Olá, estudante! O objetivo principal desta lição é apresentar a você alguns conceitos relacionados ao sistema de controle externo, salientando a importância de sua correta aplicação e utilização por todos os envolvidos. É importante compreender que o controle externo é exercido por empresas, instituições e órgãos envolvidos e comprometidos em acompanhar e controlar as operações e resultados empresariais.

De fácil entendimento, o assunto “controle externo” será apresentado e comentado para que você entenda que se trata de um conjunto de regras aplicadas por empresas e governos com o objetivo de otimizar e/ou fiscalizar as atividades empresariais.

Ao compreender a importância e a utilização dos sistemas de controles externos, você estará apto a atuar como profissional de auditoria ou de órgãos de fiscalização, promovendo sustentabilidade, crescimento empresarial e fiscal, através de observações estratégicas visando a eficiência operacional e a geração de resultados.

Neste momento, vou abordar com você uma situação típica, que ocorre com muita frequência nas mais diversas empresas, sejam elas públicas ou privadas, que é a questão “fraude”. Inicialmente, vamos imaginar uma situação em que o gerente financeiro realiza uma série de pagamentos que não estão relacionados com as operações da empresa, ou seja, são pagamentos divergentes do interesse empresarial. Mesmo que esses pagamentos tenham sido solicitados e autorizados pela alta diretoria da empresa, o fato de não fazerem parte das operações habituais da empresa caracteriza uma operação fraudulenta.

Ainda pensando nesse assunto, sendo os pagamentos deliberados pela alta diretoria e executados pela gerência financeira, você concorda comigo que somente com a atuação de “terceiros” seria possível a identificação e correção da fraude apontada?

Na sua percepção, seria possível uma empresa que realiza operações em desacordo com suas atividades, e que acabam desperdiçando dinheiro sem critério ou regras, permanecer e crescer no mercado gerando resultados promissores?

É hora de conhecer a atuação da auditoria externa! Após apresentar que controle externo é um conjunto de regras aplicadas por empresas e governos com o objetivo de otimizar e/ou fiscalizar as atividades empresariais, vamos visualizar a situação de uma empresa local em que o Gerente Financeiro autoriza pagamentos a pedido da Diretoria Geral, mesmo estando esses pagamentos em desacordo com as atividades operacionais dessa empresa.

Esses pagamentos são referentes a despesas pessoais do Diretor Geral e incluem aluguel de residência, academia dos filhos do diretor, manutenção de veículo particular e outras despesas totalmente fora dos objetivos da empresa.

Por se tratar de uma empresa conhecida na cidade e na região devido à grande geração de empregos e movimentações diárias, faz-se necessário que se tenha um processo de controle externo através de uma empresa de auditoria especializada em desvios financeiros.

Na primeira reunião de trabalho, a equipe de auditoria externa solicita os seguintes documentos:

• Extratos bancários dos últimos 90 dias.

• Notas fiscais e boletos liquidados nos últimos 90 dias.

• Movimentação financeira do caixa nos últimos 90 dias.

• Recebimentos de vendas dos últimos 90 dias.

Após minuciosa análise e conciliações financeiras — processo de relacionar o pagamento feito pelo banco ou pelo caixa com os respectivos documentos comprobatórios — a empresa de auditoria externa chegou às seguintes conclusões:

• Saldo inicial (90 dias atrás) em caixa (espécie) = 13 mil reais.

• Saldo inicial (90 dias atrás) bancário = 20 mil reais.

• Recebimentos realizados pelo banco = 200 mil reais.

• Pagamentos realizados pelo banco a fornecedores diretos da empresa = 120 mil reais.

• Pagamentos realizados pelo banco a funcionários e encargos trabalhistas = 45 mil reais.

• Pagamentos realizados pelo caixa em conformidade com as operações = 8 mil reais.

• Saldo final (após 90 dias) em caixa = 5 mil reais.

• Saldo final (após 90 dias) bancário = 35 mil reais.

