Olá, estudante! Nesta lição, eu vou apresentar a você um assunto muito interessante, um desdobramento da gestão do fluxo de caixa, que é a gestão das contas a pagar e a receber. Ao observarmos a movimentação financeira das empresas, podemos perceber que há uma grande preocupação com esse assunto, pois deve-se buscar sempre o equilíbrio entre os recebimentos e os pagamentos.

Para acompanhar a movimentação dos valores a pagar e a receber, o departamento financeiro e a controladoria empresarial precisam estar atentos aos prazos concedidos para pagamento, aos prazos cedidos para recebimento e às contas que já venceram e não foram quitadas. Os profissionais da área financeira utilizam a técnica eficiente da aging list, uma ferramenta para controle e acompanhamento dessas variáveis.

Nesta lição, você compreenderá a importância e os conceitos relacionados às contas a pagar e a receber, bem como conhecerá a elaboração e interpretação da técnica aging list, e, ao final, estará preparado para desenvolver análises e fornecer orientações sobre a liquidez financeira empresarial, auxiliando, assim, as tomadas de decisões.

Ao se familiarizar com as vantagens de organizar e acompanhar as contas a pagar e a receber, as empresas se valem dessas informações para melhor programarem seu fluxo de caixa (assunto da lição anterior) e também podem assegurar que as contas vencidas e não recebidas estão tendo um tratamento adequado, bem como as contas vencidas e não pagas, que devem estar no foco de atenção da área financeira para serem quitadas o quanto antes.

Ao organizar os valores a pagar e a receber de acordo com os prazos de realização, as empresas podem se beneficiar de oportunidades para compras de insumos com preços benéficos sem comprometer o fluxo de caixa, e também podem realizar investimentos financeiros tendo o conhecimento de que aquele valor investido não fará falta para que sejam cumpridos os compromissos empresariais.

Nessa tarefa de organização e aplicação da técnica aging list, um profissional com conhecimento adequado do assunto contas a pagar e a receber é um diferencial para as empresas, pois essa técnica direciona e orienta os gestores no processo decisório em função do fluxo de caixa futuro, na recuperação de valores já vencidos e no pagamento de compromissos em atraso.

Sabendo que a técnica aging list é uma ferramenta de gestão das contas a pagar e a receber, qual seria a diferença entre essa técnica e o fluxo de caixa? Será que, de fato, há alguma diferença considerável entre eles?

No seu entendimento, seria possível auxiliar a empresa a manter a saúde financeira do seu fluxo de caixa, recuperando os valores já vencidos e organizando as contas a pagar sem o devido conhecimento e entendimento da técnica aging list?

Para ilustrar o “foco central “ do conteúdo desta lição, que é a elaboração de uma aging list, irei apresentar situação típica, na qual a diretoria de uma grande empresa do ramo de logística, localizada em São José dos Pinhais-PR solicita que seja apresentado o resultado de uma aging list com base na natureza dos lançamentos (pagar ou receber) e o resultado de uma aging list com base nos valores dos lançamentos, considerando a data base 20/05/2023. Os valores, datas de realização e natureza utilizados para o desenvolvimento são os seguintes:

Com uma tabulação simples, foi apresentado o seguinte relatório com os resultados solicitados:

• Com base na natureza, a empresa não possui nenhum compromisso a pagar com data anterior a 20/05/2023, restando somente 4 compromissos a serem honrados a partir da data base. Entretanto, possui 2 títulos a receber com vencimento anterior a 20/05/2023 e também 6 títulos a receber a partir da data base.

• Com base nos valores, a empresa não possui nenhum valor a pagar com data anterior a 20/05/2023, restando somente 4 compromissos que somam 7.474,00 a serem honrados a partir da data base. Entretanto possui 2 títulos a receber que somam 2.391,00 com vencimento anterior a 20/05/2023 e também 6 títulos a receber que somam 19.329,00 a partir da data base.

É importante salientar que, com uma organização simples, é possível obter informações e conhecimentos sobre as finanças da empresa, como, por exemplo, valores já vencidos e não recebidos ou pagos, bem como valores a receber e a pagar de acordo com o prazo de realização. Esse conhecimento auxilia na tomada de decisão no que tange às movimentações financeiras após conhecer a realidade do fluxo de caixa.

