Olá, caro(a) aluno(a), seja bem-vindo(a) à nossa Lição 4! Nesta, abordaremos, de forma clara e objetiva, como se dá a relação entre a controladoria e a estrutura empresarial bem como os tipos de estrutura da controladoria, conforme seu foco de atuação, as análises desenvolvidas por este departamento, as variáveis que influenciam a estrutura da controladoria e as suas posições na hierarquia empresarial.

Você já conhece o papel do controller e a importância do departamento de controladoria para as empresas em busca de crescimento e resultado, agora, conhecerá a estrutura das empresas e como elas se relacionam com a controladoria, uma vez que a área que estamos estudando busca orientar e assessorar os dirigentes e gestores de todas as áreas para as melhores decisões.

Ao final desta lição, você terá compreendido a forma como a controladoria é vista pelos diversos departamentos da empresa e como se relaciona com estes departamentos e verá, também, como a alta direção empresarial fará toda a diferença para que o departamento controlador alcance o objetivo esperado, sendo que este nada mais é do que o que assegura melhores resultados e tomadas de decisões mais acertadas. 

Considere que você está se preparando para assumir a controladoria de uma empresa na sua cidade natal e já começa a pensar como será a relação entre o controller e a controladoria com os demais colegas e departamentos da empresa, pois lembra de ter ouvido falar que uma boa relação com os colegas de trabalho e uma boa relação entre os departamentos empresariais são pilares para o sucesso profissional e empresarial. Diante deste pensamento, você já planeja como será a relação da controladoria com a estrutura organizacional, uma vez que você está disposto(a) a proporcionar os melhores resultados possíveis diante dos desafios que serão enfrentados. 

Logo no início, você percebe que o seu departamento controlador está, diretamente, ligado ao presidente da empresa, proporcionando, assim, uma posição de destaque para você. Essa posição de destaque traz, também, uma responsabilidade maior, uma vez que você responde, diretamente, ao presidente e tem como premissa principal orientar e assessorar a alta gestão da empresa para as decisões importantes da organização. Essa situação não está acontecendo neste momento, mas pode ser vivida por você na realidade! Diante das responsabilidades e dos desafios que serão enfrentados, você se considera preparado(a) para isso? Será que você já tem conhecimento necessário para viver essa realidade? Será que você conseguirá atuar, de forma harmoniosa, com os demais departamentos e colaboradores da empresa? O fato é que você precisa desenhar um bom relacionamento com os departamentos parceiros, e isso se faz mostrando ser acessível e disposto(a) a ajudar no crescimento empresarial de forma geral.

Para o case de hoje lhe contarei a história de um jovem que cursava Técnico em Administração e se identificava com as técnicas de análise de relatórios contábeis e financeiros. Ele decidiu seguir a carreira de controller e, para isso, dedicava-se, com força, a aprimorar seus conhecimentos voltados para finanças e controladoria. No entendimento inicial deste jovem estudante, a controladoria somente se dedicava a analisar relatórios. No primeiro momento, em uma aula específica sobre análise de relatórios,  o professor apresentou o papel, a importância e a estrutura da controladoria para o núcleo empresarial. Até aí tudo bem, o jovem compreendeu todo o conteúdo. No segundo momento, o professor apresentou aos alunos algumas informações, vejamos:

1. Contas a receber de clientes até o fim do mês = 16.500,00.

2. Recebimentos para a próxima semana = 5.600,00.

3. Contas a pagar para fornecedores até o fim do mês = 10.500,00.

4. Despesas gerais a pagar na próxima semana = 7.500,00.

5. Salários a pagar no fim do mês = 2.600,00.

6. Dinheiro disponível no caixa = 2.100,00. 

Neste momento, o jovem achou que estava tudo tranquilo, pois conhecia um pouco de análise contábil e financeira. Logo de cara, somou todos os recebimentos e diminuiu todos os pagamentos e, considerando que a empresa possuía dinheiro no caixa, disse ao professor que a empresa fecharia o mês com sobra de R$ 1.500,00. Para apresentar o raciocínio, o jovem somou os itens de entrada no caixa (1, 2 e 6) e, depois, subtraiu os itens de saída do caixa (3, 4 e 5). 

