TAREA 3. ACTOS PROTOCOLARIOS: TIPOS Y ORGANIZACIÓN.

Eva Quintana

CASO PRÁCTICO

La Sra. Camaleona, el Sr. Vencejo y la Sra. Pato han tomado la decisión estratégica de participar en una feria relacionada con el sector de telecomunicaciones, en concreto en la próxima edición de la feria MADRID GAMES WEEK (MGW), organizada por la Institución Ferial de Madrid (IFEMA).

Para planificar y organizar la participación de Vuela para el próximo año 2020, los tres directivos han decidido buscar la documentación requerida por la Institución Ferial de Madrid (IFEMA) en la última edición y recopilar noticias y vídeos como el siguiente: Enlace video

¿QUÉ TE PEDIMOS QUE HAGAS?

¿Puedes ayudar a la empresa Vuela a planificar su participación con un stand en la feria Madrid Games Week (MGW) 2020?

Aplica los contenidos teóricos de la Unidad 3, y responde a las siguientes cuestiones:

1. ¿QUÉ TIPO DE PROTOCOLO DEBE UTILIZARSE EN ESTE CASO PRÁCTICO? ¿QUÉ ACTUACIONES COMPRENDE ESTE TIPO DE PROTOCOLO?

El protocolo empresarial que comprende las actuaciones llevadas a cabo en el mundo empresarial y que tendrán como uno de los máximos objetivos la consecución de una buena imagen para la empresa.

2. EL PRIMER DÍA DE FERIA A LAS 11 HORAS, LA EMPRESA VUELA VA A RECIBIR LA MEDALLA DE ORO MENCIONADA EN LA TAREA 2. TIENEN RESERVADOS 3 ASIENTOS EN EL SALÓN DONDE SE ENTREGARÁN LAS CONDECORACIONES. ASISTIRÁN LA SRA. CAMALEONA (DIRECTORA), EL SR. VENCEJO Y LA SRA. PATO (PERSONA CON MÁS ANTIGÜEDAD EN LA EMPRESA). ¿CÓMO DEBEN SENTARSE SIGUIENDO EL PROTOCOLO EMPRESARIAL?

En el centro se debe situar la Sra. Camaleona por ser la que obstante en cargo más alto dentro de la empresa y ser un número impar. A ambos lados se situarán el Sr. Vendejo y la Sra. Pato, como ambos tienen el mismo cargo se situará a la derecha de a Sra. Camaleona la Sra Pato, por ser la de más antigüedad en la empresa y a su izquera el Sr Vendejo.

3. ¿EN QUÉ GRUPO DE ACTOS PROTOCOLARIOS SE PUEDE INCLUIR LA PARTICIPACIÓN EN LA FERIA MGW? ¿POR QUÉ?

Actos ajenos: ya que es un al que asisten algunas personas de la empresa, pero que están organizados por entidades públicas o privadas externas.

Dentro de los actos ajenos, lo cosificaríamos como acto con participación directa, pues la empresa tiene una presencia importante, como participante con un stand.

4. EN GENERAL ¿QUÉ OBJETIVOS SE MARCAN LAS EMPRESAS AL PARTICIPAR EN UNA FERIA COMERCIAL?

· Generar ventas.

· Contactar con profesionales y personal cualificado del sector.

· Introducir y promocionar nuevos productos y servicios.

· Conocer y probar nuevos productos y servicios.

· Potenciar la imagen corporativa de la empresa.

· Reforzar las relaciones con los que ya son clientes.

· Penetrar en mercados exteriores, si se diera.

· Potenciar las relaciones públicas ante los medios de comunicación.

Porque Las ferias suponen medios privilegiados de presentación de productos y servicios ante un gran numero de clientes, usuarios, competidores y medios de comunicación en un periodo de tiempo y espacio reducido.

5. EN CONCRETO PARA LA EMPRESA VUELA, DEFINE DOS OBJETIVOS FUNDAMENTALES PARA PARTICIPAR EN ESTA FERIA MGW. DEFINE TAMBIÉN, AL MENOS, UN INDICADOR POR CADA OBJETIVO QUE PERMITAN MEDIR O EVALUAR AL FINAL DE LA FERIA SI SE HAN LOGRADO LOS OBJETIVOS PREVISTOS.

· Contactar con profesionales y personal cualificado del sector.

Indicador: Completar una ficha con los datos de contacto conseguidos

· Potenciar la imagen corporativa de la empresa.

Indicador: realizar una encuesta anónima de solo dos preguntas:

¿Qué imagen tenias de la empresa antes de la feria? (no la conocía, muy mala, mala, regular, buena, muy buena)

¿Qué imagen tenias de la empresa después de la feria? (muy mala, mala, regular, buena, muy buena)

6. IDENTIFICA LAS FASES QUE REQUIERE LA ORGANIZACIÓN DE ESTA FERIA O CUALQUIER ACTO EMPRESARIAL PROTOCOLARIO, Y EXPLICA DE MANERA BREVE EN QUÉ CONSISTE CADA FASE.

Existen cuatro fases que engloban todas las tareas a realizar:

· Planificación. Los objetivos que persigue el acto, los medios necesario para ello, como llevarlo a cabo, etc.

· Producción y Organización. Se crean los grupos de trabajo, se asignan responsabilidades, etc.

· Ejecución. Desarrollo del acto tal como lo hemos planificado y producido.

· Evaluación. Valoración a posteriori del acto, logros y deficiencias.

7. FINALMENTE, SUPONIENDO QUE SE QUIERE PARTICIPAR EN LA FERIA CON UN STAND LLAVE EN MANO DE 16 METROS CUADRADOS Y QUE SE MANTIENEN PARA LA MGW 2020, LAS MISMAS CONDICIONES Y EL CALENDARIO DE LA EDICIÓN ANTERIOR, RESPONDE A LAS PREGUNTAS DETALLADAS A CONTINUACIÓN. PARA RESPONDER, USA DONDE SE INDIQUE LA GUÍA DEL EXPOSITOR DE LA MGW 2019 COMO DOCUMENTO DE REFERENCIA.

7.1. LA EMPRESA VUELA TIENE PREVISTO REALIZAR UN PROGRAMA DEL ACTO DE PARTICIPACIÓN EN LA FERIA. ¿QUÉ DEBE APARECER EN EL PROGRAMA (SEGÚN LA TEORÍA DE LA UNIDAD)?

El cronograma.

Uso de los espacios y colocación de los elementos materiales.

Lista de invitados.

Cuestiones protocolarias, como ordenación de invitados y precedencias.

Los modelos de invitaciones y cartelería a usar.

Anexos con planos del lugar de la celebración, transportes y recorridos.

7.2. ELABORA UN CRONOGRAMA PARA EL PERIODO QUE VA DESDE EL MONTAJE DE LA FERIA HASTA EL DESMONTAJE. PARA ELLO SUPONDREMOS QUE SE MANTIENEN LAS FECHAS DE LA MGW 2019, DETALLADOS EN EL APARTADO 8. AGENDA DEL EXPOSITOR DE LA GUÍA DEL EXPOSITOR. RECUERDA INCLUIR EN EL CRONOGRAMA LA ASISTENCIA A LA ENTREGA DE LA MEDALLA DE ORO.