Úradné činnosti, správa registratúry a postupné archívne uchovávanie písomností, sa v Komárne kreovali primárne na pôde úradných ustanovizní. Svedčia o tom dodnes zachované, historicky cenné archívne fondy. Medzi najrozsiahlejšie a obsahovo najrozmanitejšie archívne súbory patrí bezpochyby fond Magistrát mesta Komárno 1277 – 1922. Z aspektu typológie dokumentov podľa diplomatických kritérií sa v ňom nachádzajú všetky druhy písomností. Medzi obsahovo najvýznamnejšie sa radia listiny privilegiálneho charakteru, ktoré od 13. storočia dokumentujú výsadnosť komárňanskej meštianskej society, jej kontinuitu, a s odstupom času aj vzostup jej významu v celokrajinskom meradle. Medzi významné archiválie ďalej patria zápisnice mestskej rady od konca 16. storočia. V neskoršom období od konca 18. storočia pribúdajú záznamy z rokovaní volenej obce a dokumenty z činnosti jednotlivých mestských úradov, alebo významných funkcionárov v rozličných rezortoch meštianskeho aparátu. Vo fonde sú zastúpené ako písomnosti zo súdnej agendy, tak z hospodárskej, sociálnej a ďalších oblastí života komárňanskej meštianskej society s presahom do jej širšieho okolia, ale aj vzdialenejších regiónov.

Rozvinutá úradná činnosť pri správe záležitostí mesta si v rámci byrokratického aparátu vyžadovala existenciu fungujúceho a dostatočne personálne obsadeného registratúrneho strediska, mestskej kancelárie. V rámci nej bolo potrebné angažovať z hľadiska kvantity, ale i kvality zodpovedajúci úradnícky personál na čele s mestským notárom. Popri týchto okolnostiach spätých s úradnou činnosťou možno zároveň predpokladať paralelnú existenciu mestského archívu, miesta kde sa uchovávali dôležité dokumenty. Naisto sa tak dialo s významnými listinami, obzvlášť privilégiami meštianskej komunity a s odstupom času sa pridávali aj ďalšie písomnosti a spisy z produkcie mestskej kancelárie či korešpondencia s inými úradmi, ktoré už neboli nevyhnutné pre aktuálne potreby mestského magistrátu. Inštitúty vo vedení písomnej agendy komárňanskej mestskej kancelárie možno predpokladať v takej podobe a chronologickom štádiu vývoja, ako pri ďalších rozvinutých urbánnych lokalitách v Uhorskom kráľovstve. S prvými podrobnejšími zmienkami o korelácii mestských notárov s archívom sa stretávame na stránkach meštianskych zápisníc v prvej tretine 18. storočia. V tomto období sa periodicky vyskytovala opakovaná snaha magistrátu o usporiadanie a sprehľadnenie spisov a písomností uchovávaných v archíve, podmienená tiež nariadeniami Uhorskej kráľovskej miestodržiteľskej rady. K výraznejšiemu pokroku v sprehľadnení obsahu archívu došlo až koncom 80. rokov 18. storočia, keď boli vykonané prvé registrátorské práce, za ktorými stál externista Jozef Borbély. Do dnešných čias sa zachovalo niekoľko zväzkov indexov a repertórií k mestským písomnostiam, ktoré boli rozdelené vecne do 20 skupín a chronologicky spadali do 17. a 18. storočia. V neskoršom období, v roku 1829, boli v elenchu senátora Gabriela Lakyho z Dolného Štálu (Gábor Laky de Alistál) spísané privilegiálne listiny, uchovávané v mestskom archíve. Vzácny opis pertinencie mestského archívu od jeho najstarších dôb, sa zachoval z rokov 1861 – 1862, keď bol spísaný v stručných bodoch pri príležitosti odovzdávania agendy mestského archivára. Štruktúra manipulácie skupín písomností v mestskom archíve, vytvorená v 60. rokoch 19. storočia pretrváva a možno sa ňou riadiť v archívnom fonde do dnešných dní.

Osoby, ktoré do tretieho decénia 19. storočia prichádzali do styku s mestským archívom, zastávali dôležité funkcie v rámci meštianskej samosprávy a prevažne išlo o mestských notárov, do pôsobnosti ktorých archív priamo podliehal. Prvýkrát sa s existenciou archivára v rámci úradného aparátu mesta možno stretnúť až v roku 1829. Napriek takémuto špeciálnemu označeniu úradníka, však stále platilo, že nešlo o odborného pracovníka v dnešnom modernom ponímaní. Nominovaný mestský archivár býval radený a svojimi znalosťami patril medzi vtedajší úradnícky personál mestskej kancelárie. Prvým riadne menovaným mestským archivárom sa stal Jozef Rauch, syn viacnásobného komárňanského richtára a dlhoročného senátora Jána Raucha, ktorý strávil v službách magistrátu komárňanskom mestskom archíve 33 rokov.

