Olá, caro(a) aluno(a), seja bem-vindo(a) à nossa lição! Aqui, trataremos, de maneira bem tranquila, a importância, o conceito, o objetivo, as etapas e as características do controle para a gestão empresarial, afinal de contas, controlar quer dizer dominar.

Nas lições anteriores, você conheceu a importância da controladoria e do controller, além de ter percebido o mercado de trabalho diferenciado para este segmento de atuação empresarial. Para ampliar o entendimento sobre a atuação da controladoria no processo de obtenção de resultados empresariais, faz-se necessário a abordagem sobre o controle empresarial. Ao final desta lição, espera-se que você tenha entendido, perfeitamente, o significado, a importância e a utilização do controle para a gestão empresarial, uma vez que se trata de uma ferramenta de grande importância que proporciona a possibilidade de geração de resultados otimizados e trabalhados, estrategicamente, com o propósito de dominar o que se espera e atuar para que o aconteça.  

Uma rotina comum nas empresas é desenvolver planejamentos estratégicos e financeiros para o próximo ano, sempre pensando em crescimento e eficiência. Ao desenvolver esses planejamentos, as empresas estimam algumas variáveis, como custos, volume de produção, volume de vendas, impostos, salários, investimentos, entre outros fatores que possam afetar os resultados.

Imagine que, em um planejamento desenvolvido por uma indústria de celulose, todas as variáveis mencionadas anteriormente foram, cuidadosamente, analisadas e estimadas. A controladoria será a responsável pelo acompanhamento dos resultados alcançados durante todo o próximo ano. Seria prudente, para a controladoria, aguardar o final do ano para fazer uma avaliação dos resultados e do desempenho apresentado? Ou, na sua interpretação, seria viável um acompanhamento periódico durante todo o ano?

Pense comigo: sendo esta indústria de celulose uma empresa diferenciada que busca otimização de desempenho e resultado a cada ano, a melhor solução é o acompanhamento periódico, pois é possível corrigir falhas antes de terminar o ano. Concorda? Qual você acha que seria o impacto no resultado da empresa, caso o desempenho apresentado durante o ano não fosse de acordo com o que a empresa planejou inicialmente, e a empresa não tivesse o controle sobre esta comparação? 

Para exemplificar a importância do controle nas operações empresariais, para o nosso case da Lição 5, trarei para você um exemplo simplificado de um acontecimento em uma fábrica de sapatos. A controladoria da fábrica Sapatos Só Conforto S/A projetou que, para produzir um par do novo modelo de sapatos Paraná, seriam consumidos 0,60 m² de material sintético, e a utilização de 3,2 horas de trabalho manual. Esses dados foram armazenados pela controladoria empresarial junto à gestão de custos empresariais e apontavam que o custo projetado para o material sintético seria de R$ 80,00 por m², e o trabalho manual seria de R$ 14,00 por hora. Após produzir 300 pares do novo modelo Paraná, a controladoria apontou um consumo de 210 m² de material sintético, gerando um custo de R$ 17.850,00. O trabalho manual consumiu 990 horas acarretando um pagamento de R$ 15.840,00. Vamos agrupar as informações coletadas?

Por meio do controle, é possível observar que, em uma produção de apenas 300 pares do novo modelo Paraná, a fábrica Sapatos Só Conforto S/A apresentou um custo de R$ 19,50 (112,30 - 92,80) a mais do que havia sido planejado por par de sapato, o que acarreta um custo de R$ 5.850,00 (300 x 19,50) sem que tivesse sido planejado. Por meio do controle, foram implantadas ações de correções, tanto na área de produção quanto na busca por novos por novos fornecedores, a fim de corrigir as variações apresentadas e, com isso, proporcionar uma operação conforme o planejado. 

Iniciaremos esta etapa comentando que, em todas as atividades do ser humano (profissional, pessoal, em casa ou com os amigos), é necessário ter controle, pois ele é uma ferramenta que direciona a atividade para se atingir determinado objetivo. O foco do controle é verificar se a atividade que está sendo desenvolvida alcançará o que foi preestabelecido. É por meio do controle que a empresa obtém informações que proporcionam a manutenção das atividades de acordo com o que foi planejado. 

Quando a empresa utiliza um sistema de controle integrado sendo acompanhado pela controladoria e pelos gestores, é muito provável que os resultados planejados sejam alcançados com maior eficiência. Sendo o controle uma atividade empresarial que acompanha e avalia as tarefas que estão sendo desenvolvidas,  é possível perceber a sua importância para garantir que os resultados realizados estejam de acordo com os resultados desejados. Além de acompanhar resultados, o controle, também, possibilita à direção e à estrutura empresarial serem bem-sucedidas. 

Independentemente do ramo de atuação, do porte ou do número de colaboradores, o controle deve estar presente, variando de acordo com as necessidades e especificidades de cada empresa. Constantemente, os gestores consomem boa parte do seu tempo analisando, calculando, validando e avaliando o desempenho dos negócios, dos equipamentos, das pessoas, dos serviços e dos produtos. Para isso, são observados todos os três níveis da empresa. Estes níveis são divididos em: 

Diante do que foi apresentado, é possível observar que a arte de controlar nada mais é do que uma atividade desempenhada com o objetivo de atingir o que foi planejado. Chiavenato (2004) enfatiza que, para se obter sucesso nesta atividade, é necessário passar por quatro etapas  vinculadas entre si que compõem o processo de controle, sendo elas: 

A primeira fase do processo de controle é a definição de objetivos a serem alcançados e padrões a serem seguidos. Quando se fala em objetivos, estamos nos referindo ao desempenho ou ao resultado da empresa e, quando se fala em padrões, estamos nos referindo ao modelo que deverá ser seguido para que a validação dos resultados seja condizente com o planejamento. 

