３．自治会について

（２）自治会内の理事会

• 自治会の運営組織体である理事会は、構成住居区域を４班に分け、さらに各班を４組に分け、各班各組別に１６人の理事が年度ごとに順番で交代しています。

• 各班各組の世帯数によりますが、大体２４年ごとに理事が順番で回ってくることになります。

• 理事会は、会長、副会長、理事で構成され、会長、副会長も含めて１６人の理事が渉外・管理班、文書・会計班、交流・福祉班、プロジェクト班に分かれて担当仕事を担っています。

• 理事会の継続的な業務を着実に履行できるようにするために、現在、最長４年の任期で防災とホームページの支援スタッフを設置しています。

（４）自治会用の書類様式集

• 自治会には入居届、退居届などの住民から理事会へ通知するための書類様式があります。これらのリストの中から必要なものをダウンロードしてください。または、各班各組の理事からお取り寄せください。

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★　前貝塚イトーピア自治会ホームページについて　

　　　2023年1月21日　ホームページ支援スタッフ

2023年１月の定例理事会において、2021年９月に開設した自治会ホームページ（HP）について、改めて2021年度理事会の担当者から開設の意義、経緯、現在の問題点、今後の対応などについて説明し、了承を得ました。下記の内容は2023年１月の回覧板で掲載されたものです。なお、Googleなどで「前貝塚イトーピア自治会」を検索しても表示されないという問題がありましたが、2023年５月頃から表示されるようになりました。

自治会ホームページ開設の意義について

●　普段、自治会の回覧板が回わってくると、家にいる時間の多い人が閲覧し、他の家族はほとんど閲覧することはなく、早々に次の家へ回されているのが実状ではないでしょうか。

●　そのために多くの住民が、今、自治会内で、どのようなことが問題になっているのか、また、その問題に対してどのように考え、対応しているのかについて、ほとんど知らないまま過ごしていることが多いのではないでしょうか。

●　このような状況下では、地域に対する関心度が低くなり、自治会への帰属意識や地域内での互助精神が希薄になっていきます。特に大地震が発生した際には地域全体で機動的な対応が求められるところですが、それが難しいものになります。

●　こうしたことから、回覧板とは別にして「手軽に」「いつでも」自治会の各種情報が入手できるホームページの開設は、「地域の連帯感の醸成ツール」として大変重要なものになります。

●　「自治会ホームページは、閲覧する機会が少ないものであるから必要ない」という意見もありますが、閲覧頻度の問題として捉えるのではなく、「これまでの自治会の情報を、いつでも知りたい時に手軽に閲覧できるようにしておく」、というスタンスで取り組むことが大事なことではないでしょうか。

●　中には、「自治会館の書庫に収蔵された回覧板などの資料ファイルを見に来れば良い」という意見がありますが、自治会館は、通常、夜間（１７時以降）や日曜日は閉館しており、平日もサークル団体などの利用時間帯以外は閉館しています。セキュリティ上、誰もが特に何の用事もなく気軽に入れるような場所ではありません。自治会ホームぺージは、それをカバーする自治会の情報提供ツールとして継続・発展させていく必要があります。

自治会ホームページ開設の経緯について

●　2010年代から理事会において自治会ホームページの開設について検討されてきて、ようやく2018年度理事会においてフェイスブック（facebook）を利用したものが開設されました。しかし、次の理事会において引継ぎされず、そのままさらに次の理事会に申し送り事項にされました。

●　2021年度理事会は、この問題について再検討し、フェイスブックによるホームページではなく、初心者でも容易に作成・更新作業ができるグーグルの「サイト」を利用したものに切り換えて開設することにしました。そこで、2021年５月下旬から８月下旬にかけて「自治会員限定型」と誰でもが見られる「一般公開型」の２つのホームページを作成しました。

●　自治会員限定型ホームページについては、下記の１～５の観点に対応できる内容としました。一方、一般公開型ホームページについては、下記の３にのみ対応する内容（大災害時の各種情報、イベント・行事の開催情報、イトーピアへの入居希望者向けの情報など）に対応する内容としました。

※下記の４の一部も追加掲載することにしました。（１月27日）

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1. 最新および過去の回覧板情報の入手（回覧後の情報の見逃しカバーや再確認の手段として）

2. 詳細な情報の入手（回覧板では掲載しきれない情報の入手手段として）

3. タイムリーな情報の入手（ニュース、掲示板に相当する情報の入手手段として）

4. 欲しい書類・資料等の簡単な入手（自治会理事を通さずに自治会様式書類などの入手手段として）

5. 重要または有用な情報の入手（自治会活動に関わるアーカイブの入手手段として）

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●　ホームページの運営にあたっては、個人情報保護の観点にも配慮し、ホームページ運営規程を作成しました。

●　また、自治会員限定型ホームページについては、自治会の内部情報を含むものになるため、個人のGmailアドレスを利用したID登録による閲覧制とし、個人情報の使用に係わる承諾書の提出をしていただきました。

