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Orientações para um bom cadastro de produtos.

1. Definir um funcionário responsável pelo cadastro de produtos:

Fundamental para um cadastro correto é determinar alguém responsável por esse processo da loja.

Normalmente é preciso que várias pessoas possam fazer o cadastro, porém é indicado que sempre haja apenas um revisor, alguém que acompanhe o processo de perto e revise esse cadastro, conferindo se foi realizado de forma correta e uniforme para não sair do padrão estabelecido.

O responsável pela operação precisa ter pleno conhecimento de todas as etapas, para conseguir orientar e conduzir de forma adequada. Principalmente da área fiscal, que influencia diretamente na lucratividade do produto e para o envio das obrigações fiscais corretas.

É interessante esse profissional estabelecer prazo para o cumprimento das atividades de cada etapa do processo.

2. Padronizar a descrição

Como citamos no tópico anterior é necessário que seja estabelecido um padrão, normalmente esse padrão é definido com base em uma estrutura mercadológica que atenda às necessidades de cada empresa.

Os produtos devem ser cadastrados em níveis e categorias, onde devem ser informadas todas as particularidades do produto.

Para manter o cadastro por categoria eficiente é preciso que cada categoria seja identificada, para facilitar o cadastro da mercadoria.

Algumas informações importantes que devem constar no cadastro são: Descrição completa do produto (peso, embalagem, sabor, código de barras, fornecedores, etc),

A descrição do produto deve ter um padrão definido de abreviações e ordem das informações. Veja esses exemplos:

1. ABS ALWAYS ACTIVE SECA C ABAS 8 UN

ABS (produto; absorvente), ALWAYS ACTIVE SECA (marca do produto), C ABAS (particularidade que diferencia o produto dos outros da sua categoria), 8 UN (quantidade).

Produto; marca do produto, particularidade, quantidade.

Notamos que abreviações são usadas: ABS; absorvente, C; com (se fosse sem seria S), UN; unidade.

2. EXT TOMATE 190G CP QUERO

EXT TOMATE (produto; extrato de tomate), 190G (peso do produto), CP (formato da embalagem ; copo), QUERO (marca)

Produto, peso da embalagem, formato da embalagem, marca do produto.

Abreviações: EXT; extrato, G; gramas, CP; copo,

É importante notar que em ambos os exemplos, as características que diferenciam os produtos devem estar presentes no cadastro de produtos, facilitando a identificação no cadastro.

Veja esse exemplo de uma classificação por categoria:

É recomendado que se faça até 5 níveis, apesar de ser trabalhoso. O mínimo sugerido são três níveis que já possibilita gerar insights.

Pegamos o produto biscoito como exemplo, que tem sido olhado de perto por ser um produto com boa margem.

5 níveis:

Departamento; Categoria; Subcategoria; Segmento e Subsegmento.

Alimento – Biscoito – Doce – Recheado – Chocolate

CÓDIGO GTIN

1. Proporciona agilidade ao operador do PDV

Com a automatização do ponto de venda e dos sistemas que ajudam o varejista na operação diária do negócio, criou-se a necessidade de identificar os produtos para que eles fossem registrados no programa. Dessa forma a digitação do código era o processo natural, porém lento, de se fazer esse registro.

Com a chegada de equipamentos capazes de realizarem a leitura do código de barras por meio de lazer, O CUPOM CHART ganhou um grande aliado, visto que essa leitura faz com que o registro dos produtos aconteça de forma mais rápida, já que basta colocar o código de barras posicionado para o leitor.

Esse procedimento ajuda a aumentar a produtividade do operador de caixa, que em menos tempo consegue realizar a leitura de mais produtos. Isso faz com que as filas no caixa fiquem menores, reduzindo a insatisfação de clientes e aumentando a lucratividade das vendas.

2. Evita erros de digitação

Como falamos, o registro do produto é um procedimento importante do processo de venda. Se acontecer alguma falha ou erro, o maior prejudicado sempre é o varejista, pois seja, pela necessidade de correção, ou o constrangimento ao cliente, sempre haverá um prejuízo, seja financeiro ou de perda de tempo do operador do PDV.

Se esse procedimento acontecer sem um leitor de código de barras o risco de erro de digitação é grande, devido ao EAN ser composto por 13 dígitos ou pela repetição constante do processo para o operador.

Usar o código de barras e realizar a leitura da representação gráfica faz com que a probabilidade de erros praticamente desapareça. A chance de acontecer algum erro durante a leitura é de 1 em 3 milhões de leituras realizadas.

Assim, a segurança na operação do processo de venda é uma das principais vantagens em usar o código de barras.

3. Certeza da identificação do produto

Outro importante benefício do código de barras é a possibilidade da unificação da identificação de produtos, o que gera certeza para varejistas, consumidores e distribuidores.

O código de barras permite que os produtos sejam comercializados usando a mesma identificação em todos Estados do país, isso dá ao varejista uma segurança na hora de realizar as compras, garantindo que a mercadoria negociada é, de fato, a que gostaria de comprar para sua loja.

Além disso, para a gestão da empresa o código de barras também é importante. Como cada produto possui um código que não pode ser reaproveitado, o controle de estoque, a gestão de compras e o recebimento de mercadorias recebem auxílio da leitura do código de barras.

Usando um leitor é possível realizar esses processos com mais agilidade e segurança da acuracidade das informações coletadas.

4. Possibilidade de colocar várias informações do produto no código de barras

Por meio do código de barras é possível encontrar diversas informações sobre o produto, entre elas destacam-se: nome da empresa fabricante da mercadoria e número de identificação do produto.

Entre os números que são responsáveis pela construção do código de barras, há uma sequência específica para a atribuição das características particulares do produto. Dessa forma é possível encontrar diversas informações da mercadoria.

Esses dados são importantes para o cadastro de produto, controle de estoque, processo de venda e para a emissão das notas, pois alguns modelos exigem a informação de algumas características dos produtos comercializados.