Olá, estudante!  Seja bem-vindo(a) a mais uma lição da disciplina de Controladoria e Finanças.  O objetivo principal desta lição é apresentar alguns conceitos relacionados ao sistema de controle interno, salientando a importância da correta utilização dele nas empresas, com o objetivo de facilitar o acompanhamento de um plano estratégico e promover a correção de falhas ou distorções durante todo o processo operacional.

Apresentado de forma clara e de fácil entendimento, o assunto “controle interno” será abordado e detalhado para que você visualize que se trata de um conjunto ordenado de instrumentos e técnicas que permitem que as empresas atinjam as metas e os objetivos propostos inicialmente. 

Ao tomar conhecimento sobre o uso dos sistemas de controles internos, você estará apto(a) a abordar e a atuar como um(a) profissional de controle interno, promovendo a sustentabilidade e o crescimento empresarial a partir de intervenções estrategicamente pontuais, porém de grande valia para a eficiência operacional e a geração de resultados.  

Na “Problematização” desta lição, será exposta uma situação simplificada que será concluída na etapa “Saiba aplicar”. O objetivo é fazer com que surjam questionamentos sobre a importância da utilização, ou não, de sistemas de controles internos. 

Inicialmente, visualizaremos uma empresa que toma a decisão de acompanhar a própria capacidade de pagamento (relação entre o montante a pagar e o montante a receber em certo período de tempo) das operações. Para obter sucesso nessa decisão, são necessários o desenvolvimento e a implantação de um aprimorado sistema de controle que permita, de imediato, conhecer a liquidez financeira (capacidade de pagamento) à medida que as operações forem sendo realizadas.

Seria possível obter essa informação sem a utilização de um sistema de controle interno eficiente e integrado aos diversos departamentos da empresa, objetivando a geração de conhecimento para as melhores tomadas de decisão? 

 Assim como você vem estudando ao longo do curso técnico em Administração, a seleção, o recrutamento, o treinamento de equipes e as capacitações são áreas do departamento de Recursos Humanos. Todas essas áreas são passíveis de se aplicar um sistema de controle interno. No case desta aula, será exposta a aplicabilidade de um sistema de controle interno na área de Recursos Humanos de uma distribuidora. O departamento observado será o de logística.

Considere que a distribuidora está interessada em incentivar a capacitação e o treinamento dos colaboradores, especificamente, do setor de logística. Todavia, para isso ocorrer, é necessário implantar um aprimorado sistema de controle interno para acompanhar a realização de cursos e treinamentos diversos que cada colaborador fez em um determinado intervalo de tempo. 

O controle, antes de ser implementado, passou por algumas discussões, a fim de definir o número de treinamento mensal para o colaborador, quem ficaria responsável por buscar e repassar os certificados dos cursos para o RH, como seria o acompanhamento feito pelo RH e quem receberia as informações para realizar o acompanhamento.

Dessa forma, definiu-se que seria realizado da seguinte forma: 

A logística da empresa conta com 22 colaboradores. Sendo assim o departamento de Recursos Humanos da empresa deveria receber 66 certificados por mês (três certificados por colaborador). Mensalmente, os certificados recebidos pelo RH deveriam ser tabulados como forma de acompanhar o desenvolvimento estratégico de capacitação de colaboradores. 

Com todos os pontos de controle definidos, o sistema de controle interno entrou em uso e, logo no terceiro mês de acompanhamento dessa ação estratégica, para incentivar o desenvolvimento dos colaboradores, o RH da empresa observou uma variação considerável em relação ao que foi proposto e ao que estava sendo efetivado pelo programa de capacitação. O número de certificados recebidos em três meses, que deveria estar em 198 unidades, apresentava uma soma de apenas 143 unidades, ou seja, 55 certificados a menos do que era esperado.

Nesse caso, o sistema de controle interno possibilitou uma verificação daquilo que havia sido proposto aos colaboradores. Podemos afirmar que essa é uma ferramenta capaz de inserir variáveis corretivas ao planejamento da empresa, pois, nesse caso, foi elaborada pelo RH em conjunto com o gerente de logística. Trata-se de um programa de incentivo financeiro periódico aos colaboradores que cumprissem a meta de três certificados por mês durante um período de três meses.

Nos últimos anos, o crescimento da economia vem aumentando a competitividade entre as empresas de modo geral, o que, consequentemente, exige uma maior atenção no que diz respeito ao modelo de gestão que está sendo utilizado. Essa situação de competitividade e atenção ao modelo de gestão, ao mesmo tempo em que propicia desafios, gera incentivo para que as organizações se dediquem às inovações que proporcionam as melhores tomadas de decisão em um ambiente globalizado. A dinâmica do mercado pode ser identificada a partir de um gerenciamento eficiente dos processos, utilizando o controle das operações realizadas pela empresa.

É perceptível que, ao abordarmos o controle interno, estamos nos referindo a um conjunto de instrumentos que permitem que a empresa continue operando de acordo com o planejamento inicial, atentando-se aos diversos departamentos e acompanhando e corrigindo as falhas observadas, visto que ele está vinculado à vigilância, à fiscalização e à verificação das informações e dos dados que permitem prever, observar, dirigir e/ou governar os acontecimentos dentro da empresa, refletindo no respectivo patrimônio. 

Quando utilizado corretamente, o sistema de controle proporciona as seguintes vantagens:

Vale destacar que o êxito desse mecanismo está condicionado à qualidade das informações geradas ao longo das atividades. Em outras palavras, a qualidade dos negócios está diretamente relacionada à forma como os mesmos são conduzidos e, sobretudo, ao modo como o sistema desenvolvido está sendo controlado. 

