Olá, estudante!  Seja bem-vindo(a) à nossa sexta lição. O objetivo principal dela é apresentar a você algumas ferramentas de controle gerencial utilizadas, frequentemente, pelas empresas com o objetivo de facilitar a implantação de um plano de ação e acompanhar o desenvolvimento dessa implantação durante todo o processo.

De forma clara e de fácil entendimento, você conhecerá três metodologias principais de controle gerencial.  Ao utilizar alguma dessas metodologias, é possível, para a empresa, desenhar cenários e planos estratégicos, pois a visualização simplificada desses modelos proporcionará facilidade e eficiência na implantação de ações que visam o crescimento e o desenvolvimento empresarial.

A primeira ferramenta a ser apresentada é o conhecido “Ciclo PDCA'', que consiste em planejar,  aplicar e mensurar resultados e aplicar ações corretivas quando necessário. Na sequência, apresentaremos a ferramenta 5w2h, que se trata de um plano de ação com sete etapas e definições claras de responsabilidades para cada fase do plano. Para finalizar, apresentei uma ferramenta bastante conhecida e utilizada, que é o fluxo de caixa, um  importante sistema de controle financeiro que proporciona à empresa se antecipar a apertos de caixa. Ao final desta lição, você estará apto(a) a discutir e aplicar as principais ferramentas de gestão utilizadas no dia a dia empresarial. 

Neste tópico, quero apresentar a você uma situação que gera questionamento sobre a utilização, ou não, de sistemas de gestão empresarial. Visualizaremos uma empresa do ramo contábil (escritório de contabilidade), que sempre atuou com processos clássicos e tradicionais, sem se preocupar com a satisfação de seus clientes, em relação aos serviços prestados, e, atualmente, está em dificuldade financeira. Seria possível desenvolver um plano de ação para identificar as necessidades dos clientes e otimizar a prestação de serviço, aumentando, assim, os recebimentos e, consequentemente, o resultado?

Ao aplicar um sistema de gestão moderno e de fácil aplicabilidade, uma empresa, do setor de prestação de serviço, que opera com processos clássicos, pode ser remodelada com tecnologias inovadoras e processos modernos, gerando rapidez no desenvolvimento do trabalho e conquistando a confiança de novos clientes, além de surpreender os clientes antigos que poderiam estar insatisfeitos. De acordo com o seu entendimento, qual seria o futuro de uma empresa que não adota sistemas modernos de gestão e continua atuando de forma tradicional?

Vamos lá, então, meu(minha) amigo(a)! Entendendo que ferramenta de controle é um “marco” na tomada de decisão, para as empresas que desejam otimizar o seu plano estratégico e obter melhores resultados atingindo as metas definidas, para exemplificar a aplicabilidade dessa ferramenta de controle de gestão, trarei para você um caso hipotético de uma realidade empresarial utilizando 5W2H.

Visualizaremos o caso de uma empresa da área de Tecnologia. É sabido que a tecnologia se altera e evolui constantemente, o que exige das empresas que atuam nesse segmento uma atualização frequente de seus softwares gerenciais. Com o objetivo de auxiliar, a ferramenta de controle 5w2H pode gerar maior probabilidade de decisões acertadas. Tão importante quanto o momento de fazer a atualização de sua tecnologia é também o quanto de recursos serão necessários para esta atualização, sabendo que esta modernidade implantada é algo crucial para a competitividade de empresas que transformam dados em informação. Resumindo, com um rascunho simplificado dessa ferramenta de gestão, é possível desenvolvermos um modelo eficaz para que gestores e equipes comecem a avaliar as melhores alternativas disponíveis no mercado para que esta atualização seja implantada.

Por meio desse plano simplificado, o responsável “quem?” sabe o que deve ser feito de maneira clara. O item “como?” orienta o time a desenvolver um plano próprio para a etapa de teste e avaliação das opções disponíveis no mercado. Para facilitar o desenvolvimento do planejamento, é sugerido utilizar uma tabela, para que as tarefas fiquem atreladas à cada pergunta e para que as diretrizes fiquem claras para os envolvidos. Nesse momento, você visualiza que a definição de um plano de ação, tendo, como base, o controle da operação, facilita o desenvolvimento e o acompanhamento da necessidade da empresa. Se a empresa não elaborasse esta aplicação detalhada, não seria possível desenvolver esta atualização tecnológica de forma facilitada e com responsabilidades definidas.

É comum as empresas perguntarem quais ferramentas gerenciais de controle devem ser utilizadas em cada departamento. Nos dias atuais, todas as áreas ou departamentos empresariais utilizam uma ferramenta de controle de gestão para geração de dados, informações e estatísticas, que contribui para que este departamento continue atuando de forma satisfatória. Porém existem alguns departamentos que são considerados principais para empresa e necessitam de um acompanhamento rigoroso. Vejamos, a seguir, algumas variáveis que necessitam ser controladas com maior dedicação, por gerarem impactos diretos nos resultados de qualquer empresa. 

