Bruk av grupperom og stilleområder
Grupperom
Det er syv grupperom i læringssenterets 1. etasje: to små og fem store. Alle er svært mye i bruk. Det er plassert tre stoler i de små rommene og fem i de store. I de store rommene er det også plassert en ekstern skjerm på veggen.
Kartlegging av bruken av grupperommene er gjort på flere måter. De dataene som var tilgjengelige fra reserveringssystemet er analysert. I tillegg er det er foretatt manuelle tellinger for bruken av grupperommene gjennom tre uker i januar 2019. Det er svært stor etterspørsel etter disse rommene. Vi valgte derfor også å registrere manuelt hvor mange som ble avvist når de ønsket å reservere rom.
En del av læringssenterets areal, hele 2. etasje, er stilleområde. Her skal det være arbeidsro.
Reserveringssystem
Grupperommene reserveres ved hjelp av reserveringsprogrammet Web-booking som er laget av et lokalt firma på oppdrag fra skolen. I utgangspunktet skal all bruk av rommene registreres i systemet, men rommene brukes en del uten reservering hvis de står ledige. I tillegg får enkeltelever noen ved anledninger bruke rommene alene etter muntlig avtale. Det finnes derfor ingen komplett oversikt over bruken av grupperommene: den reelle bruken er høyere enn det som fremkommer av statistikken i reserveringsprogrammet. Det er likevel grunn til å tro at dataene fra reserveringsprogrammet gir et realistisk bilde.
I utgangspunktet var reserveringssystemet selvbetjent. Uten autorisert innlogging førte det til mye feilregistrering, blant annet med bruk av fiktive navn og reserveringer som ikke ble brukt. Av den grunn ble det nødvendig at eleven møter opp i LS og ber bibliotekpersonalet reservere rom. Det er anledning til å reservere rommene 3 dager fram i tid, en økt ad gangen. Grupper får bruke rommet i flere økter hvis rommet likevel er ledig og siden reserveringen er koblet til elevens navn, kan også flere på gruppen reservere noen økter etter hverandre. Reservering av rom gjøres manuelt i systemet. Mulighet for mangelfull eller feil registrering er derfor stor, særlig for registrering av studieretning og trinnivå.
For å kartlegge bruken av rommene, har vi tatt hentet ut noe tallmateriale fra Web-booking. Dataene var ikke mulige å eksportere til Excel og analysen måtte derfor bli på noe overordnet nivå på data for et helt kalenderår. Dataene ble hentet ut manuelt.
I forbindelse med denne dataanalysen fant vi flere muligheter for forbedringer i systemet som kunne gitt bedre utgangspunkt for analyse. For det første selvsagt at dataene kunne eksporteres til Excel el.l. og at slik eksport kunne gjøres for en valgfri tidsperiode. En mer optimal registrering av reservering ville vært en kobling til elevregisteret, da hadde informasjon om klasse automatisk blitt registrert. Klassefordeling var data vi savnet i analysen. Det kunne også åpnet for selvbetjening av reserveringen. Opplysning om antall personer i gruppen kunne vært interessant informasjon for videre planlegging av rombehov.
Fordelt på studieretning og klassetrinn ser vi at det er ganske likt i Vg1 og Vg2 for begge studieretningene. Andelen Vg3-elever for YF er svært lav fordi de er få elever og mange av disse elevene er ute i praksis og følger tidvis ikke noe undervisning på skolen:
Bruk av grupperom
Det er hentet ut data om reservering av grupperommene for perioden 3.5.2018 - 2.5.2019.
Rommene er til sammen reservert over 8000 ganger, det vil si mer enn 1200 ganger per rom i løpet av et år. Store og små rom er like mye brukt i løpet av perioden i gjennomsnitt per rom (henholdsvis 1236 og 1208 ganger).
Elevstatistikken ved SVGS viser en fordelingen blandt elevene på 64 % Studieforberedende fag og 36 % Yrkesfaglig. SF bruker i grupperommene forholdsmessig noe mer enn fordelingen tilsier: 74 % av rommene er reservert av SF, mens YF står for 23 % av reserveringene. Fordelingen er ganske jevne for alle rom. Hybridløpene av YF-klasser med studiespesialisering blir noen ganger plassert under SF, andre ganger under YF siden dette registreres manuelt. Følgen er at det i realiteten er en noe større andel YF-elever enn det som vises i denne statistikken.