Entendemos, assim, que controlar é preciso sempre, pois o ser humano está sujeito a fatores diversos, como a incapacidade, a má vontade e até mesmo o desconhecimento, para realizar uma atividade. Dessa forma, o processo de controle se apresenta como um norteador do ser humano em suas ações empresariais. Com base nisso, muitas organizações têm adotado o sistema de controle interno, com o intuito de definir e padronizar os procedimentos necessários para obter mais controle do negócio e organização da empresa. Isso propicia maior confiabilidade ao negócio e melhores resultados. Sabe-se que o controle interno advém da necessidade de aperfeiçoamento dos procedimentos utilizados pelas organizações, passando a ocupar um lugar de destaque no planejamento e na execução das atividades operacionais. 

De modo geral, os conceitos e as definições a respeito do controle interno estão relacionados ao planejamento organizacional, que envolve processos administrativos e contábeis, objetivando organizar a empresa e fazer com que os colaboradores respeitem e deem continuidade às políticas traçadas pela administração. 

No que diz respeito aos controles internos relacionados às finanças, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) define que: 

Diante dos conceitos apresentados, é possível verificar que a implantação de um sistema de controle interno é necessária, porque viabiliza a análise gerencial do sistema, considerando os riscos propostos durante a execução dos processos e os riscos acerca da atividade empresarial, entendendo que se trata de um sistema burocrático e detalhado na delimitação da rotina e dos procedimentos. Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir as seguintes variáveis:

Para uma implementação eficiente do processo de controle interno, é necessário visualizar o futuro desejado, deixando os acontecimentos do passado como aprendizado, e não os tomando como base. É preciso visualizar e analisar a realidade atual da empresa, definir metas claras e conhecer os riscos daquilo que está sendo operacionalizado.

Objetivos dos controles internos 

O controle interno orienta a empresa a evitar que ocorram erros potenciais, controlando e corrigindo as causas. Sendo assim, o CFC, a partir da NBC T 16.8, estabelece como principais objetivos do controle interno (BRASIL, 2008): 

Processo de controle interno

Considerando que o controle interno é parte integrante do processo de gestão e permite a definição de padrões para o acompanhamento do desempenho operacional, proporcionando a manutenção das atividades empresariais, o processo dele é definido por alguns elementos essenciais:

Enfatizando os elementos que são essenciais para a existência de um sistema de controle interno em uma empresa, importa saber que esses elementos contribuem para que os controles sejam eficazes e atendam às expectativas em sua funcionalidade a partir do acompanhamento exercido pela auditoria. Para que isso ocorra, os gestores precisam ter conhecimento dos conceitos referentes ao controle interno, garantindo à empresa a manutenção dos próprios interesses, ou seja, a proteção do patrimônio contra qualquer tipo de perda ou risco que venha a ocorrer devido a erros ou irregularidades.

Assim como foi comentado na “Problematização”, será apresentada, neste tópico, a aplicabilidade de um sistema de controle interno que tem, como objetivo, acompanhar a liquidez financeira da empresa de forma imediata, proporcionando intervenções estratégicas para a correção das distorções observadas.

Inicialmente, é necessário deixar claro que “liquidez financeira” é a relação ou divisão entre o montante que a empresa tem para receber em um determinado período de tempo somado ao dinheiro disponível no caixa pelo montante que a empresa tem para pagar em determinado período de tempo.

De forma quase automática, você já visualiza que a ferramenta de controle “fluxo de caixa” é capaz de auxiliar no processo de obtenção dessa valiosa informação empresarial, pois facilita o acompanhamento do saldo e dos recebíveis em relação aos compromissos.

Considere que, no dia 1º de janeiro de 2023, uma empresa tenha um saldo disponível em caixa de 15 mil reais e 25 mil reais a receber de clientes no dia 30 de janeiro. Por outro lado, essa mesma empresa tem contas a pagar, totalizando 26 mil reais no dia 30 de janeiro. Como o objetivo da empresa é acompanhar a Liquidez Financeira (LF) mensal, nesse caso, temos uma liquidez financeira de 1,54, que foi obtida da seguinte forma:

LF = (saldo + recebíveis) / (contas a pagar) = (15 mil + 25 mil) / 26 mil = 1,54

O significado desse cálculo reflete que, para cada 1 real que a empresa tem para pagar, essa mesma empresa tem 1 real e 54 centavos de disponibilidade até 30 de janeiro, ou seja, a organização apresentará uma sobra de caixa ao final de janeiro.

Na primeira semana de janeiro, ocorreram várias operações de compra e venda, o que proporcionou à empresa as seguintes informações. 

Após a 1ª semana de janeiro, a liquidez é a seguinte:

LF = (saldo + recebíveis) / (contas a pagar) = (15 mil + 25 mil + 5 mil + 6 mil) / (26 mil + 16 mil + 14 mil) = 51 mil / 56 mil = 0,91

O significado desse cálculo reflete que, para cada 1 real que a empresa tem para pagar, essa mesma empresa tem 91 centavos de disponibilidade até 30 de janeiro.

Esse exemplo tem como objetivo demonstrar como funciona um sistema de controle interno em uma empresa. É perceptível que, quando uma empresa realiza um sistema de controle interno, ela consegue auxiliar os departamentos envolvidos nas operações empresariais a buscarem a correção e a recuperação da liquidez financeira, ao mostrar que, se nada for feito, a empresa não terá recursos para honrar os compromissos no final do mês de janeiro. 

Acompanhando todo o processo de contas a pagar e de contas a receber da empresa, você também consegue responder à pergunta que deixei na problematização desta lição. Não seria possível identificar o aperto financeiro com antecedência sem que houvesse o sistema de controle interno. Esse processo é dinâmico e necessita ser acompanhado e orientado constantemente.