дня. Недоліки: непереносний, немає головних тижневих орієнтирів та виділення важливих справ дня.
2. Органайзер - щоденник особистої роботи, записна книжка, яка складається з декількох розділів.
3. Електронна записна книжка.
4. Комп’ютерні системи організації праці. Вони допомагають вирішувати такі завдання: - «календарне планування» заходів на рік, квартал, місяць, тиждень, день з контролем досягнення результатів; - «документообіг» - автоматизоване виготовлення, запис, пошук і друкування вхідної і вихідної інформації (причому пошук інформації організований за сукупністю реквізитів: назва, дата, прізвище, підприємство); - «довідник»: містить адреси та телефони юридичних і фізичних осіб з можливістю їхнього автоматизованого пошуку; - «калькулятор»: забезпечує арифметичні логарифмічні дії в процесі роботи.
Головні засоби планування часу.
- Великі завдання варто виконувати невеликими частинами (тактика «нарізання салямі»), оскільки усім властиво «ухилятися» від виконання великих і непростих завдань або зволікати з їхнім виконанням, інакше кажучи, відкладати їх «у довгий ящик». Цілі, проекти також треба ділити на невеликі порції та виконувати їх протягом тривалого часу, кожний день відводячи для цієї роботи приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної цілі виявляться і певні результати, які будуть стимулювати виконання завдань, що залишилися.
- Економія часу буде очевидною, якщо об’єднати виконання декількох невеликих за обсягом, але схожих за характером робіт (наприклад, телефонні розмови, відповіді на листи кореспондентів, обговорення службових питань із співробітниками) в робочі блоки.
- Досить ефективний метод резервування часу протягом кожної години, тобто кожної години 10-15 хвилин доцільно залишити для вирішення інших питань (телефонних дзвінків, читання, візування документів тощо). - Якщо розпорядок дня керівника не можна чітко планувати, то можна використовувати метод планування «клином». Цей метод орієнтований на планування 1-2 годин на день. З досвідом треба переходити до планування довших відрізків часу .
- Денний план має охоплювати вирішення не більше 10 проблем. На ранок планується робота над найважливішими (максимум 3) справами, потім найбільш неприємні справи. Однорідні завдання групують у денному плані роботи блоками, щоб не перестрибувати від одної проблеми до іншої.
Поради для ефективного планування часу:
• для виконання надзвичайно важливих завдань треба мати можливість працювати спокійно, без будь-яких перешкод ззовні (наприклад, визначити особисті неприйомні години);
• головні завдання потрібно виконувати вранці (відчуття успіху);
• свідомо враховувати у робочих планах коливання рівня працездатності;
• варто приходити на роботу завчасно і залишатись зібраним впродовж усього робочого дня.
Потрібно розрізняти справи, події та проекти. Події фіксовані за часом. Справи – це зрозумілі та гнучкі за часом завдання і можуть бути виконані безпосередньо. Проекти займають довший час і складаються з справ. По проектам варто завжди запитувати: «яка наступна дія в цьому проекті?».