Neste momento, o professor apresentou uma análise bem mais esclarecedora em relação à situação da empresa: o primeiro ponto abordado pelo professor foi a situação da empresa para a próxima semana, em que o raciocínio mostrava que a empresa terminaria a próxima semana com R$ 200,00 no caixa. Para esclarecer o raciocínio, o professor somou os itens 2 e 6 e diminuiu o item 4, ou seja, relacionou os compromissos e recebimentos até a próxima semana. Em seguida, o professor apresentou a situação da empresa até o final do mês. Este raciocínio mostrou que a empresa terminaria o mês com saldo negativo de R$ 2.000,00. Para justificar o seu raciocínio, o professor somou o item 1 com o item 6 e diminuiu os itens 3, 4 e 5.

Estando a controladoria ligada à gestão como forma de apoio nas decisões, o seu papel na estrutura organizacional é o de trazer informações, cada vez mais, claras e precisas. Com este exemplo, fica claro o papel da controladoria na estrutura empresarial, que é o controle e o suporte. 

Agora que você já sabe a importância da controladoria no crescimento e desenvolvimento empresarial em busca da garantia de melhores resultados, veremos como é a relação do departamento controlador com a estrutura organizacional. Sabendo que a decisão é um fator de grande importância em qualquer empresa, podemos relacionar o processo decisório ao papel da controladoria e do controller, pois contribuem para uma eficiente gestão. 

É por meio de relatórios elaborados e analisados pela controladoria que a gestão empresarial tem a possibilidade de desempenhar melhor controle organizacional com o objetivo de resultados de curto e longo prazos. Sendo assim, as empresas necessitam de uma estrutura organizacional bastante elaborada e desenvolvida, com a capacidade de elaborar relatórios ricos em detalhes para que o gestor tenha uma visão detalhada do desempenho das operações da empresa.  Nesse sentido, a controladoria é um departamento de grande importância e precisa ser administrada por um profissional capacitado e com grande competência na análise e correções de problemas, além de propor soluções viáveis para as dores empresariais. 

Diante do foco da controladoria, que é o melhor resultado possível de ser obtido, ela deve estar fortemente ligada a todas as fases da gestão empresarial buscando, com a máxima eficiência, exercer o controle geral das operações e atuar imediatamente quando for necessário corrigir algum desvio em relação ao que foi planejado. Mesmo atuando ativamente em todas as etapas da administração empresarial, a controladoria não pode deixar de lado a atuação no desenvolvimento e na execução das tarefas que regulamentam os fatores contábeis e legais no que diz respeito à parte fiscal da empresa. Diante disso, podemos dividir a controladoria em duas grandes vertentes na estrutura empresarial:

Utilizando softwares de alta tecnologia e sistemas computacionais ligados às operações da empresa, a controladoria desenvolve a sua participação na gestão do plano estratégico empresarial, sendo responsável por todo o acompanhamento das atividades operacionais, e realiza estudos e diversas análises, sendo as principais:

Percebe-se que o principal papel da controladoria, na estrutura empresarial, é orientar não apenas os diretores, mas também toda a equipe envolvida nas atividades e operações da empresa sobre os melhores caminhos a serem seguidos. Entende-se, assim, que a controladoria tem a função de orientação e assessoria quando se define um organograma empresarial.

Sendo o controller o responsável pelos sistemas geradores de informação da empresa, utiliza-se deste recurso para coletar e transmitir aos gestores conhecimento em relação aos resultados, orientando e definindo ações que buscam melhorias. À medida que as empresas aumentam de tamanho, suas operações tornam-se mais complexas, sendo assim, ocorre a necessidade de uma melhor estrutura organizacional em busca de possibilitar que informações geradas pela controladoria atinjam o objetivo de proporcionar um melhor acompanhamento a todo o processo de gestão. É importante, ainda, mencionar que a possibilidade de uma expansão geográfica das empresas indica a necessidade de uma readequação ao seu processo de controle. 

Conforme Bruni e Gomes (2010), em um ambiente dinâmico e complexo, as empresas necessitam de informações refinadas, consideradas um insumo produtivo para a tomada de decisão, que possa reduzir os riscos e as incertezas existentes no mercado. Diante disso, a relação entre a controladoria e a estrutura organizacional se torna cada vez mais importante, pois é por meio da controladoria que as informações são transformadas em conhecimento. 

