TAREA 2. APRENDEMOS A GESTIONAR EL TIEMPO

Eva Quintana

CASO PRÁCTICO

La empresa “Hostelería Shop” S.A, dedicada a la fabricación y venta de utensilios desechables y no contaminantes para la hostelería (vasos, platos, cubiertos….), con sede en Córdoba, Polígono Industrial de la Torrecilla, Calle Esperanza, nave 24, CP: 14013.

Imagina que eres el/la asistente a la dirección de la empresa y debes gestionar y coordinar las distintas tareas propias y de dirección. Para ello deberás aprender a aplicar distintas técnicas de optimización del tiempo, establecer prioridades para ir realizando dichas tareas a lo largo de la jornada laboral y resolver posibles imprevistos.

A continuación, resuelve las siguientes cuestiones que se presentan con las que adquirirás la capacidad para gestionar de forma eficaz el tiempo en tu trabajo.

ACTIVIDAD 1. GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Como asistente a la dirección deberás realizar una diversidad de tareas durante tu jornada laboral. Para ello, la principal tarea que deberás llevar a cabo es saber gestionar de forma eficaz el tiempo del que dispones.

A continuación, se presentan varias cuestiones a resolver para que aprendas a gestionar eficazmente tu tiempo y el de tus superiores:

1. ¿QUÉ DOS ASPECTOS FUNDAMENTALES DEBES TENER EN CUENTA A LA HORA DE PLANIFICAR EL TIEMPO DE TRABAJO?

Hay que tener en cuenta dos aspectos fundamentales a la hora de la gestión o planificación del tiempo:

Disponemos de un número de horas de trabajo limitado (normalmente ocho).
Tenemos que hacer un número concreto de tareas que conllevan un tiempo de ejecución.

Por ello, de cómo planifiquemos nuestro trabajo a lo largo del tiempo de que disponemos, dependerá el éxito en su ejecución y el que no nos sintamos estresados.

2. ¿CUÁLES SON LAS CONSECUENCIAS INMEDIATAS Y LOS PRINCIPALES INCONVENIENTES DE LA FALTA DE GESTIÓN DEL TIEMPO?

La consecuencia inmediata a la falta de gestión de tiempo es que normalmente reaccionamos de alguna de las dos formas siguientes:

Trabajamos más horas.
Trabajamos más deprisa.

Cuyo principal inconvenientes serían:

Prisas de última hora y, por consiguiente, muchos más errores en nuestro trabajo.
Baja calidad de nuestro trabajo.
Trabajo que no podamos realizar.
Pérdida de recursos.
Desmotivación.
Falta de interés.
Falta de concentración.
Ansiedad.
Estrés.

3. A CONTINUACIÓN, SE PRESENTAN VARIAS SITUACIONES DE POSIBLES INTERRUPCIONES O LADRONES DE TIEMPO DE LOS ESTUDIADOS EN LA UNIDAD. IDENTIFICA QUÉ TIPO DE LADRÓN DE TIEMPO SE DA EN CADA SITUACIÓN Y CÓMO ACTUARÍAS PARA EVITARLO.

A) TE LLAMAN DE LA NOTARÍA POR UN DOCUMENTO QUE ESTÁN PENDIENTES DE RECIBIR.

Tipo de ladrón de tiempo: Conversación telefónica

Actuación: Registrar la llamada telefónica y dejarlo en tareas pendiente a realizar, con ello evitaremos que se nos olvide. Cuando llegue el momento de la jornada que dedicamos a realizar esas tareas, enviaremos el documento a la notaría.

B) EL DIRECTOR TE AVISA DE IMPROVISO QUE EN POCOS DÍAS SALDRÁ DE VIAJE Y NECESITA QUE ORGANICES UNA REUNIÓN CON EL DIRECTOR DE VENTAS.

Tipo de ladrón de tiempo: Reuniones

Actuación: Valoro la actividad de que estaba realizando en ese momento y si es más importante y urgente que la que me acaban de encomendar deberé terminarla. De no ser así le daría prioridad a organizar la reunión, que categorizaría en urgente y no importante, ya que uno de los requisitos para evitar que las reuniones sean una pérdida de tiempo es convocarla con suficiente antelación para que los asistentes la puedan preparar adecuadamente.

C) LLEGA UN COMPAÑERO A COMENTARTE MIRES EL CORREO ELECTRÓNICO Y CONFIRMES LA ASISTENCIA A UNA CENA QUE ESTÁN ORGANIZANDO LOS COMPAÑEROS.

Tipo de ladrón de tiempo: Visita inoportuna e internet, la catalogo como visita inoportuna y no como uso de internet, ya que el ladrón de tiempo es el compañero que entra en el despacho a interrumpir mi trabajo, si yo hubiera cedido a entrar al correo electrónico, perdiendo mi tiempo en temas personales, ahí si podría haberlo catalogado, además de visita inoportuna, de uso de internet.

