La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en firmas pequeñas representa un desafío significativo que requiere metodologías estructuradas para garantizar su eficacia. En este contexto, la Federación Internacional de Contadores (IFAC) ha desarrollado la "Serie Gestión de la Calidad: Implementación en una Firma Pequeña, Capítulo 2", que proporciona un enfoque detallado para la adopción de un SGC en firmas de menor dimensión. Este texto analiza los pasos 3 al 8 del documento, los cuales detallan la estructuración y operatividad de un SGC efectivo, enfatizando la importancia de la valoración del riesgo, la asignación de responsabilidades, la recopilación de información, la creación de respuestas, la documentación y el seguimiento, recomiendo revisar el documento completo.

Paso 3: Lluvia de ideas sobre objetivos de calidad y valoración del riesgo

El tercer paso en la implementación del SGC consiste en identificar y definir los objetivos de calidad, así como en evaluar los riesgos asociados a su cumplimiento (IFAC, 2024). Este proceso debe realizarse de manera estructurada mediante reuniones o reflexiones individuales, dependiendo de la estructura de la firma.

Para ello, se sugiere la creación de un libro de trabajo que documente los objetivos de calidad establecidos, sus posibles riesgos y las medidas a adoptar. En este sentido, la Norma Internacional de Gestión de Calidad (NIGC 1) propone categorizar estos objetivos en seis componentes: gobierno y liderazgo, requerimientos de ética, aceptación y continuidad de clientes, realización del encargo, recursos, e información y comunicación. Este proceso no solo permite priorizar los riesgos más críticos, sino también asegurar la trazabilidad de las decisiones tomadas.

Paso 4: Asignación de responsabilidades

Una vez identificados los riesgos, se requiere una distribución clara de roles y responsabilidades dentro de la firma. En firmas pequeñas, es común que un mismo individuo asuma diversas funciones, mientras que en estructuras más grandes se asignan tareas específicas a diferentes miembros (IFAC, 2024).

Este paso enfatiza la importancia del liderazgo en la implementación del SGC y la necesidad de que las responsabilidades asignadas estén alineadas con la estructura organizativa de la firma. La documentación de estos roles permite establecer mecanismos de rendición de cuentas y asegurar el cumplimiento de las normativas de calidad.

Paso 5: Recabar información

El quinto paso implica la recopilación de información sobre las políticas y procedimientos actuales de la firma, lo que permite identificar brechas en relación con los nuevos requerimientos de calidad. Esta información puede provenir de documentos como manuales de control de calidad, manuales de auditoría, políticas de recursos humanos y tecnologías de la información (IFAC, 2024).

El análisis de "brechas" es clave en esta fase, ya que permite evaluar cuáles son las áreas de la firma que requieren ajustes o mejoras. Para ello, se recomienda utilizar matrices de análisis que faciliten la identificación de deficiencias y oportunidades de mejora dentro del SGC.

Paso 6: Creación de respuestas y modificación de políticas existentes

Con base en la información recopilada, el siguiente paso consiste en desarrollar respuestas que mitiguen los riesgos de calidad identificados. Esto incluye la adaptación, creación o eliminación de políticas y procedimientos que permitan el cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos (IFAC, 2024).

El enfoque recomendado por IFAC sugiere la documentación de cada política junto con su respectiva justificación. Esto garantiza que las respuestas implementadas sean adecuadas a las características específicas de la firma, fortaleciendo la cultura de calidad dentro de la organización.

Paso 7: Valoración de la documentación del SGC y su comunicación

El penúltimo paso del proceso de implementación del SGC se centra en la documentación formal de las políticas y procedimientos desarrollados, así como en la comunicación efectiva de los mismos dentro de la firma. IFAC (2024) destaca la importancia de contar con un sistema de documentación estructurado, que permita a los miembros de la firma acceder fácilmente a la información relevante sobre el SGC.

La comunicación de estos procedimientos debe garantizar que todos los involucrados comprendan sus responsabilidades y la forma en que deben aplicarse las políticas establecidas. En este sentido, se recomienda el uso de manuales, capacitaciones y sesiones informativas para reforzar el compromiso con la calidad.

Paso 8: Seguimiento y corrección

El último paso del proceso implica la evaluación continua del SGC para garantizar su eficacia a lo largo del tiempo. IFAC (2024) establece que la firma debe implementar mecanismos de monitoreo que permitan identificar desviaciones y corregirlas oportunamente.

La aplicación de auditorías internas y revisiones periódicas contribuye a la mejora continua del SGC, asegurando su alineación con los principios de calidad y con la normativa vigente. Además, es fundamental documentar las correcciones realizadas para contar con un registro histórico de mejoras implementadas.

La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en firmas pequeñas requiere un enfoque metódico y estructurado. Los pasos 3 al 8 detallados en la "Serie Gestión de la Calidad: Implementación en una Firma Pequeña, Capítulo 2" proporcionan una guía clara para desarrollar un SGC efectivo, desde la identificación de objetivos de calidad hasta el monitoreo continuo del sistema.

Cada uno de estos pasos desempeña un papel crítico en la consolidación de una cultura de calidad dentro de la firma, garantizando el cumplimiento de estándares internacionales y fortaleciendo la confianza en los servicios prestados. La correcta implementación del SGC no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también contribuye a la sostenibilidad y crecimiento de la firma en un entorno altamente regulado.

Referencia

IFAC. (2024). Serie Gestión de la calidad: Implementación en una firma pequeña, capítulo 2. International Federation of Accountants. Recuperado de https://www.ifac.org/knowledge-gateway/audit-assurance/publications/serie-gestion-de-la-calidad-implementacion-en-una-firma-pequena-capitulo-2