أشار ريتشارد كوخ إلى هذه القاعدة في كتابه، The 80 20 Principle, The secret of achieving more with less، وكان باريتو الاقتصادي الإيطالي هو أول من اكتشف القاعدة عام 1897م.. وهي التي تقول في مفهومها الأساسي أن 80 % من أهدافنا يمكن تحقيقها بالتركيز على 20 % من الأسباب.. ولكن دعونا نلقي نظرة أعمق على ما يعنيه ذلك.
نلاحظ قاعدة 20 80 في كثير من الجوانب في حياتنا اليومية فعلى سبيل المثال: هل لا حظت أن 80 % من العمل يقوم به 20 % من الموظفين الجادين بينما يقوم البقية بأداء 20% من العمل.. ويلاحظ كثير من التجار أن 80 % من المبيعات تأتي من 20 % من المنتجات، وأن 20 % من العملاء يشكلون 80 % من دخل الشركة.. في المنزل نستخدم ربما مساحة لا تزيد عن 20 % من مساحة المنزل في 80 % من أوقاتنا، وقد نستخدم 20 % من أدوات المطبخ في 80 % من الاحتياجات وقد ينطبق نفس الشيء على الملابس!.
في الشارع نسبة من يرتكبون 80 % من المخالفات المرورية قد لا تزيد عن 20 %، بينما الـ 80 % الآخرون قد لا تتجاوز نسبة مخالفاتهم 20 %، ونسبة الشوارع المزدحمة بـ 80 % من حركة المرور قد لا تتعدى 20 % من الشوارع، وقد تجد أن 80 % من سكان المدينة يتركزون في 20 % من مساحتها الكلية المناطق المكتظة بالسكان، طوابق متعددة.
في العالم يتحكم 20 % من الناس بـ 80 % من الموارد المتاحة عالمياً ولا يتبقى للـ 80 % الآخرون إلا 20 % من الموارد بل ربما أقل!! في الصناعة 20 % من المصانع تنتج 80 % من احتياجات المستهلكين، و20 % من المواد الخام تشكل 80 % من المنتجات النهائية!!.
كيف أستفيد من القاعدة في حياتي؟
العالم يزداد تعقيداً وتزداد صعوبة إدارة الأحداث وتوجيهها مع ازدياد تدفق المعلومات والأرقام والإحصائيات، وتبرز هنا قاعدة 20 80 لتقدم لك الحل. ركز 80 % من جهودك على 20 % من الأهداف، واترك لباقي الأهداف الـ 80 %، 20 % فقط من الجهد وستحقق وفقاً لهذه القاعدة أكثر من 80 % من النتائج المرجوة.. فإذا كنت على سبيل المثال مندوب مبيعات ولديك 100 منتج تعمل على بيعها، وترغب في تحقيق 100000 ريال كهدف، فإن تركيزك على 20 % من المنتجات المطلوبة بشدة سيحقق لك 80000 ريال وسيكون على باقي المنتجات الـ 80 أن تحقق 20000 الباقية، وبهذه الطريقة تكون قد وفرت الكثير من الجهد.
● ـ قاعدة 20/80 : كيف تحقق 80% من الأهداف باستخدام 20% من الوسائل ؟ .
* ـ مقدمة :
* ـ عادة يبذل الأشخاص مجهودات كبيرة جداً للوصول إلى أهداف معينة ربما تكون قليلة (وفي أكثر الأحيان يبذلون مجهودات كثيرة للوصول إلى أهداف قليلة) .
* ـ قاعدة :
* ـ نحن نبذل جهوداً كثيرة ووسائل متعددة لا نستغلها جميعاً في تحقيق الأهداف بل نكاد لا نستفيد بأكثر من 20% منها لتحقيق الأهداف .
ونحن نسعى في هذه القاعدة للوصول إلى بذلك 20% من الجهد لتحقيق 80% من الأهداف .
* ـ تطبيقات عملية للقاعدة :
- في الأعمال التجارية قد تأتي أكبر نسبة من الأرباح من نسبة قليلة جداً من المنتجات 80/20 .
- في الاستقراء والبحث نحن نأتي بأكبر نسبة من الاستنتاجات عن طريق استعمال نسبة لا تتعدى خمس المعلومات المتاحة والأفكار المعروضة .
- في مجال التربية نحن لا نطبق مما نعرفه من مبادئ التربية أكثر من نسبة قليلة نحصل بها على أكثر ما نتمنى من النتائج !!
- في الموارد يتحكم 20% من سكان العالم في 80% من موارده بينما يبقى الباقي لا يحصل إلا على النسبة الباقية يعانون الفقر والجوع .
