A controladoria pode ser entendida como a junção de conhecimentos sobre as operações empresariais, desenvolvendo planos e metas para a empresa, definindo e implantando estratégias, contribuindo e fornecendo análise de resultados para a tomada de decisão. O controller, por sua vez, é o profissional responsável pela verificação e confirmação das informações da empresa para que os gestores tomem as melhores decisões. 

Sendo assim, o objetivo desta lição é apresentar alguns comentários sobre o tema controladoria e, também, deixar claro quais são o papel e a função do controller, em ambientes empresariais que se alteram e exigem acompanhamento de forma constante. Ao final desta lição, você estará preparado(a) para discutir e analisar os pontos principais do departamento controladoria, além de entender a importância do profissional conhecido por controller.

Você concorda que uma empresa deve tomar decisões sem analisar os possíveis resultados e sem conhecer as consequências destas decisões para a sua área financeira? Acredito que você tenha respondido “NÃO”. Se essa foi mesmo a sua resposta, perfeito! Para uma tomada de decisão de forma assertiva, os gestores precisam conhecer a realidade da empresa; para isso, contam com a controladoria e com o controller, que fornecem informações valiosas que geram conhecimento sobre as operações empresariais.

Diante disso, vamos imaginar uma empresa que pretende comprar R$ 80.000,00 de determinado produto que será revendido e espera-se que ele proporcione bom lucro para ela. Como já vimos, uma empresa não deve tomar decisões sem antes realizar uma análise, e é neste momento que o controller desenvolve o seu papel. Ele deverá apresentar:

1. Por quanto será vendido cada produto?

2. Qual o custo de cada produto?

3. Em quanto tempo os produtos serão vendidos?

4. Será preciso contratar mais um vendedor? Qual o salário?

5. Para cada produto vendido, qual o valor do imposto a ser pago?

6. Gerará lucro ou prejuízo?

São muitos pontos a se analisar, não é mesmo? Você já consegue compreender o porquê da controladoria e do controller serem peças fundamentais para a administração empresarial? Se você já refletiu sobre isso, percebeu que a controladoria desenvolve papel relevante e essencial em cada parte do processo de gestão, desde a fase inicial do planejamento até a fase final do controle e da avaliação do desempenho.

Joaquim acabou de conseguir seu primeiro emprego em um hospital como controller da organização. Como o hospital era grande, existiam mais pessoas com esse mesmo cargo, o que facilitou demais a vida de Joaquim, que, apesar de sua formação, nunca tinha atuado na área. Vicente, seu colega de trabalho, explicou que os custos de um hospital são elevados, isso porque são vários setores dentro de um mesmo lugar, por exemplo, há o serviço de enfermagem, a farmácia, o laboratório, a lavanderia e o serviço de alimentação, sem contar com custos de equipamentos, seguro, manutenção, limpeza e tantos outros gastos que são necessários para que o hospital consiga funcionar. 

Alguns dias depois de começar no trabalho, surgiu uma grande demanda para Vicente, e Joaquim foi escolhido para ajudá-lo. Ela veio do Diretor Geral e foi solicitada uma análise da controladoria em relação aos custos, pois se preocupou ao ver que os custos fixos estavam maiores que as receitas (recebimento). A análise solicitada, então, foi que o controller identificasse em quantos por cento os custos totais deveriam ser reduzidos para que houvesse um equilíbrio entre os custos e as despesas. 