●　なお、グーグルのサイトを利用したホームページは、掲載の情報量が１５ＧＢまでは無料で利用できます。現在、掲載の情報量は１００ＭＢですので、当面２，３年は無料で利用が可能です。もし、１５ＧＢ以上になった場合には、年間３千円で１００ＧＢまで利用できるものへ移行します。

●　このようなことで、2021年８月下旬の回覧板でホームページ開設について紹介記事を出し、９月から暫定的に供用開始しました。

自治会ホームページの問題点と今後の対応について

●　自治会ホームページについて９月、１０月の回覧板において以下の問題点が指摘されました。

①継続性を保ちにくい

a.理事が輪番制のため人員の確保が困難。ホームページを継続できる人材が毎年安定的に確保できない可能性が高い。

b.前年度ホームページ制作のボランティアを募集したが、応募者はおらず。

《今後の対応》

　a ⇒　ホームページの運営体制については、まだ試行的段階であるため、ホームページ運営規程・第２条にしたがって今後、３年程度は、ＨＰ支援スタッフとして（１‐２班）、（１-３班）、（２-４班）、（３-４班）からの４名が主体的に対応し、初心者でも対応できるようにＨＰの更新・改変用のマニュアルを作成します。ＨＰ運営スタッフ（担当理事）２名は、理事会との橋渡し役を担っていただきながら、今後徐々にホームページ運営に係わる比重をあげてもらうようにお願いします。

（ホームページ運営規程・第２条）

１．HPの運営は、理事会で承認を受けたHP運営スタッフとHP支援スタッフで構成されたHP運営部会で行う。

２．HP運営スタッフは、自治会理事２名以上を含む自治会員７名以内の体制とし、内１名はHP運営責任者とし、自治会長が任命する。

b ⇒　ホームページ制作のボランティアを募集した2021年９月は、ホームページの供用開始直後でしたので、時期尚早でした。今後は定期的に回覧板、掲示板で募集し、まちづくり・地域づくりに貢献したい学生などの応募を期待することにします。（ＨＰ支援スタッフの定員数拡大のためにＨＰ運営規程の改定が必要）

②閲覧しにくい

a.一般公開型ホームページは、検索エンジンで検索しても出てこない。ワンクリックで閲覧できるような便利なものでなければ、活用しづらい。必要な情報を掲載してもホームベージのＵＲＬを知らない人は閲覧することができない。

b.自治会員限定型ホームページは、個人のGmailアドレスを利用したＩＤ登録による閲覧制のため、閲覧に至るまでの作業が面倒くさく、閲覧登録者数が少ない。

《今後の対応》

a ⇒　Googleの検索エンジンは、有害・詐欺サイトからユーザーを守るために「グーグルサーチコンソール（Google Search Console）」といったものをセットし、実際に正当なＨＰ所有者であることを証明させるようにしています。したがって、そのプロセスを通らないと、検索されない仕組みになっています。Yahoo！Japanの検査エンジンは、Googleの検索エンジンと連動するものになっているので同様の状況です。しかし、Microsoftの検索エンジンBingには、そのようなスクリーン機能がないために「前貝塚イトーピア自治会」で検索すれば、一般公開型ＨＰはワンクリックで閲覧できます。いずれにしても、汎用性の高いGoogleの検索エンジンでワンクリックの閲覧ができるようにしますが、もし力不足で対応不能の場合には、FacebookのＨＰに一般公開型ＨＰのＵＲＬを貼り付けて誘導する方式にする、あるいは、専門のＨＰ会社にその作業を委託することも一案としておきます。

b ⇒　個人のGmailアドレスを作ることができない人のために、当面は月１回程度、自治会館でサポートする場を設け、さらにＨＰの閲覧方法についてもサポートします。

　その他、先の回覧板であげられている下記の問題点、疑問点についてもコメントしておきます。

●　外部に委託するには維持費がかかる（初期費用約30万、年間の維持費約18万円以上、全自会費の約14％） 

⇒　毎年の自治会費の総額は約105万円（市の補助金など除く）ですので、ＨＰの運営のために外部委託で多額の費用を使うわけにはいきません。この作業はボランティアとして無理のない範囲で、自治会理事と住民有志（ＨＰ支援スタッフ）で対応することが望まれます。

●　自治会員の世代の幅が広いため現在の回覧板を廃止する予定はない。

⇒　ホームページと回覧板は、別の情報提供ツールとして取り扱う必要があります。デ ジタル社会化に応じて、いずれ統合の話が出るかもしれませんが、時期尚早であり、現段階は併用が必要です。

●　情報を簡潔にまとめた回覧板であればホームページを閲覧せずにすむ。　　

⇒　冒頭の「自治会ホームページ開設の意義」において述べたように、一過性の回覧板だけでは、住民各位が自治会内の様々な情報を忘れずに共有し続けることは難しいでしょう。したがって、アーカイブ機能を持つホームページを活用し、自治会運営に係わる情報提供を図ることが望まれます。

⇒　今回、ホームページを廃止すると、また同じことが繰り返されることを危惧し、再び自治会でホームページを開設しようという機運が起こりにくくなることも考えられますので、当面、試行的な実施を続けることが望まれます。