A segunda etapa, para se ter um controle bem definido, é elaborar o processo de avaliação do desempenho. Avaliar desempenho significa comparar o que havia sido planejado com o que realmente está sendo realizado. Além desta comparação, é importante verificar quais correções são necessárias. O processo de avaliar desempenho é um fator motivador, pois demonstra que a empresa está no caminho certo, e ameaçador, já que evidencia ou deixa claro que alguns departamentos ou pessoas não estão contribuindo, de maneira desejada, para o desempenho da empresa. Avaliar o desempenho deve ser visto como um reforço para otimizar resultado, e não somente como correções a resultados indesejados. 

A terceira etapa do controle das operações empresariais refere-se ao momento de comparar o resultado ou o desempenho obtido com o resultado ou o desempenho esperado. Esta comparação considera duas possibilidades distintas:

Quando a empresa opta por comparar o realizado com o esperado, durante as operações, estamos tratando de comparar desempenho. Neste momento, ainda, é possível implantar ações corretivas com o objetivo de atender ao que havia sido predeterminado. Quando a empresa faz a opção de comparação ao final da operação, estamos tratando de comparar resultado, pois não é possível implantar ações corretivas, uma vez que a operação terminou. 

Importante mencionar que, nesta terceira fase do controle, as atividades empresariais apresentam algum tipo de variação, por isso, é importante determinar alguns limites possíveis para as variações. Ao realizar a comparação entre o planejado e o realizado, a empresa se depara, ainda, com três possibilidades de avaliação: 

A apresentação do resultado ou do desempenho comparado, normalmente, é feira por meio de relatórios, gráficos, estatísticas, porcentagens etc. Implantar ações corretivas é a quarta fase do sistema de controle empresarial. Esta medida tem o objetivo de fazer com que as operações empresariais sejam desempenhadas de acordo com o que foi definido. Para implantar ações corretivas, é necessária a análise de dados gerados nas fases anteriores. A partir da análise desses dados, é possível:

Chiavenato (2004) apresenta algumas características importantes que são desejadas do sistema de controle empresarial:

Nesta seção, aproveitarei o case apresentado e lhe mostrarei como se dá a execução do controle de custos por meio da comparação entre o que foi planejado e o que realmente está sendo realizado. Neste momento, utilizarei o tópico cálculo de custos da nossa matriz curricular, o mesmo exemplo da fábrica Sapatos Só Conforto S/A.

A controladoria da fábrica Sapatos Só Conforto S/A projetou que, para produzir um par do novo modelo de sapatos Paraná, seriam consumidos 0,60 m² de material sintético e a utilização de 3,2 horas de trabalho manual. Dados armazenados pela controladoria empresarial, junto à gestão de custos empresariais, apontavam que o custo projetado para o material sintético seria de 80,00 por m², e o trabalho manual seria de R$ 14,00 por hora. Após produzir 300 pares do novo modelo Paraná, a controladoria apontou um consumo de 210 m² de material sintético, gerando um custo de R$ 17.850,00. O trabalho manual consumiu 990 horas, acarretando um pagamento de R$ 15.840,00.

Passo 1: extração de dados

Material sintético por par de sapato: quantidade planejada: 0,60 m²; quantidade consumida: 0,70 m²; preço planejado: R$ 80,00 m²; preço pago realmente: R$ 85,00 m².

Trabalho manual por par de sapato: tempo planejado: 3,2h; tempo consumido: 3,3h; preço planejado: R$ 14,00; preço pago realmente: R$ 16,00.

Passo 2: apresentar as equações para calcular as variações ocorridas tanto no preço quanto na quantidade consumida

Variação de Quantidade: (Quantidade consumida - Quantidade planejada) x Preço planejado

Variação de Preços: (Preço pago - Preço planejado) x Quantidade planejada

Passo 3: cálculo das variações

Variação de Quantidade de Material Sintético = (0,70 - 0,60) x 80,00 = 0,10 x 80,00 = 8,00

Variação de Quantidade de Trabalho Manual = (3,3 - 3,2) x 14,00 = 0,10 x 14,00 = 1,40

Variação de Preço de Material Sintético = (85,00 - 80,00) x 0,60 = 5,00 x 0,60 = 3,00

Variação de Preço de Trabalho Manual = (16,00 - 14,00) x 3,2 = 2,00 x 3,2 = 6,40

É possível observar que, quando se trata de controle de custos, a utilização de técnicas de comparação é muito importante. Vejamos: somente no insumo material sintético, por ter consumido mais do que havia sido planejado, foi gerado um custo de R$ 8,00 a mais por par de sapato, enquanto o preço pago pelo material sintético gerou um impacto de R$ 3,00 a mais por par de sapato. Já, quando se observa o trabalho manual, o tempo consumido a mais em cada par de sapato acarretou um custo de R$ 1,40, e o preço pago pelo trabalho manual gerou um custo maior de R$ 6,40 por par de sapato.

Este exemplo é somente uma das situações em que o controle de custos é utilizado. Você, como futuro(a) Técnico(a) em Administração, precisa saber que o controle se faz necessário e presente em diversos âmbitos da vida, conforme já mencionamos. Imagine um restaurante, uma facção de costura, uma pessoa autônoma que fabrica bijuterias para venda ou uma confeiteira. Como esses locais funcionariam sem controle de custo? Impossível, não é mesmo? Espero que você tenha compreendido a importância do assunto tratado nesta lição. Ter controle é dominar ou ter o poder sobre algo que está acontecendo, além de ser essencial, visto que um descuido no controle pode ser fatal para uma empresa.