Ao começar a análise, precisaram identificar todos os custos que havia no hospital e, também, o valor da receita do hospital, ou seja, buscaram saber sobre todo o dinheiro que entrava na empresa por meio da venda de serviços. Com isso, identificaram que os custos anuais eram de:

Total de custos relacionados com a unidade hospitalar = R$ 7.369.455,00

Total de custos relacionados com serviços aleatórios = R$ 621.889,00

Total de custos das atividades gerais de apoio = R$ 2.393.091,00

Total de custos = R$ 10.384.435,00

Identificaram também que as receitas tinham uma média de R$ 220,00, e cerca de 40.606 pessoas pagavam esse valor, somando, então, R$ 8.933.320,00. Eu contando, aqui, parece que foi simples, mas foram dias de muito trabalho! Porém, com todas essas informações em mãos, a solicitação estava prestes a ser cumprida. Com todos esses dados em mãos, foi possível verificar o que seria necessário para equilibrar as receitas com os custos e as despesas, para isso, utilizaram um cálculo:

Resultado = Receitas - Variação de Custos e Despesas

Desta forma: 

Equilíbrio: Recebimentos - Pagamentos = Zero (não sobra e não falta dinheiro).

R$ 8.933.320,00 - R$ 10.384.435,00 = R$ -1.451.115,00 (falta este valor todo ano).

Redução dos Custos Totais = (1.451.115,00 ÷ 10.384.435,00).

Redução dos Custos Fixos = 13,97%, ou 14%.

Sendo assim, a redução de custos fixos deveria ser de 13,97%, ou 14%, para que fosse atingido o equilíbrio entre os recebimentos e pagamentos. Com base nesse case que trouxe para você, acho que fica claro o quão importante é o papel desse profissional dentro das organizações, não é mesmo? O exemplo foi em um hospital, mas, em todas as empresas, o controller desenvolve um trabalho muito importante!

Nesta lição, já falamos um pouco sobre controladoria, mas o que, de fato, significa esse termo? O conceito de controladoria surgiu devido à necessidade de controle por parte das empresas norte-americanas e de suas filiais, no início do século XX. Devido ao processo de união ocorrido com muitas empresas, que se multiplicaram durante a Revolução Industrial, durante o século XIX, foram originados grandes grupos empresariais, os quais eram caracterizados por ter uma estrutura que apresentava forte crescimento, organizada sob a forma de departamentos e divisões. Com a formação desta estrutura tão complexa, foi solicitado, por parte dos dirigentes e gestores, um controle central em relação aos seus departamentos e divisões que se espalhavam, rapidamente, pelos Estados Unidos e outros países (MARTINS, 2005). Dessa forma, entende-se que controladoria é a forma como se administra os dados e as informações de uma empresa. É a base para direcionar a empresa para a eficiência, analisando, principalmente, sua vida econômica e financeira, proporcionando decisões mais assertivas pelos gestores. 

É sabido que empresas são organizações que envolvem recursos humanos, materiais e financeiros e podem ser analisadas segundo diferentes pontos de vista. Por exemplo, podemos considerar a empresa como entidade de natureza política, privilegiando-se a análise da luta pelo poder e das formas como ele é exercido. Do ponto de vista administrativo, os enfoques podem ser diferenciados, mas todos consideram a empresa como uma organização que dispõe de um conjunto de recursos e busca atingir certo(s) objetivo(s). Ou seja, nesse contexto, as atividades de planejamento e controle são privilegiadas.

As empresas necessitam, constantemente, de informações importantes para que sua atividade operacional apresente resultados financeiros satisfatórios, sendo assim, a atividade da controladoria tem por objetivo abraçar a continuidade e o crescimento ótimo da empresa, garantindo que bons lucros sejam gerados, exercendo, assim, a missão do departamento de controladoria (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2004 apud BRUNI; GOMES, 2010).

É possível encontrar conceituações sobre o foco de atuação da controladoria. Uma ideia de fácil compreensão é pensarmos que a controladoria atua no modelo de gestão de forma generalizada, tendo, como premissa, o planejamento e o controle. A necessidade e a qualidade das informações, também, são quesitos importantes para o departamento controlador, que busca principalmente formar resultados para a empresa (BORINELLI, 2006 apud BRUNI; GOMES, 2010). 