É possível observar que a controladoria deve ser estruturada como um departamento independente, no mesmo nível da diretoria empresarial, pois, além de fornecer informações importantes e necessárias para as decisões mais acertadas, monitora, constantemente, o processo gerencial da empresa. A forma com que a controladoria está estruturada em uma organização depende de vários fatores, como: 

A posição da controladoria na hierarquia empresarial, também, é um assunto importante para nossa disciplina e nos possibilita melhor compreensão da importância e da responsabilidade do departamento controlador. Entende-se que o grau de poder e autoridade dos processos de controle definidos na empresa depende, diretamente, da sua posição na estrutura organizacional, ou seja, a controladoria não poderia desenvolver o seu papel  com sucesso estando distante dos diretores e gestores da empresa, pois esta relação entre a alta gestão e a controladoria possibilita uma união de forças capaz mostrar as melhores decisões e os melhores resultados para qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação ou do porte. 

Em relação à posição da controladoria na hierarquia empresarial, Bruni e Gomes (2010) apresentam dois modelos:

Estando a controladoria subordinada ao presidente, o seu papel é o de orientar e dar assessoria à alta administração, possuindo, assim, uma posição de maior destaque e autonomia no organograma empresarial. Por outro lado, estando a controladoria subordinada ao diretor financeiro, sua influência nas importantes decisões empresariais é menor, pois ela passa a orientar o diretor financeiro, e não o presidente. Não podemos indicar qual a melhor posição na hierarquia empresarial para controladoria, pois isso depende das características de cada empresa. Se analisarmos sob o olhar do controller, a posição que proporciona maior destaque seria a posição subordinada ao presidente, como já mencionamos. 

A união de forças entre departamentos conduz ao que é essencial para a empresa, o trabalho em equipe entre os departamentos forma a maximização de valores para ela, pois todos os envolvidos estão engajados e direcionados em busca de um objetivo comum, o resultado ótimo. Sendo a controladoria o departamento responsável pela geração de informações que envolvem todos os departamentos, é necessário que possua duas características importantes:

Quando se fala de sistema de informações, estamos nos referindo à geração de conhecimento no que diz respeito a simulações de resultados e desempenho. Quando se trata de sistema orçamentário, estamos  nos referindo a um importante instrumento empresarial que demonstra o quanto a empresa precisa gerar, financeiramente dizendo, para arcar com os compromissos assumidos e com outros que ainda assumirá. Em relação ao planejamento orçamentário, ainda é importante mencionar que o seu objetivo é apresentar situações em que os resultados alcançados não são os resultados planejados. 

Agora que você já conhece como se dá o relacionamento entre o departamento de controladoria e a estrutura empresarial, trabalharemos algumas ideias para que você possa aplicar este conteúdo no seu dia a dia. Em um primeiro momento, você deve ter o conhecimento e o domínio de análise e interpretação de relatórios contábeis e financeiros. A análise desses relatórios possibilitará que você oriente a alta gestão da empresa na tomada de decisão. Dar-lhe-ei algumas ideias de como analisar relatórios contábeis e financeiros.

Observou como é fácil a compreensão destas três ideias simples de análise contábil? Agora, dar-lhe-ei algumas ideias sobre análise financeira.

Por meio das ideias apresentadas, você pode perceber que analisar relatórios contábeis e financeiros não é uma tarefa tão complicada. Com estes mesmos relatórios, você, como controller, pode desenvolver avaliações estatísticas e simulações de resultados com o objetivo de apoiar a alta direção na tomada de decisão. É muito importante, também, que a controladoria entenda a sua subordinação na hierarquia da empresa, compreendendo claramente se este departamento está ligado ao presidente ou se está ligado ao diretor financeiro da empresa. Se o seu departamento controlador estiver ligado ao presidente da empresa, você deverá orientar diretamente a mais alta gestão da empresa nas tomadas de decisões em busca dos melhores resultados. Para isto, você deve ter uma postura firme, responsável e ética e, sobretudo, grande capacidade de trabalhar em equipe, fazendo com que os outros departamentos acompanhem as suas ideias em busca dos objetivos da empresa. Lembre-se que a palavra-chave da controladoria é “controle” e o foco principal são as análises das operações empresariais.