Chữ ký email không chỉ đơn thuần là tên của bạn ở cuối mỗi email. Đó là "bộ mặt" đại diện cho bạn hoặc công ty, thể hiện sự chuyên nghiệp và phong cách làm việc. Một chữ ký email được thiết kế đẹp mắt và thông tin đầy đủ sẽ giúp bạn ghi được điểm cao trong lòng khách hàng. Nếu bạn chưa biết cách tạo chữ ký email thì đừng lo, bài viết này Terus sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn.
Thông tin cá nhân xuất hiện ở cuối mỗi email là chữ ký. Bạn có thể thiết lập một chữ ký chuyên nghiệp và nó sẽ tự động được thêm vào tất cả các email sau. Điều này có lợi:
Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Chữ ký email như một tấm danh thiếp điện tử, thể hiện sự quan tâm và đầu tư của bạn vào hình ảnh cá nhân.
Tăng tính nhận diện thương hiệu: Nếu bạn đang làm việc cho một công ty, chữ ký email sẽ giúp quảng bá hình ảnh của công ty.
Tiết kiệm thời gian: Bạn không cần phải nhập lại thông tin liên hệ mỗi lần gửi email.
Tăng tính tin cậy: Chữ ký email đầy đủ thông tin giúp người nhận dễ dàng liên hệ và tin tưởng bạn hơn.
Nhiều người vẫn chưa nhận ra tầm quan trọng của chữ ký Email, coi đó chỉ là một thủ tục thông thường. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp muốn xây dựng và phát triển thương hiệu, chữ ký Email lại đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Nhận diện thương hiệu: Chữ ký Email như một tấm danh thiếp điện tử, giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và ghi nhớ thông tin về doanh nghiệp hoặc cá nhân của bạn.
Tăng tính chuyên nghiệp: Một chữ ký Email được thiết kế chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng.
Thúc đẩy tương tác: Chữ ký Email cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ, giúp người nhận dễ dàng phản hồi.
Công cụ Marketing hiệu quả: Chữ ký Email là một kênh quảng cáo nhỏ nhưng hiệu quả, giúp bạn giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc các sự kiện của công ty.
Đồng bộ thương hiệu: Khi tất cả nhân viên sử dụng cùng một mẫu chữ ký Email, điều này sẽ giúp củng cố hình ảnh thương hiệu một cách thống nhất.
Email chữ ký không chỉ là một dòng chữ cuối thư mà còn là một công cụ marketing hiệu quả và một phần quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Thương hiệu cá nhân hóa: Chữ ký email như một danh thiếp điện tử, giúp bạn giới thiệu bản thân và công ty một cách chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng.
Kênh marketing hiệu quả: Với việc tích hợp thông tin liên hệ, website và mạng xã hội, chữ ký email trở thành một kênh quảng bá thương hiệu hiệu quả, giúp tăng tương tác và thu hút khách hàng.
Nâng cao độ tin cậy: Một chữ ký email được thiết kế chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn trở nên đáng tin cậy và chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận.
Thống nhất hình ảnh thương hiệu: Khi tất cả thành viên trong công ty sử dụng cùng một mẫu chữ ký email, điều này sẽ giúp củng cố hình ảnh thương hiệu và tạo nên sự đồng nhất.
Để có được một chữ ký Email gây được ấn tượng với khách hàng thì cần phải đáp ứng tốt các yếu tố ảnh hưởng sau:
Nhiều người thắc mắc liệu có nên chèn hình ảnh vào chữ ký email hay không. Thật vậy, có hình ảnh cá nhân hoặc logo công ty trong chữ ký sẽ khiến người nhận dễ dàng nhận ra bạn. Tuy nhiên, để tối đa hóa hiệu quả của hình ảnh, bạn nên lưu ý những điều sau:
Chất lượng hình ảnh: Chọn bức ảnh có độ phân giải cao, rõ nét và thể hiện được cá tính của bạn.
Kích thước phù hợp: Hình ảnh quá lớn sẽ làm chậm tốc độ tải email. Hãy chọn kích thước vừa phải để đảm bảo chất lượng mà không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.
Đơn giản và chuyên nghiệp: Tránh sử dụng những hình ảnh quá cầu kỳ hoặc không liên quan đến công việc.
Font chữ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một chữ ký ấn tượng và chuyên nghiệp. Bạn nên ưu tiên chọn những font chữ:
Dễ đọc: Chữ viết rõ ràng, không quá cầu kỳ, giúp người xem dễ dàng nhận diện.