Gerenciar um empreendimento é uma tarefa complexa, e entre os vários procedimentos que é preciso administrar, estão as contas a pagar. Quem trabalha nessa área tem que realizar uma série de atividades, como fazer o controle de contratos firmados, contatar fornecedores, montar relatórios e os processos de pagamento antes das datas de vencimento, além de realizar o planejamento para a quitação de custos e despesas. Assim, há muitos desafios que precisam ser superados na gestão das contas que precisam ser pagas, mas você pode adotar uma série de medidas para otimizar esse processo. 

Como você pode ver, com essa série de medidas para otimizar o processo de contas a pagar, você certamente poderá obter ótimos resultados!

Inadimplência é o nome dado ao ato do não cumprimento de uma obrigação financeira. Dessa forma, o inadimplente é aquela pessoa ou empresa que não realizou o pagamento de alguma conta ou dívida. O responsável pelas contas a receber ao se deparar com uma pessoa nessa situação, geralmente, enxerga o cliente como “mau pagador”, mas é importante entender o que ocorreu com aquela pessoa para causar essa inadimplência. Nem sempre o inadimplente é uma pessoa que apenas não quis pagar a conta. Existem outros fatores que podem fazem com que uma pessoa se torne inadimplente, tais como:

Sendo assim, é necessário levar em consideração os fatores que podem gerar a inadimplência de um cliente sem que seja por vontade ou necessidade, portanto, priorizar uma abordagem com educação e cordialidade é sempre a melhor opção.

A utilização de um software desenvolvido profissionalmente para a gestão de contas a pagar e a receber é também uma forma de apresentar a aging list, uma vez que, de forma dinâmica e automatizada, essa funcionalidade pode ser incluída nas rotinas internas desse software. Independentemente de como será desenvolvido, o relatório de recebíveis e de pagáveis por data irá contribuir muito para a gestão financeira da empresa.

No “saiba aplicar” desta lição, vou mostrar a você qual foi o raciocínio desenvolvido para apresentar o resultado solicitado no case apresentado. De posse das informações referentes aos valores, datas de realização e natureza, o primeiro passo é observar quais as ênfases solicitadas pela diretoria da empresa de São José dos Pinhais, ou seja, o resultado de uma aging list com base na natureza dos lançamentos (pagar ou receber) e o resultado de uma aging list com base nos valores dos lançamentos, considerando a data base 20/05/2023. 

• Base Natureza dos lançamentos (pagar ou receber):

Para apresentar o resultado da aging list com base na natureza dos lançamentos, basta colocar os lançamentos em ordem crescente de datas de realização, observar, calcular e interpretar a relação obtida, enfatizando a natureza do lançamento, conforme a seguir:

Analisando os dados com base na natureza, a empresa não possui nenhum compromisso a pagar com data anterior a 20/05/2023, restando somente 4 compromissos a serem honrados a partir da data base (destacados de vermelho). Entretanto possui 2 títulos a receber com vencimento anterior a 20/05/2023 (destacados em azul) e também 6 títulos a receber a partir da data base (destacados de amarelo).

Para apresentar o resultado da aging list com base na natureza dos lançamentos, basta colocar os lançamentos em ordem crescente de datas de realização (conforme apresentado anteriormente), observar, calcular e interpretar a relação obtida, enfatizando os valores dos lançamentos. Com base nos valores, a empresa não possui nenhum valor a pagar com data anterior a 20/05/2023, restando somente 4 compromissos que somam 7.474,00 a serem honrados a partir da data base (destacados de vermelho). Entretanto, possui 2 títulos a receber que somam 2.391,00 com vencimento anterior a 20/05/2023 (destacados de azul) e também 6 títulos a receber que somam 19.329,00 a partir da data base (destacados de amarelo).

Através desta demonstração simples, é possível observar que a técnica da aging list se refere, como o próprio diz, à relação entre valores, natureza ou outra variável abordada, com a data de realização do lançamento. Dessa forma, você pode concluir que a utilização de técnicas para organizar e acompanhar a gestão das contas a pagar e a receber é uma estratégia de vantagem competitiva para as empresas.

Diante do que foi apresentado, é possível observar que a atuação do profissional técnico em administração ao desenvolver e analisar uma aging list reside no fato de fornecer informações e conhecimento aos gestores sobre a qualidade do seu fluxo financeiro (quando analisado por data) e também sobre os montantes envolvidos em seu fluxo financeiro (quando analisado pelo valor).