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TAREA 3. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS CORPORATIVOS
TAREA 3. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS CORPORATIVOS
Eva Quintana
CASO PRÁCTICO
CASO PRÁCTICO
La empresa “Hostelería Shop” S.A, dedicada a la fabricación y venta de utensilios desechables y no contaminantes para la hostelería (vasos, platos, cubiertos….), con sede en Córdoba, Polígono Industrial de la Torrecilla, Calle Esperanza, nave 24, CP: 14013. Con teléfono +34 957300001 y correo electrónico hosteleriashop@gamil.com.
Esta empresa, en la actualidad, centra su actividad a nivel regional dentro de la Comunidad Autónoma de Andalucía y ha decidido convocar a sus socios a una Junta general extraordinaria con el objetivo de ampliar el mercado a nivel nacional. Lo cual supone abordar una inversión importante para poder hacer frente a los costes de representación territorial, publicidad, transporte, etc.
Por otro lado, Diego Vega, director general de la empresa, ha decidido realizar un evento promocional, consistente en una jornada de puertas abiertas. La finalidad de dicho evento es dar a conocer sus productos y potenciar la relación con clientes y proveedores a nivel nacional.
Como asistente a la dirección deberás organizar las tareas que se indican a continuación.
ACTIVIDAD 1:
ACTIVIDAD 1:
PLANIFICAS Y ORGANIZAS UNA REUNIÓN INTERNA.
PLANIFICAS Y ORGANIZAS UNA REUNIÓN INTERNA.
Como ya se ha expuesto el en el caso práctico, arriba mostrado, la empresa “Hostelería Shop” S.A ha decidido convocar a sus socios a una Junta general extraordinaria con el objetivo de ampliar el mercado a nivel nacional. Lo cual supone abordar una inversión importante para poder hacer frente a los costes de representación territorial, publicidad, transporte, etc.
Como asistente de dirección tu tarea consistirá en:
1. PLANIFICAR Y ORGANIZAR DICHA REUNIÓN, ENUMERANDO POR ORDEN LAS DIFERENTES FASES DE PLANIFICACIÓN DE REUNIONES QUE APARECEN EN LOS CONTENIDOS DE LA UNIDAD.
DESARROLLA CADA APARTADO PARA QUE SEA ENTENDIDO CON FACILIDAD, SI TE FALTA ALGÚN DATO SE TE DEJA A TU CRITERIO DE ELECCIÓN.
Fase 1. Planificación
Objetivo: informar de la ampliación del mercado a nivel nacional y sus consecuencias.
Asistentes: socios, consejo de administración, directivos y jefes de departamento, director general Don Diego Vega (dirigirá y moderará la junta) y la asistente de dirección (secretaria).
Fecha y hora de celebración: 27 enero de 2020 a las 20 h.
Duración: una hora
Lugar de celebración: sala de juntas de la empresa, se trata de un lugar acondicionado para tal fin por lo que es cómodo, tranquilo y se ajusta a este tipo de reunión. Se distribuirá de forma lineal y habrá un 10% más de asiento al número de asistentes.
Convocatoria de la reunión: se realizará por carta a todos los asistentes
Documentación necesaria: Se preparará una carpeta con un dosier sobre el estudio de mercado a nivel nacional y las gráficas que se presentarán en la junta.
Soporte audiovisual: ordenador y proyector para mostrar la presentación en el punto 1 del orden del día y dos micrófonos, uno para la mesa presidencia y otro para ruegos y preguntas.
Fase 2. Apertura
El presidente dará comienzo la reunión:
Fase 3. Desarrollo
Se debaten los asuntos planteados en el orden del día intentando llegar a acuerdos, tomando decisiones y dando soluciones a los problemas planteados.
Durante el desarrollo de la reunión, se deberá moderar la participación, dando paso a los distintos asistentes.
La acción del moderador deberá ir encaminada a dinamizar la reunión, evitar alejarnos del tema tratado, fomentar la cohesión y una metodología ordenada y coordenada y provocar que se llegue a conclusiones y compromisos relevantes.
Fase 4. Cierre
El cierre es la última fase de la planificación y organización de reuniones. En ella, se da por concluida la reunión. Normalmente, esto sucede cuando se alcanza el objetivos u objetivos que se habían marcado, en este caso el objetivo a cumplir será que los socios conozcan que la empresa se va a abrir al mercado nacional y resolver todos los ruegos y preguntas de este tema.
Se realizará un seguimiento y evaluación de la reunión, para ver si se ha realzado la reunión como se había planificado y valorar los resultados alcanzados.
2. REALIZAR UN ACTA DE LA CITADA REUNIÓN.
ACTIVIDAD 2:
ACTIVIDAD 2:
ORGANIZAS UN EVENTO PROMOCIONAL DE TU EMPRESA.
ORGANIZAS UN EVENTO PROMOCIONAL DE TU EMPRESA.
Diego Vega, director general de la empresa “Hostelería Shop” S.A, ha decidido realizar un evento promocional, consistente en una jornada de puertas abiertas. La finalidad de dicho evento es dar a conocer sus productos y potenciar la relación con clientes y proveedores a nivel nacional.
En la jornada se mostrará todo el proceso de producción, desde las materias primas no contaminantes que se utilizan para elaborar los productos hasta el propio producto terminado que vende “Hostelería Shop” S.A. Después se servirá un aperitivo a los asistentes.
El evento tendrá lugar el día 19 de diciembre 2019, a las 12.00 de la mañana en la sede de la empresa “Hostelería Shop” S.A.
La empresa invitara a sus clientes actuales y a los posibles clientes potenciales para darse a conocer. Entre ellos invitará a Doña Beatriz Rosado, directora de la empresa de distribución alimentaria de productos ecológicos “Ecology Food”, con sede social en Barcelona, Paseo de Gracia, 133. CP: 08008.
Tu tarea como asistente a la dirección de la empresa “Hostelería Shop” S.A consistirá en:
1. REALIZAR UN SALUDA.
2. REALIZAR UNA INVITACIÓN
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