Agora que você já teve um primeiro contato com as principais variáveis que necessitam ser controladas pela empresa, abordarei algumas ferramentas de controle que podem auxiliar bastante neste desafio. Ao abordarmos ferramentas de gestão, referimo-nos a métodos e técnicas que geram possibilidade de apoio na tomada de decisão. Essas ferramentas podem ser utilizadas por empresas de qualquer porte ou ramo de atuação, possibilitando maior controle acerca das atividades empresariais.

Uma das ferramentas de controle mais utilizadas na gestão empresarial é o conhecido Ciclo PDCA, que consiste em um processo completo de desenvolvimento e acompanhamento de implantação de controle empresarial. PDCA é um método que objetiva o alcance da melhoria por meio da repetição corretiva. É um sistema retroativo de informações e ações que buscam a efetividade do sistema (MARTINS, 2013). Conforme Deming (2005 apud MARTINS, 2013), esta técnica de controle é formada por quatro etapas, que produzem os resultados esperados de um processo. As etapas do ciclo PDCA são: 

De acordo com Campos (1996 apud MARTINS, 2013), o PDCA é uma técnica de gerenciamento de processos ou de sistemas. É o caminho para se atingir as metas atribuídas aos produtos dos sistemas empresariais.

Outra ferramenta importante de controle e muito utilizada pelas empresas é a chamada 5W2H, um plano de ação definido para ser executado seguindo a responsabilidade de cada componente. A sigla 5W2H representa os seguintes componentes:

Esta ferramenta deve ser utilizada para nortear as atitudes tomadas em cada fase da operação que está sendo desenvolvida, apontar ações e participação de cada envolvido no decorrer das atividades empresariais e elaborar intervenções quando necessário. Ao utilizar esta ferramenta de planejamento das ações, a empresa otimiza o controle, definindo tempo de operação, gastos e responsáveis. É importante enfatizar que as empresas necessitam também de um plano de intervenção, caso as atividades saiam do estabelecido.

Uma terceira ferramenta de gestão que apresenta grande importância na gestão é o Fluxo de Caixa. Se a empresa não controlar, estrategicamente, seu fluxo de caixa, podem ocorrer situações de aperto financeiro, que, geralmente, levam a empresa a recorrer aos bancos, na modalidade de empréstimos, que, por natureza, cobram juros. Esta ferramenta é utilizada para controle financeiro das atividades empresariais.

O fluxo de caixa nada mais é do que a relação das entradas e saídas de dinheiro da empresa no dia a dia e deve ser utilizado para que a empresa tenha o conhecimento do momento de aperto financeiro antes do momento acontecer. Esta ferramenta serve como antecipação para a tomada de decisões, as quais geram impactos no financeiro da empresa.

A utilização de gestão financeira do fluxo de caixa proporciona certa otimização de utilização dos recursos financeiros, pois a empresa busca, constantemente, manter boa liquidez financeira (ter maior valor a receber do que a pagar), e, por meio do fluxo financeiro futuro, é possível acompanhar e controlar esta liquidez. Apresentarei, na sequência, algumas vantagens que o Fluxo de Caixa proporciona à empresa:

Em suma, o método de fluxo de caixa pode ser considerado uma representação exata da constituição do status financeiro da empresa. É imediato e pode ser atualizado constantemente, dando ao gestor uma radiografia permanente das entradas e saídas de recursos financeiros da empresa, pois o fluxo de caixa demonstra tanto o passado como o futuro, o que permite planejar, dia a dia, a evolução do disponível, de forma que se possa tomar as medidas cabíveis com a devida antecedência, para responder à escassez ou ao excesso de recursos (SILVA; NEIVA, 2010).

Com o objetivo de se destacar em um mercado competitivo, é primordial que os gestores das empresas atuem de forma estratégica.  Diante disso, o Ciclo PDCA é uma alternativa conhecida para que a gestão tenha uma eficiência diferenciada e otimizada, sempre em busca de melhores resultados para os seus planos de ações estratégicas. As fases do Ciclo PDCA, como mencionado anteriormente (planejar, executar, mensurar resultados e implantar ações corretivas) sempre proporcionarão uma melhoria nos processos empresariais. Para que você possa visualizar como se dá o desenvolvimento do Ciclo PDCA, trarei para você quatro diretrizes importantes para a execução dessa ferramenta de controle.

Levando em consideração que as organizações estão, constantemente, em busca de melhorias para aumentar sua competitividade, frente aos concorrentes, e obter melhores resultados, implantar ferramentas de controle pode ser uma boa oportunidade para atingir os objetivos organizacionais.