Hiện đại: Phù hợp với xu hướng thiết kế hiện nay, tạo cảm giác chuyên nghiệp.
Đơn giản: Tránh các font chữ quá cầu kỳ, rối mắt, gây khó chịu cho người nhìn.
Phù hợp với thương hiệu: Nếu là chữ ký cho doanh nghiệp, hãy chọn font chữ đồng bộ với nhận diện thương hiệu.
Để đảm bảo chữ ký email của bạn không gây rối mắt và tạo ấn tượng chuyên nghiệp, hãy tuân thủ nguyên tắc không sử dụng quá 3 màu sắc. Việc sử dụng quá nhiều màu sắc có thể làm giảm tính thẩm mỹ và khiến người đọc khó tập trung vào thông tin chính.
Chữ ký không chỉ là một nét chữ đơn thuần mà còn là một biểu tượng cá nhân hoặc thương hiệu. Để có một chữ ký chuyên nghiệp, bạn cần chú trọng đến các yếu tố sau:
Bố cục hài hòa: Sự sắp xếp các thành phần trong chữ ký phải tạo cảm giác cân đối, dễ nhìn và thu hút.
Phong cách thống nhất: Xác định rõ phong cách bạn muốn thể hiện: hiện đại, tối giản, sáng tạo, cổ điển,... và duy trì nhất quán trong suốt quá trình thiết kế.
Màu sắc và phông chữ: Lựa chọn màu sắc và phông chữ phù hợp với phong cách chung, tạo nên điểm nhấn và dễ nhận biết.
Chữ ký của bạn phải có bố cục chia thông tin rõ ràng và dễ đọc. Khách hàng sẽ không hài lòng nếu bạn quá nhồi nhét thông tin.
Tôi sẽ chỉ bạn tạo chữ ký email trên 4 nền tảng: Gmail, Outlook, Hubspot, HTMLSIG
Với gmail thì khá đơn giản để tạo chữ ký và việc sử dụng chữ ký trên gmail cũng rất phổ biến, bạn hãy làm như sau:
Truy cập cài đặt: Đăng nhập vào tài khoản Gmail, nhấp vào biểu tượng hình bánh răng cưa ở góc trên bên phải màn hình, sau đó chọn "Xem tất cả cài đặt".
Tạo chữ ký: Trong phần "Chung", tìm đến mục "Chữ ký". Tại đây, bạn sẽ thấy ô "Không có chữ ký". Nhấp vào ô đó và bắt đầu nhập nội dung bạn muốn cho chữ ký của mình.
Định dạng chữ ký: Bạn có thể tùy chỉnh font chữ, kích thước, màu sắc và thậm chí thêm hình ảnh vào chữ ký để làm cho nó nổi bật hơn.
Lưu thay đổi: Sau khi hoàn tất, nhấp vào "Lưu thay đổi" để lưu lại chữ ký mới.
Tương tự với Gmail thì việc tạo chữ ký trên Outlook cũng rất đơn giản tuy sẽ nhiều bước hơn Gmail, bạn hãy làm theo sau:
Khởi tạo email mới: Mở Outlook.com và chọn "New Email" để bắt đầu tạo một email mới.
Truy cập mục chữ ký: Trong email mới, tìm đến mục "Message" và chọn "Signature".
Tạo chữ ký mới: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, bạn chọn "New" để tạo một chữ ký mới.
Đặt tên và chỉnh sửa: Đặt tên cho chữ ký của bạn và bắt đầu tùy chỉnh nội dung. Bạn có thể thêm tên, chức vụ, thông tin liên hệ, logo công ty...
Định dạng chữ ký: Thay đổi font chữ, màu sắc, kích thước và căn chỉnh văn bản để tạo nên một chữ ký chuyên nghiệp.
Thêm hình ảnh/logo: Nếu muốn, bạn có thể chèn hình ảnh hoặc logo của công ty vào chữ ký.
Hoàn tất: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, nhấn "OK" để lưu chữ ký.
Lúc này mỗi khi bạn soạn một email mới và gửi bằng outlook thì chữ ký của bạn sẽ được hiển thị bên dưới
Nếu bạn muốn một nền tảng trực quan hơn thì có thể xem tạo trên Hubspot nhé, tôi sẽ hướng dẫn chi tiết ngay dưới đây
Truy cập trang tạo chữ ký: Mở trình duyệt và nhập địa chỉ https://www.hubspot.com/email-signature-generator vào thanh địa chỉ.
