Si definisce corrispondenza commerciale ciò che è rappresentato dall'insieme delle comunicazioni scritte che intercorrono tra le aziende con lo scopo di arrivare, incrementare o concludere affari.

Tutta la corrispondenza aziendale è soggetta alle norme contenute negli artt. 2214 e 2220 del codice civile, che prescrivono la conservazione per almeno 10 anni e le riconoscono un valore legale e giuridico in caso di controversia.

La lettera commerciale è il documento attraverso il quale avviene la normale comunicazione fra le aziende: essa, in particolare, associa il messaggio da trasmettere all'immagine del mittente e, pertanto, deve risultare curata in ogni suo aspetto, a garanzia di rapporti economici soddisfacenti e duraturi.

La corrispondenza commerciale ha alcune regole dettate dalla consuetudine e dal buon senso che è bene rispettare.

• La presentazione grafica del documento deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono devono essere chiaramente leggibili e comprensibili.
• Il testo della lettera deve essere:
  • Chiaro e pratico, in quanto la trasmissione dei messaggi non può tollerare errori o imprecisioni per evitare così malintesi in relazione a quanto si comunica.
  • Coinciso, in modo che l'attenzione del destinatario sia posta essenzialmente (e dal primo momento) sull'oggetto della questione.
  • Posto in forma educata e rispettosa per conservare buoni rapporti, soprattutto quando si trattano questioni delicate (la gentilezza non guasta mai, sia nei rapporti d'affari che nei rapporti personali!!)
  • Corretto, dal punto di vista grammaticale (non sono ammessi errori d'ortografia, di battitura e di sintassi).

Affinchè il testo trasmetta con efficacia il messaggio che si vuole esprimere, deve possedere tre requisiti fondamentalmente:

• Coesione: collegamento grammaticale e sintetico formalmente corretto e appropriato, evitare espressioni complicate e frasi contorte e lunghe;
• Coerenza: (collegamento logico) per dare un significato unitario alle varie parti del testo, evitare inutili ripetizioni;
• Registro linguistico appropriato: i termini con cui si rivolge al lettore devono essere appropriati, evitare toni confidenziali.

Solo avendo riguardo di tutto ciò, si potrà essere certi che l'immagine del mittente non risulterà mai trascurata e che la lettera commerciale, qualunque sia il suo contenuto, raggiungerà sempre il suo scopo.

N.B. I pronomi personali e gli aggettivi possessivi riferiti al destinatario vanno scritto per esteso e con la lettera iniziale maiuscola; questa regola vale anche quando il pronome personale consiste in una particella unita ad un'altra parola.

Per una compilazione della lettera commerciale occorre precisare che esistono contenuti che possono essere trascinati (elementi essenziali) ed altri la cui presenza arricchisce la comunicazione (elementi accessori), senza per questo risultare necessari.

L'INTESTAZIONE di solito è situata nella parte superiore del foglio.

Occorre curare bene la grafica della propria intestazione perché rappresenta il “biglietto da visita”, l'immagine dell'azienda all'esterno. Nel caso l'intestazione viene prestampata sulla carta abbiamo un foglio di carta intestata.

DATA

indica il giorno in cui viene redatta la comunicazione da inviare, nella seguente forma:

Nome località, gg mmm aaaa

Negli atti pubblici amministrativi si aggiunge anche la parola lì

Nome località, li gg mmm aaaa

Li è una antica forma che sottintende la parola

“giorni” e indicava quanti giorni erano trascorsi dall'inizio

del mese. Non si usa con il 1° giorno del mese.

Non si accenta in quanto non è un avverbio.

N.B. A seconda del tipo do modello utilizzato va allineata a destra o a sinistra, MAI al centro.

Nel caso sia una corrispondenza all'interno della stessa azienda si sostituisce all'indirizzo la formula:

“in sede” (o se sono presenti differenti sedi, il nome specifico).

CORPO DELLA LETTERA

Testo vero e proprio della lettera e contiene il motivo per cui viene scritta e prevede una breve INTRODUZIONE e il CONTENUTO.

Il linguaggio utilizzato di solito corrisponde a un determinato “gergo commerciale” caratterizzato da formule molto impersonali e cortesi. Si userà il Voi nel caso di un Ente e il Lei nel caso di persona fisica (nel caso di più persone si usa il Voi).

SALUTI E FIRMA

I saluti rappresentano una formula di chiusura di cortesia molto breve:

- Con l'occasione inviamo i ns più cordiali saluti;

- Vogliate gradire i più distinti saluti;

- Distinti saluti;

- Cordiali saluti;

Subito dopo fa seguito la firma del mittente; che di solito si dispone in basso a destra o sinistra a seconda del tipo di modello utilizzato.

Formato PAGINA

Il FORMATO più usato è l'A4 con allineamento Verticale.

Per i MARGINI, di norma, si lasciano le seguenti misure: superiore cm 1,5; inferiore cm 2; sinistro cm 2,5 e destro cm 2,

Formato PARAGRAFO

Quando il modello che si utilizza lo prevede si può applicare il Rientro prima riga.

I paragrafi del CORPO DEL TESTO hanno una Distanza sopra e sotto di 0,20 cm e l'Interlinea è sempre di 1,5 righe.

Quando il modello che si utilizza lo prevede si possono applicare delle tabulazioni a particolari elementi della lettera (vedi dopo)

Per quanto riguarda l'allineamento questo deve essere sempre Giustificato con ultima riga a sinistra.

Per quanto riguarda il flusso di testo la Sillabazione può essere impostata in Automatico con 2 caratteri a fine riga, 2 caratteri a inizio riga e 0 numero massimo di sillabazione consentire. Inoltre è opportuno spuntare l'opzione controllo orfane e vedove con valore 2 linee.

Formato CARATTERE

Il tipo di carattere da utilizzare deve appartenere a una famiglia di font leggibile sia da monitor che su carta stampata.

La documentazione commerciale contribuisce a dare all'esterno l'immagine dell'azienda: rappresenta cioè un “bigliettino da visita” che viene inviato a clienti, fornitori, banche enti pubblici, ecc. Per questo motivo tutti gli aspetti contenutistici e formali devono essere vagliati attentamente, tenendo conto anche della specialità dell'azienda e del destinatario.