* ـ هل هذه القاعدة دقيقة ؟ :
- أول من وضع هذه القاعدة في الإدارة هو الاقتصادي الإيطالي الشهير "باريتو" عام 1897 عندما وجد أن توزيع الثروة في مجتمعه هو بهذه النسبة فعلاً وأن الأثرياء القليلين هم الذين يتحكمون في نسبة لا تقل عن 80% من الثروة .
- وهذه القاعدة قاعدة تقريبية وصفية لما يحصل من وصولنا من جهة بذل الوسائل للوصول للأهداف , وقد تصدق بصورة دقيقة في بعض الأحيان , بل إن بعض الإداريين يراها دقيقة لأكبر مدى ويرى أن تحققها أمر واقع بالتجربة .
* ـ أهمية هذه القاعدة :
* ـ تأتي أهمية هذه القاعدة من حيث إننا مطالبون بتقليص الهادر والمنفق في جهودنا ومواردنا عن طريق تطبيقها واقعياً يمكننا فعلاً استغلال أقل جهد ممكن للوصول لأكبر نتيجة مرجوه .
كذلك فنحن عن طريق تطبيقنا لها سنتوجه للتركيز والاهتمام بأكثر الوسائل فعالية وأهم الموارد تأثيراً للوصول لأفضل النتائج .
* ـ كيف تعمل القاعدة :
* ـ عندما تريد أن تحقق غاية معينة فإنك تجمع لتحقيق هذه الغاية عدداً من الوسائل وعند تطبيق ذلك بالتجربة العملية ستجد أن كثيراً من هذه الوسائل لم ينتج لك الأثر المطلوب لتحقيق تلك الغاية , وستجد أن بعض هذه الوسائل تدعم بعضاً وبعضها يضعف بعضاً , وستجد أن الفعال من هذه الوسائل هو أصغر قدر وأنه سيحقق لك نسبة كبيرة من الغايات المطلوبة وأن نسبة كبيرة من الوسائل لم تحقق إلا شيئاً يسيراً أو لم تحقق شيئاً أصلاً .
* ـ كيف نستفيد من هذه القاعدة ؟
1- يمكن الاستفادة من هذه القاعدة عن طريق التقويم Evaluation المستمر لأداء الوسائل المختلفة في كل عمل إداري للوصول لأفضل الوسائل تأثيراً .
2- لابد من استثمار الوسائل الفعالة لأنه عن طريقها تتحقق أكثر الأهداف .
3- لابد من تجميع مجموع الوسائل المتلائمة التي تربط بينها روابط تقوي فاعليتها ولا نكتفي بفاعلية الوسيلة – فإن الشركة قد تفشل في عملها رغم أن كل العاملين بها مدربين لأن علاقاتها سيئة .
4- ينبغي على المدير تغيير وسائله دائماً وتحديد أهدافه المنجزة وتحديد أي الأهداف المنجزة ثم تحقيقه بأي الوسائل فإن هذا التغيير سيوصل إلى أفضل مستوى للتقدم .
* ـ القاعدة والتطبيق على الواقع الإداري :
* ـ ترجمة الأرقام .. الرقمان 20 و 80 هما رقمان افتراضيان والنسبة 20/80 لا تعني بالضرورة أن تحقيق 80% بالضبط من الأهداف يستدعي بالضبط فقط 20% من الوسائل بل إن المقصود هو أنه في التطبيق الواقعي الإداري تقترب النسبة الحقيقية من 20/80 , فقد تكون 30/70 بمعنى أن 30% من الوسائل الفعالة تحقق 70% من الأهداف أو قد تكون 25/75 , وقد تكون غير ذلك وكذلك لا يشترط أن يكون مجموع الرقمين يساوي 100 بل يمكن للنسبة أن تكون مثلاً 40/90 وهو ما يعني أن 40% من الوسائل تحقق 90% من الأهداف وهكذا ..
* ـ فنحن نتعامل مع نوعين من الأعداد :
أـ عداد الوسائل يساوي 100% وأعداد الأهداف ويساوي 100%.
ب- التفكير بالقاعدة (تطبيقات عملية على التفكير بالقاعدة) :
- في الحياة الدراسية : على أساس اتباع هذه الخطوات :
1- حدد المواد الأساسية التي لها أكبر مجموع من الدرجات واجعلها نصب عينيك في المذاكرة والمراجعة .
2- أما المواد الباقية وهي كثيرة – وليس لها نفس القيمة الكبيرة من الدرجات – فعليك اختيار الأجزاء الهامة منها – وهي قليلة – وهي التي يتكرر ورودها في الامتحانات فعليك بدراستها دراسة جيدة .