Ku konštituovaniu funkcie mestského archivára v aparáte mesta došlo 20. mája 1829, keď richtár Jozef Amtmann a senátor František Tolnay zostavili znenie prísahy a inštrukcie tohto špecifického úradníka. Ich znenie bolo vpísané v latinskom jazyku do všeobecnej knihy Prísah a Inštrukcií mestských hodnostárov. Každý mestský archivár sa zaväzoval, že neprezradí obsah jemu zverených písomností. Najdôležitejšia povinnosť archivára bola, učiniť a udržiavať poriadok medzi všetkými spismi postúpenými do archívu. Spisy archivár preberal od notára, pričom bol povinný zabezpečiť registráciu dokumentov, aktov a všetkých spisov, z ktorých vyhotovoval extrakt objektov do Repertórií, ku ktorým mali byť vyhotovené indexy. Všetky spisy tak mali byť podľa potreby ľahko vyhľadávané. Pri manipulácii s písomnosťami mal byť dodržiavaný aktuálny registratúrny poriadok. Obdobne sa malo postupovať pri ešte nezaevidovaných novoobjavených starších spisoch. Archivár mal zakázané vydávať odpisy a oboznamovať ďalšie osoby s obsahom dokumentov, bez povolenia notárskeho úradu. V prípade porušenia mlčanlivosti, mal byť archivár potrestaný, pričom by sa malo prihliadnuť na spôsob a povahu okolnosti. Archivár expedoval písomnosti právoplatným stránkam prostredníctvom mestskej kancelárie. Pri vydávaní dokumentov, mali byť uprednostnené záležitosti vo verejnom záujme pred súkromným.

Prvý mestský archivár Jozef Rauch, zastával túto funkciu skoro 30 rokov až do svojej smrti v r. 1858. Počas svojho pôsobenia vyhotovil časť záznamov registra k úradnej agende mesta a elench k meštianskym výsadným listinám. Po ňom na miesto archivára nastúpili v krátkom slede traja úradníci. V rokoch 1858 – 1862 to boli František Hardy, Žigmund Nagy a Anton Sárkány. Napriek tomu, že v danej funkcii pôsobili krátke obdobie, počas výmeny prvých dvoch menovaných sa zachoval cenný súpis obsahu mestského archívu. Ďalším mestským archivárom pôsobiacim dlhšie časové obdobie, až do svojej smrti v r. 1878, sa stal Anton Csépy. Počas jeho služby sa pokročilo v evidencii archívnych písomností. Na jeseň roku 1878 bol uvedený do úradu mestského archivára, Gabriel Gregorics. Pôvodne pedagóg na mestskej elementárnej a učňovskej škole, sa systematicky venoval registratúre a popritom publikoval články o komárňanských cechoch, významných budovách, procesoch s bosorkami či prírodných kataklizmách. V septembri 1893 ho vystriedal Albín Rováts, známy právnik a vydavateľ periodík Komáromi Lapok a Komáromvármegyei értésítő. Počas svojho pôsobenia v mestskom archíve, od r. 1895 až do odchodu na dôchodok v r. 1921 spravoval aj matričnú agendu mesta. A. Rováts bol autorom viac ako 70 štúdií a článkov, v ktorých sa venoval dejinám Komárna od stredoveku po 19. storočie.

Situácia v archíve bola na začiatku 20. rokov 20. storočia mimoriadne náročná. V dôsledku vojnových a povojnových hektických udalostí v meste, bolo nutné archív mesta viackrát presťahovať. Z mestskej radnice putoval do priestorov mestského majera a dievčenskej školy na dnešnej Pohraničnej ulici v Komárne a následne bol uložení v podkroví Kultúrneho paláca, dnes Podunajského múzea v Komárne. Transport archívu sa pochopiteľne negatívne prejavil na jeho usporiadaní a podľa hlásení zodpovedných úradníkov sa nachádzal v dezolátnom stave. V tejto situácii sa vedenie mesta obrátilo na bývalého župného archivára Júliusa Alapiho, aby prevzal kuratelu nad materiálne a personálne poddimenzovaným mestským archívom a odborne prispel k opätovnému usporiadaniu jeho obsahu. Známy právnik, archivár, politik a publicista túto neľahkú úlohu prijal a do svojej smrti v r. 1936 sa popri iných činnostiach venoval aj správe archívu. Po jeho odchode situácia v archíve až do 50 rokov 20. storočia ostala nezmenená. Na jeho správe sa v krátkych časových úsekoch podieľali externisti, zväčša z radov miestnych penzionovaných úradníkov. Boli to Gejza Ivánffy, Ervín Doma a napokon Peter Farkas.