É possível observar que a atividade gerencial contida nas atividades da controladoria é um trabalho delicado que engloba controle, direção, planejamento e organização, em busca de operações que satisfaçam a necessidade e o objetivo empresarial, que, normalmente, são chamados sobra de recursos financeiros.

Segundo Borinelli (2006 apud BRUNI; GOMES, 2010), a área do conhecimento da controladoria se materializa dentro das organizações, conforme as funções apresentadas a seguir. 

É importante destacar que as funções e atividades apresentadas mostram as tarefas da controladoria e fazem parte de toda empresa. A diferença encontrada de uma empresa para outra é a maneira como as funções são desenvolvidas. 

Com o objetivo de dar maior compreensão sobre as atividades e funções da controladoria, Borinelli (2006 apud BRUNI; GOMES, 2010) descreve o processo de planejamento e controle da seguinte forma: planejamento, orçamento, execução, controle, medida corretiva e avaliação de desempenho.

Pode-se observar que, ao abordar a importância da controladoria empresarial, não podemos deixar de abordar, também, o papel do controller, pois trata-se de um profissional com habilidades específicas, dentre elas: profundo conhecimento do segmento em que a empresa participa e dos fatores que afetam o setor; entende e se identificar com a ideia da empresa, em relação a metas e planejamentos; facilidade e conhecimento para interpretar dados contábeis e estatísticos, além de interpretar e tirar conclusões sobre esses dados, propondo planos e projeções para futuros períodos; e capacidade de se comunicar de forma clara e de fácil entendimento, para apresentar os pontos que podem influenciar, de forma negativa, os resultados da empresa (BORINELLI, 2006 apud BRUNI; GOMES, 2010).

Neste momento da Lição 1, você já percebe que as atividades desenvolvidas pela controladoria e os conceitos apresentados são vistos como bases para que a empresa se desenvolva de forma satisfatória, agregando recursos importantes para elevar e maximizar a riqueza empresarial.

Se você chegou até aqui, significa que você já entendeu o que é “controladoria”, quais são suas áreas de trabalho e, também, compreendeu a importância e o papel do profissional controller. Agora, imagine que você foi convidado(a) a montar o departamento de controladoria em uma pequena empresa na sua cidade. Ao chegar em casa, você começou a imaginar como seria sua atuação diante deste departamento tão importante para a empresa, ainda mais sabendo que a empresa está passando por dificuldades financeiras e que você poderia ser a salvação para que esta empresa permaneça em atividade.

Já no primeiro dia de trabalho, você percebeu que a empresa enfrentava vários problemas, como falta de produtos em estoque, pouca variedade de produtos para vender, grande número de funcionários em alguns departamentos sem que tivessem atividades de rotina, compras realizadas sem critérios e cotações de preços, vários pagamentos em atraso e fornecedores distantes, além de não haver critérios para definir o preço de venda de seus produtos. Imediatamente, você identifica que realmente seria necessário uma análise geral da empresa por meio da implantação da controladoria empresarial, reestruturando a empresa com o objetivo de coletar dados para a geração de informação e conhecimento, que contribuirão para as decisões gerenciais e para o sucesso desta empresa. As suas atitudes seriam:

• Entrar em contato com os fornecedores para renegociar as dívidas em atraso e, assim, conseguir que estes fornecedores continuem vendendo para a empresa, mantendo, assim, os estoques para venda.

• Elaborar, rapidamente, um processo de compras, exigindo cotações para comprovar as melhores negociações, com o objetivo de cortar os desperdícios financeiros.

• Recolocar funcionários em departamentos que estivessem necessitando de mais apoio.

• Aprimorar a formação do preço de venda, seguindo algum critério conhecido, com o objetivo de que as vendas fossem capazes de pagar os custos.

• Buscar novos fornecedores para aumentar as possibilidades de vendas, sendo que a empresa teria novos produtos para venda.

É possível observar que a controladoria é a âncora empresarial em busca de melhores resultados.