3- يبقى عندك أجزاء كثيرة من تلك المواد التي اخترت منها الهام منها فعليك دراسة هذه الأجزاء الكثيرة –غير الهامة – دراسة سريعة بمجهود قليل - 20%- .
4- حاول المراجعة للجميع بنفس درجة التركيز السابقة في الدراسة .
* ـ في العلاقات الشخصية :
* ـ لاشك أننا نتعرف يومياً على أنماط مختلفة من الناس بل وتربطنا بكثيرين علاقات كثيرة وقد تكون علاقاتنا إيجابية وقد تكون سلبية فنحن بحاجة إذن إلى تحديد أقل عدد من هؤلاء للوصول إلى أكبر نتيجة من قوة العلاقات . فعلينا اتباع التالي :
1- انتقاء أفضل الشخصيات التي تتوافق مع أهدافك ومنهاجك في الحياة – ولتكن 20% ممن تعرف .
2- التركيز معهم في العلاقة الشخصية والتقرب إليهم وتوطيد الصلات معهم بدرجة كبيرة – ولتكن 80% .
3- بالنسبة للشخصيات الأقل أهمية فيمكن أن نتعامل معها باهتمام أقل – 20% من الاهتمام مثلاً .
* ـ احذر !!!
-أن تقحم هذين الرقمين في كل شيء؛ فليس لهما قداسة؛ومن ثم فلا تقلق إذا جاء الواقع مغايرا لهما !!!
-أن تجعل القاعدة ذريعة لعدم التفكير!!
* ـ انتبه !!
* ـ قاعدة 20/ تضع 80 بين يديك وسيلة جديدة للتفكير , ولكن تحقيقك لـ80% من النجاح في تطبيقها يعتمد بالدرجة الأولى على تحديد عناصر النجاح الهامة بدقة وإلا كان الفشل.
* ـ نصائح وتوجيهات لاكتساب البصيرة التي تمكنك من رؤية قاعدة 20/80 وتطبيقها بفعالية :
1- تطلع دائماً إلى الأداء المتميز واهتم بالإنجاز البارز . وحاول أن تعزو هذه الإنجازات إلى أهم عدد من الوسائل والعناصر الفعالة التي ساهمت في إنجازها .
2- لا تحجم عن الخوض في أي مشروع جديد إشفاقاً من حجم الجهد والموارد المطلوبة لأدائه على خير وجه . ذلك أن ما تسعى إليه يجب أن يكون هو تحقيق 80% من النجاح وليس 100% .
3-انتق أهدافك بدقة لكن لا تبلغ حد الإيمان الأعمى بنجاحها رغم تغير الظروف .
4- لاتتردد في تغيير أهدافك واختيار أهداف جديدة عند تغير الظروف المحيطة , ولا تتمسك بأهدافك القديمة إذا لم تحرز النجاح الذي خطط له وأكرم لك أن تتخلى عنها بمحض رغبتك قبل أن يجبرك غيرك على ذلك !!
5- ابحث عن النجاح والتميز في نطاق ضيق 20% فقط من المجال الذي تظن أنه يمكنك التأثير داخله . فالتركيز يوفر لك الفعالية الناجمة عن الحشد , تماماً مثل حزمة الأشعة التي تتركز في بؤرة العدسة المحدبة .
6- تخل عن الأعمال التي يستطيع غيرك إنجازها بطريقة أفضل وبسرعة أكبر، و لا تقم إلا بالأنشطة التي تحبها بنسبة 80% وابتعد عن التنافس في الأنشطة التي لا تحبها إلا بنسبة 20% , لأنه من الغالب أنك ستخسر وتفقد جزءاً من طاقتك ووقتك .
7- تذكر أن 20% من المحاولات الفاشلة تسبب 80% من (عقدة الفشل) فركز جهدك على الأنشطة التي تمنحك الإحساس بالنجاح .
8- لا تمنح أي موظف أكثر من 20% من الفرص التي يعتقد أنه جدير بها ليظهر 80% من فعاليته . وفي المقابل طبق نفس المعيار على نفسك؛ فلا تعتقد أن مديرك سيمنحك أكثر من 20% مما تطالب به لتثبت له جدارتك بنسبة 80% .
9- امنح الأهداف الحاسمة 80% من وقتك وجهدك و لا تفرط أو تبالغ في وضع الأهداف التي تفقدك تركيزك .