Komárom szabad királyi város levéltára őrizte a tanácsi jegyzőkönyveket és a város hivatalos tevékenységekről szóló írásos dokumentumokat, irattári anyagokat időrendi sorrendben. Ennek tanúbizonysága, hogy a Komáromi Fióklevéltár máig sok értékes és figyelemreméltó történelmi dokumentumot őriz. A levéltár legértékesebb fondja Komárom szabad királyi város (1277–1922) iratanyaga. Tartalmi és diplomáciai szempontból sokféle dokumentummal találkozhatunk itt. A levéltár legértékesebb és tartalmilag legváltozatosabb iratai közé tartoznak a szabadalomlevelek, amelyek a 13. századtól kezdve dokumentálják a komáromi polgári társadalom kiváltságait, folyamatosságát és jelentőségét országos szinten is. Értékes levéltári anyagok közé sorolhatók a városi tanács jegyzőkönyvei a 16. század végéről. A 18. század végétől gyarapodtak a feljegyzések és dokumentumok a városi hivatal választott polgári apparátusának a tevékenységéről és üléseinek nyilvántartásáról. Megtalálhatók itt olyan iratok és bírósági dokumentumok, amelyek gazdasági, szociális és egyéb területekről adnak áttekintést a komáromi polgárság életéről, szélesebb környezetéből és távolabbi vidékekről.

A városi ügyintézésben a fejlett hivatali munkához a hivatali bürökrácia és a városi hivatal kellő számú nyilvántartási központot igényelt. Ennek kereténben minőség és mennyiség szempontjából szükség volt egy felelősségteljes hivatali személyzetre, élükön a jegyzővel. Feltételezhető, hogy a hivatali tevékenységek mellett párhuzamosan jött létre a városi levéltár, ahol a fontos aktákat őrizték. Bizonyára ez történt a jelentős iratokkal is, kiváltképp a polgári társadalom kiváltságleveleivel, amelyekhez az idő múlásával a városi apparátus olyan iratait és levelezéseit is csatolták, amelyre már nem volt szükségük a városi hatóságoknak. Komárom város iratanyaga szerint feltételezhető, hogy a városban nyilvántartott intézmények olyan fejlődési szakaszokon mentek át, mint a Magyar Királyság más fejlett városainak intézményei. A polgári jegyzőkönyvek alapján a városi közjegyzők és a levéltár együttműködésének első részletesebb említésével a 18. század első harmadában találkozhatunk. Ebben az időszakban a Magyar Királyi Kormánytanács rendelkezései alapján az önkormányzat ismételt kísérleteket tett a levéltáron belüli dokumentumok és akták rendszerezésére. Ebben a 18. század 80-as évei végén történt jelentős előrelépés, amikor Borbély József külső munkatárs elkészítette az első regesztákat. A mai napig fennmaradt néhány lajstrom és repertórium a 17. és 18. századból, amelyek 20 tárgykört különböztetnek meg időrendi sorrendben. A városi levéltár őrzi a Laky Gábor alistáli szenátor (Gábor Laky de Alistál) elenchusában található kiváltságleveleket is 1829-ből. Az 1861–1862-es évekből maradt fenn a városi levéltár értékes iratjegyzéke, amelyet a városi levéltáros agendájának átadásakor készítettek. A városi levéltárban a 19. század 60-as éveiből fennmaradt levéltári fondok strukturális elrendezése a mai napig használható és kutatható.

Azon személyek, akik a 19. század harmadik évtizedéig kapcsolatba kerültek a városi levéltárral, fontos tisztségeket töltöttek be a polgári önkormányzatban. Ezek többnyire városi közjegyzők voltak, az ő közvetlen hatáskörükbe tartozott a városi levéltár tevékenysége. A város hivatali apparátusán belül levéltárosi ranggal először csak 1829-benben találkozhatunk. Annak ellenére, hogy speciális levéltáros tisztséget említenek, valójában nem a mai modern értelemben vett szakemberről beszélhetünk. A bő ismeretanyaggal rendelkező, kinevezett városi levéltáros a városi hivatal alkalmazottainak köreit gyarapította. Az első rendesen kinevezett városi levéltáros Rauch József, Komárom többszörösen megválasztott bírájának (polgármesterének) és szenátorának, Rauch Jánosnak a fia volt, aki 33 évet töltött az önkormányzathoz tartozó komáromi városi levéltár élén.