Vg1-elevene reserverer grupperommene mest, men forskjellene er ikke så store mellom trinnene. Det er også færre antall elever Vg2 og Vg3.
I de tre første ukene av 2019 registrerte bibliotekansatte hvor mange ganger forespørsler om reservering av grupperom måtte avvises fordi ingen rom var ledige. Som nevnt gjøres reserveringer av en bibliotekansatt, stort sett alltid ved at eleven spør i skranken i LS. Det er grunn til å anta at behovet er større enn det som går fram av tallene her. Hvis systemet var digitalt og selvbetjent med autorisert innlogging ville det vært enklere å prøve å reservere rom.
Mange fikk avslag, særlig i 2. og 3. økt.
. Det er ganske stor variasjon på ukedagene:
Vi ser at mange grupper ønsker rom uten å finne det.
Størrelsen på gruppene som spurte etter rom ble også registrert, noe som ga viktig informasjon. Ut fra dette ser vi at mange elever fikk ikke grupperom i telleperioden.
De tre første ukene av januar 2019 ble det foretatt en telling av antall elever som oppholdt seg i grupperommene på fem ulike tidspunkt gjennom dagen: kl. 8.45, 10.30, 11.45, 12.30 og 14.15. Data ble registrert alle dagene disse tre ukene.
Dette ga informasjon om når på dagen grupperommene var mest i bruk og ikke overraskende var det i 2. og 3. økt. Framstillingen nedenfor er tallene fra alle telledagene summert fordelt på tidspunkt.
Bruken av grupperommene fordelt på ukedager bekrefter også en antakelse de bibliotekansatte hadde: forespørslene om grupperom avtar mot slutten av uken. Når vi regner ut gjennomsnittlig antall elever på store og små grupperom for ukedagene, ser vi at fredag er det vesentlig mindre bruk enn de andre dagene. Tallene for de store rommene er naturligvis mye høyere enn de små, da det er fem store og to små grupperom.
Hvor mange elever som faktisk sitter på de ulike grupperommene har stor betydning for videre planlegging: hvor store grupperom er det faktisk mest behov for? Tellingene viser at de vanligste gruppestørrelsene er på 2 eller 3 elever, men det er også en god del grupper med 4 elever i løpet av de 21 dagene denne registreringen varte. Foretrukket bruk av grupperom er at det skal være minst 2 personer for å bruke rommet, men i noen tilfeller gjør enkeltelever avtaler om å få bruke rommet alene for å øve på fremføringer e.l.
I gjennomsnitt var det 2,8 elever på grupperommene når de var i bruk.
Stilleområder
I LS er 290 kvadratmeter, dvs. 27 % av publikumsarealet, definert som stilleområde. Dette er plassert i 2. etasje over en del av LS. Stilleområdet er delt i to. I det åpne arealet er det 18 lesebåser. Ved siden av er det en lesesal med glassdør og delvis glassvegger. Rommet er møblert med vanlige pulter og stoler og det er vanligvis møblert med arbeidsplasser til ca 20 elever.
Lesesalen brukes noe som klasserom. Bibliotekansatte prøver å være svært restriktive på å la det bli reservert til bruk for undervisning, men det er nødvendig en del ganger på grunn av plassmangel. At rommet er opptatt ved en del anledninger, vil påvirke både bruken av det og muligheten for å samle god statistikk. Det er også sannsynlig at elever som ville ønsket å bruke rommet slutter å oppsøke det hvis de har opplevd flere ganger at det er reservert for annen bruk. Det er derfor grunn til å anta at antall elever som faktisk bruker rommet ikke nødvendigvis er helt likt antallet som kunne ønsket å bruke det hvis det alltid var tilgjengelig.
De tre første ukene av januar 2019 ble det foretatt telling av antall elever i stilleområdet. Tellingene ble gjort samtidig med telling av antall elever i grupperommene, fem ganger pr dag. Tall fra lesesalen er ikke tatt med når den var brukt til undervisning eller møter.
Vi ser at lesebåsene er mest brukt.