Nesse momento, a empresa de auditoria fecha o relatório do serviço prestado, apresentando um desvio de 20 mil reais, e indica que ele ocorreu através de pagamentos realizados pelo banco. O raciocínio para essa conclusão passou pelas seguintes fases:

• Saldo inicial do caixa - pagamentos realizados pelo caixa = saldo final do caixa.
  13 mil reais - 8 mil reais = 5 mil reais (exatamente o saldo final do caixa)

• Saldo inicial bancário + recebimentos pelo banco - pagamentos pelo banco = saldo final bancário.
  20 mil reais + 200 mil reais - 120 mil reais - 45 mil reais = 55 mil reais (valor que deveria ter no banco após todas as validações;  e 20 mil reais a mais do que realmente se tinha).

Como o saldo bancário final foi de apenas 35 mil reais, imediatamente a empresa de auditoria externa confirmou a identificação de um desvio de 20 mil reais com pagamentos diversos aos interesses da empresa auditada.

Dessa forma, pode-se observar que, caso não houvesse essa empresa de autoria realizando esse controle externo, o desvio de 20 mil reais poderia passar imperceptível, e apesar de esse desvio não deixar a empresa no vermelho (com dívida), deixou a empresa com menos dinheiro guardado, podendo comprometer uma expansão da empresa ou até mesmo pagamentos futuros. 

Existem alguns tipos de controles externos e, primeiramente, vou abordar a questão do sistema de controle externo realizado pelos órgãos governamentais de fiscalização. Esse tipo de controle trata-se de uma fiscalização sobre a administração pública realizada pelo Poder Legislativo para que as atitudes desempenhadas sigam conforme regras predefinidas. O controle é exercido sobre algumas áreas como, por exemplo, área contábil, área financeira, área orçamentária e área operacional, com o objetivo de verificar e comprovar os atos da administração pública, incluindo a correta utilização de recursos públicos. No Brasil, o controle externo exercido pelo Poder Legislativo conta com o auxílio do Tribunal de Contas da União (TCU), fiscalizando e punindo os infratores da lei, conforme disposto pela instituição: 

Como as empresas buscam crescimento e desenvolvimento constantes, é possível observar que ocorre, ao mesmo tempo, a necessidade de ampliação das instalações e operações que, juntamente com o desenvolvimento da tecnologia e implantação de controles internos, necessitam de fiscalização e validação externa que assegurem a veracidade de suas informações. Para essa fiscalização e validação externa de fato acontecer, é necessário que sejam aplicadas algumas técnicas da área de Ciências Contábeis, dentre elas, escrituração, demonstrações contábeis, auditoria ou análise das demonstrações contábeis (temas já abordados em aulas anteriores). 

Nesta lição, nosso foco será na técnica de auditoria. Essa técnica surgiu junto com a evolução do sistema capitalista para acompanhar esse crescimento, ou seja, houve a necessidade de algo que verificasse a situação patrimonial e financeira das empresas. Dessa forma, a auditoria, após uma análise, emitia um parecer sobre a situação da empresa de acordo com os dados levantados. Essa auditoria poderia ser realizada internamente ou externamente e possuía uma grande importância, pois visava à diminuição de custo e aprimorar procedimentos internos. Como você deve imaginar, isso, que começou há alguns anos atrás, ainda é extremamente importante para as empresas nos dias de hoje, visto que conhecer a situação de uma empresa é necessário para que ela continue no mercado. Diante dessa perspectiva, trataremos, então, de empresas privadas, em que as auditorias externas atuam como sistema de controle externo. 

A atividade de auditoria independente, ou auditoria externa, como é mais conhecida, foi introduzida no Brasil no fim do século XIX, devido aos investimentos internacionais feitos no país por empresários que aqui observavam grandes oportunidades de negócios naquela época. Com esses investimentos sendo realizados, era necessário que fossem analisadas as informações contábeis com o intuito de atestar sua veracidade, ou seja, validar a realidade daquela oportunidade de negócio, e isso começou a ser feito através da auditoria externa. 