A városi apparátusban betöltött levéltárosi funkcióról 1829 május 20-ától beszélhetünk, amikor Amtmann József polgármester és Tolnay Ferenc szenátor megfogalmazták e speciális hivatalnoki funkció esküjének szövegét és hivatali utasításait. Ezt latin nyelven írták a városi méltóságok általános könyvébe, melynek címe Eskü és utasítások (Prísah a Inštrukcií). Minden városi levéltáros kötelezte magát, hogy titokban tartja a rábízott dokumentumok tartalmát. Legfőbb kötelessége volt, hogy rendszerezze a levéltárban elhelyezett iratokat. Ezeket a levéltáros a közjegyzőtől vette át, kötelessége volt ezek lajstromba vétele és kivonatolása a repertóriumba, amelyhez mutatókat is kellett készítenie. Szükség szerint ezek alapján lehetett minden iratot könnyen kikeresni. A dokumentumok kezelésénél be kellett tartani az aktuális nyilvántartási szabályokat. Ugyanez vonatkozott a még nyilvántartásba nem vett, újonnan felfedezett régebbi iratokra is. A levéltáros a közjegyzői iroda engedélyezése nélkül semmilyen másolatot nem adhatott ki, és tilos volt a dokumentumok tartalmának megismertetése illetéktelen személyekkel. A titoktartás megsértése esetében a levéltáros büntethető volt, figyelembe véve a körülmények módját és jellegét. A levéltáros a kért iratokat a városi hivatalon keresztül küldte ki a törvényes ügyfeleknek. A közérdekű dokumentumok elsőbbséget élveztek a magánjellegű iratokkal szemben.

Az első városi levéltáros, Rauch József volt, aki mintegy 30 éven át látta el ezt a funkciót, egészen az 1858-ban bekövetkezett haláláig. Hivatali működésének ideje alatt részben elkészítette a város irattárának lajstromát és a polgári kiváltságlevelek jegyzékét. Őt egy rövid időszakban három levéltáros követte. Az 1858–1862 években ez Hardy Ferenc, Nagy Zsigmond és Sárkány Antal volt. Annak ellenére, hogy rövid ideig voltak ebben a funkcióban, az első kettő idejéből a városi levéltár értékes leltára őrződött meg. A következő, hosszabb időn át működő levéltáros Csépy Antal volt, aki 1878-ban bekövetkezett haláláig látta el ezt a funkciót. Az ő szolgálata alatt folytatódott a levéltári iratok nyilvántartása. 1878 őszén Gregorics Gábort, a város elemi és inasiskolájának tanárát nevezték ki városi levéltárosnak. Kinevezése után a regisztratúrával foglalkozott, ugyanakkor cikkeket is publikált a komáromi céhekről, jelentős épületekről, boszorkányperekről és természeti katasztrófákról. Őt 1893 szeptemberében a híres jogász, a Komáromi Lapok és a Komáromvármegyei értesítő időszakos kiadója, Rováts Albin váltotta fel. A városi levéltárban töltött ideje alatt, 1895-től egészen 1921-ig, nyugdíjba vonulásáig a városi anyakönyvi nyilvántartást is vezette. Rováts A. több mint 70 tanulmány és cikk szerzője volt, amelyekben Komárom történetét mutatta be a középkortól a 19. századig.

A levéltár helyzete az 1920-as évek elején rendkívül nehéz volt. A háború alatt és a háború után a városban kialakult kaotikus események miatt a városi levéltárat többször át kellett költöztetni. A városházáról a városmajorba, majd a mai a Határőr utcán álló leányiskolába, ezt követően pedig a Kultúrpalota – ma a komáromi Dunamenti Múzeum -tetőterében helyezték el. A levéltár költöztetései természetesen negatívan hatottak annak rendszerére, a levéltár a felelős tisztviselők jelentése alapján szánalmas állapotban volt. A város vezetése ebben a helyzetben az egykori megyei levéltároshoz, Alapi Gyulához fordult, hogy vállaljon védnökséget a személyileg aluldimenzionált városi levéltár felett és szakmailag járuljon hozzá annak újra rendszerezéséhez. A híres jogász, levéltáros, politikus és publicista ezt a nehéz feladatot elvállalta és más tevékenységei mellett a levéltár igazgatásának szentelte életét egész 1936-ban bekövetkezett haláláig. Távozása után a levéltár helyzete egészen a 20. század 50-es évekig változatlan maradt. Ezalatt külső munkaerők, többnyire a helyi nyugdíjas tisztviselők igazgatták a levéltárat. Ezek voltak Ivánffy Géza, Doma Ervin és végül Farkas Péter.