في عام 1897اكتشف المفكر الإيطالي فيلفريدو باريتو قانوناً اقتصادياً عجيباً يدعى (20/80). فقد لاحظ ان 80% من دخل الفرد يأتي نتيجة لـ20% فقط من جهده في العمل. كما لاحظ ان معظم مداخيل الاثرياء (80%) تأتي من مشاريع قليلة (ولكن مميزة) لاتعادل 20% من مجمل نشاطاتهم. وبالمثل لاحظ ان معظم الدخل الذي تحققه الأمم (لنقل 80%) يتحقق من مورد او موردين قد لايمثلان 20% من موارد المجتمع.. وفي وقت لاحق اتضح ان هذه القاعدة يمكن تعميمها على مظاهر اقتصادية كثيرة.. فعلى سبيل المثال: .........
لوحظ ان 20% من كل شعب (وهم في الغالب الطبقة الغنية) تستأثر بـ80% من ثروات المجتمع وان 20% من دول العالم (وهي غالباً الدول الصناعية) تستأثر بـ80% من موارد الارض (كمصادر الطاقة والثروات المعدنية)! وان 20% من شركات العالم (غالباً الشركات متعددة الجنسيات) مسؤولة عن انتاج واحتكار 80% من اسواق معينة (كالادوية والمشروبات الغازية)... وهكذا!! وقبل الاسترسال اكثر اشير الى ان قاعدة 20/80لايجب ان تؤخذ كقاعدة صارمة (اذ يمكن ان تكون 10/90أو 30/70أو حتى 40/60). فالفكرة هنا هي وجود (قليل مميز) مسؤول عن انتاج (كثير عام)؛ فقد يأتي 90% من دخل دولة ما من مورد لايشكل سوى 10% من مجمل الموارد (كالنفط مثلاً)؛ وفي حين لايستأثر الاغنياء في اليابان بأكثر من 60% من ثروة المجتمع (وهذا امر جيد) قد تستأثر الانظمة الديكتاتورية بـ95% من موارد وثروات كامل الأمة!! اما اذا اردنا التوسع اكثر فسنكشف ان قاعدة 20/80يمكن تطبيقها على مجالات كثيرة ليست بالضرورة اقتصادية.. فعلى سبيل المثال: اتضح أن 85% من حوادث السيارات مسؤول عنها 15% فقط من مجموع السائقين. وان 90% من الاخطاء الطبية مسؤول عنها 10% فقط من الاطباء! وان 60% من اسباب العنوسة مسؤول عنها حرص الفتيات (بنسبة 40%) على اكمال دراستهن! وان 75% من الصيد الجائر مسؤول عنه 25% فقط من هواة الصيد (من المتنفذين والاثرياء)! وان 80% من الخدمات البلدية والصحية تستأثر بها 20% من المدن فقط (الكبرى غالباً)!! والتفكير بهذه الطريقة يتيح لنا حل (نسبة كبيرة من المشكلة) بتحديد اهم عنصر فيها.. فعلى سبيل المثال؛ حين تثبت الاحصائيات ان 85% من حوادث السيارات مسؤول عنها 15% من السائقين عندها سنحل جزءاً كبيراً من المشكلة بمعرفة هذه الفئة (هل هم المراهقون ام المدمنون مثلاً).. وحين يتضح ان 90% من الاخطاء الطبية مسؤول عنها 10% من الاطباء فقط حينها يجب اعادة تأهيلهم او تحذيرهم او تشديد الرقابة عليهم.. وحين يتضح ان 60% من اسباب العنوسة سببها تفضيل الدراسة على الزواج يصبح مهماً تنظيم حملة تثقيفية في كليات البنات...!! وفي الحقيقة حتى على المستوى الشخصي يمكن لقاعدة (20/80) ان تفيدك في حياتك وعملك وتوفر عليك الكثير من الجهد والتعب. ففي وظيفتك مثلاً تعتمد 80% من سمعتك على 20% من انجازاتك.. فإن تأملت جيداً ستلاحظ انك تقوم - خلال دوامك اليومي - بأعمال روتينية كثيرة لاتلفت الانتباه ولاتقدم شيئاً جديداً. ولكنك قد تتلقى تهنئة - او ترقية - بسبب انجاز واحد مميز لايتطلب نفس الجهد والوقت.. وفي حين يشتكي معظمنا من كثرة المشاغل - وعدم وجود وقت للاطفال - نتجاهل ان 80% من وقتنا يضيع بسبب التلفزيون او السهر او الدردشة مع الاصدقاء!! وبناء عليه؛ خذها نصيحة: ان اردت النجاح بأقل جهد، واسرع وقت ممكن.. او اردت زيادة فعاليتك، والتمتع بوقت فراغ اكبر.. بحث في حياتك عن الـ(20%) الاكثر فعالية، وتخلص بالتدرج من الـ(80%) التي لاتستحق ما تبذله فيها من وقت وجهد!