Sendo assim, Crepaldi (2000) define auditoria externa como: 

Ao contratar uma auditoria externa, a empresa conta com uma maior confiabilidade em seus demonstrativos contábeis e financeiros, promovendo, assim, um ambiente de transparência das informações empresariais e monitoramento constante das operações desenvolvidas. Diante disso, é possível mencionar alguns benefícios da auditoria externa para a gestão e eficiência na tomada de decisão:

O planejamento da auditoria externa

O planejamento é um fator importante para a obtenção de sucesso em qualquer trabalho, e na auditoria não é diferente. Com um planejamento bem feito, consegue-se definir ideias sobre a empresa a ser auditada e elaborar estratégias definindo as áreas de maior probabilidade de erros durante o processo de auditoria e, assim, não distorcer a conclusão do auditor.  

De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade, o CFC (2003), o planejamento é considerado a primeira etapa dos trabalhos da auditoria, pois as estratégias de execução do trabalho são definidas de acordo com a empresa a ser auditada. 

O auditor independente deve ter em conta que o Planejamento de Auditoria é um processo que se inicia na fase de avaliação para a contratação dos serviços. Nessa etapa, devem ser levantadas as informações necessárias para conhecer o tipo de atividade da entidade, sua complexidade, a legislação aplicável, relatórios, parecer e outros informes a serem emitidos, para assim determinar a natureza do trabalho a ser executado [...] (CFC, 2003,  p. 219). 

Diante da importância e abrangência da auditoria externa, destaca-se a necessidade de o auditor externo ser um profissional sem qualquer tipo de vínculo empregatício (ou de outra natureza) com a empresa, como já citado anteriormente, uma vez que sua função é realizar um trabalho sem qualquer análise pessoal, mas, sim, estritamente profissional da situação atual em que a organização se encontra. Essa é a auditoria externa ou auditoria independente.

A área administrativa é muito intrigante para o profissional Técnico em Administração. Assim, é de grande importância a atuação desse profissional no que tange a zelar pela veracidade e qualidade dos registros empresariais e assegurar a facilidade da obtenção de informações por parte do auditor.

Neste momento da lição, você já compreendeu o processo de controle externo e sua importância para a análise e validação das informações empresariais por parte de empresas e governos independentes.

Se retomarmos a situação apresentada no case desta lição, o profissional de auditoria externa, para levantar todas aquelas informações, precisou realizar  um planejamento das etapas a serem percorridas para a realização do serviço proposto. Essas etapas estão listadas a seguir:

Com todos os documentos organizados, o auditor externo iniciou o relacionamento entre os que foram pagos e os comprovantes de pagamento através do extrato bancário ou do caixa da empresa, e a cada documento com pagamento identificado e validado, o saldo bancário ou do caixa foi se reduzindo, da mesma forma que a cada recebimento identificado e validado, o saldo bancário ou do caixa foi aumentando.

Com pouco esforço, você já observou que, ao final do processo de relacionamento entre documentos e comprovações de efetivação, a auditoria externa conseguiu apontar de forma clara e direta se houve ou não desvio financeiro da empresa.

No case apresentado, ao concluir a conciliação (relacionamento), foi possível constatar que, dentre os documentos analisados, havia 20 mil reais em pagamentos que estavam em desacordo com a atividade empresarial, ou seja, boletos diversos que não estavam vinculados a fornecedores, colaboradores, impostos, encargos trabalhistas ou outra despesa própria da empresa.

Enquanto técnico(a) em administração, você é parte fundamental para o sucesso do trabalho da auditoria externa, uma vez que deverá auxiliar os auditores em todo o processo, fornecendo informações detalhadas sobre os lançamentos analisados realizados pela empresa, a fim de deixar claro para o auditor do que se trata cada documento a ser validado.