Chọn mẫu và điền thông tin: Một giao diện trực quan sẽ hiện ra, cung cấp nhiều mẫu chữ ký đẹp mắt cho bạn lựa chọn. Hãy chọn mẫu phù hợp với phong cách của mình và bắt đầu điền các thông tin cá nhân như tên, họ, chức vụ, công ty, số điện thoại, email, và các thông tin liên hệ khác.
Tùy chỉnh phong cách: Bạn có thể thoải mái điều chỉnh kiểu dáng, màu sắc, font chữ, kích thước của chữ ký để tạo nên một dấu ấn riêng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải lên ảnh đại diện cá nhân để làm cho chữ ký thêm phần sinh động.
Hoàn tất và sử dụng: Sau khi hoàn tất việc thiết kế, hãy nhấn nút "Create Signature" để tạo chữ ký. Chữ ký của bạn sẽ được tạo thành một đoạn code HTML, bạn có thể dễ dàng sao chép và dán vào phần cài đặt chữ ký của các dịch vụ email như Gmail, Outlook, hay các phần mềm quản lý email khác.
Để tạo Email Signature trên HTMLSIG bạn có thể tham khảo và làm theo các bước hướng dẫn dưới đây:
Truy cập HTMLSIG: Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào trang web https://htmlsig.com/. Tại đây, bạn sẽ có hai lựa chọn: tạo chữ ký miễn phí với các tính năng cơ bản hoặc nâng cấp lên gói có phí để tận hưởng nhiều tùy chỉnh hơn.
Điền thông tin: Sau khi chọn gói phù hợp, bạn sẽ được yêu cầu điền đầy đủ các thông tin cần thiết như:
Tên: Họ và tên của bạn.
Chức danh: Vị trí công việc.
Công ty: Tên công ty.
Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email, địa chỉ, các liên kết mạng xã hội,...
Banner: Hình ảnh hoặc logo của công ty (nếu có).
Tạo chữ ký: Khi đã hoàn tất việc nhập thông tin, hãy nhấp vào nút "Create Signature". Hệ thống sẽ tự động tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp dựa trên các thông tin bạn đã cung cấp.
Tùy chỉnh (nếu cần): Nếu muốn, bạn có thể tùy chỉnh thêm về màu sắc, font chữ, bố cục để chữ ký trở nên độc đáo hơn.
Sao chép mã: Sau khi hài lòng với kết quả, hãy sao chép đoạn mã HTML mà hệ thống cung cấp.
Dán vào email: Mở phần cài đặt chữ ký trong ứng dụng email của bạn (Gmail, Outlook,...) và dán đoạn mã vừa sao chép vào.
Nếu bạn cần tham khảo mẫu, hãy xem các trang web sau đây. Các trang web như Mail-signatures.com và Email-signaturerecue.com cho phép bạn tạo chữ ký độc đáo. Đa dạng các mẫu thiết kế (template) tuyệt vời được cung cấp bởi các công cụ này cho phép bạn linh hoạt tùy chỉnh font chữ, màu sắc, logo và các thông tin liên hệ.
Kích thước của một chữ ký email bao gồm ba yếu tố: hình ảnh, chiều rộng và chiều cao. Tôi sẽ cung cấp cho bạn tiêu chuẩn cho ba yếu tố này.
Chiều rộng là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi thiết kế chữ ký email. 600 pixel trước đây là tiêu chuẩn. Tuy nhiên, với sự đa dạng ngày nay của các thiết bị và ứng dụng email, kích thước này không còn phù hợp. Để phù hợp với cả máy tính và điện thoại, bây giờ nó nên là 320 pixel.
Không có quy định cụ thể về chiều cao tối ưu cho chữ ký email. Tuy nhiên, dựa trên kinh nghiệm, chúng tôi khuyên bạn nên giữ chiều cao chữ ký dưới 200 pixel.
Về phần hình ảnh sẽ có chủ yếu 2 phần là logo và banner:
Logo: không có quy định về phần hình ảnh cho logo, chỉ cần bạn đảm bảo logo không bị vỡ khi zoom vào là ổn
Banner: Chiều rộng nên giữ dưới 600px, tối đa là 900px để đảm bảo hình ảnh hiển thị rõ nét trên các thiết bị khác nhau.