Actuación: Decir que estamos muy ocupados, y para evitar que venga otro compañero contándonos la misma historia, podríamos cerrar la puerta del despacho.

D) HA SIDO UNA SEMANA DE MUCHO TRABAJO, NO HAS PODIDO ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS Y AÚN ESTÁN TODOS SOBRE LA MESA SIN ORDENAR.

Tipo de ladrón de tiempo: Desorden

Actuación: Procedería a ordenar mi puesto de trabajo, ya que una mesa desordenada lleva a una mente desordenada y en un futuro hacer cada cosa en su orden para que no vuelva a pasar.

E) UN NUEVO PROVEEDOR LLEGA A LA EMPRESA, SIN HABER PEDIDO CITA, A MOSTRARTE UN PROTOTIPO DE UN PRODUCTO NUEVO.

Tipo de ladrón de tiempo: Visita inoportuna

Actuación: si no pudiera atenderlo en un tiempo razonable porque estoy con temas más importantes y/o urgentes le diría que tengo una reunión fuera de la oficina y concretaría una cita con él para poder atenderlo adecuadamente en otro momento.

4. GESTIONAR ADECUADAMENTE EL TIEMPO SUPONE PLANIFICAR Y DISTRIBUIR EL TRABAJO PARA REALIZAR CADA TAREA EN EL MOMENTO ADECUADO. ENUMERA CADA UNA DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE TU TRABAJO, ESTUDIADO EN LA UNIDAD.

El proceso de planificación presenta las siguientes etapas:

El o la asistente a la dirección deberá analizar la situación de partida, es decir, tiene que ver las tareas que debe realizar en la jornada y el tiempo estimado que tardará en realizar cada una de esas tareas.
Teniendo en cuenta esta situación inicial, la segunda etapa consistirá en fijar los objetivos a alcanzar.

Esta fase es importantísima porque se tendrán que identificar todas las actividades a hacer y priorizarlas, es decir, establecer el orden de realización de las mismas, según los sistemas vistos anteriormente.

El tercer paso consistirá en programar las actividades: es decir, asignar un tiempo de duración a cada actividad y establecer en qué momento se realizará cada actividad. El que programemos de una forma concreta no significa que no seamos flexibles.

A la hora de programar seguiremos, entre otras leyes, la ley de Parkinson, ya que tenemos que intentar programar en función de la duración de la tarea (del tiempo necesario para llevarla a cabo) y no en función del tiempo del que disponemos.

Por lo tanto, programar significa establecer:

- Cuánto van a durar las actividades.
- Cuándo se va a hacer cada actividad.
Una vez establecido lo que tenemos que hacer, cuándo y cuánto tiempo nos llevará, debemos decidir cómo hacerlo. Normalmente, las empresas tienen establecidos procedimientos de actuaciónpara cada actividad. En estos casos, el o la asistente de dirección seguirá la política de la empresa. En caso contrario, deberá plantear distintas líneas de actuación a seguir, o alternativas posibles, para conseguir los objetivos propuestos.
Ejecutaremos las tareas previstas, en el orden previsto, siempre que sea posible. A la hora de establecer cuándo se ejecutará cada actividad, es importante tener en cuenta lo siguiente:
- Se realizarán primero las tareas más importantes y urgentes.
- Es preferible iniciar una tarea y acabarla -y después iniciar la siguiente- a acometer varias tareas a la vez. Al concentrarse en una misma actividad, se alcanzará una mayor eficacia.
- Se agruparán las tareas similares.
Pero no se debe quedar en la simple ejecución de las actividades, sino que debe controlar el anterior proceso. Debe reflexionar si el desarrollo de su trabajo se ha llevado tal y como lo había previsto, y en el caso de que encuentre desviaciones, debe analizar la razón que le ha llevado las mismas y corregirlas. Actuando así, conseguirá la mejora continua en su trabajo.

5. A CONTINUACIÓN, SE PRESENTA UNA LISTA DE TAREAS QUE DEBERÁS REALIZAR EN TU JORNADA DE TRABAJO. ANALIZA LA PRIORIDAD DE CADA UNA DE ESTAS ACTIVIDADES SEGÚN EL SISTEMA A-B-C. COLOCA CADA ACTIVIDAD EN EL CUADRANTE QUE CORRESPONDA.

ACLARACIÓN: He justificado cada tarea con la matriz que se ha puesto de ejemplo en el foro, por si en algún me he equivocado saber si la he catalogado mal. Además, dentro de cada casilla he puesto el orden de prioridad que yo seguiría.

ACTIVIDAD 2. LA AGENDA

1. ¿CONSIDERAS QUE LA AGENDA ES UN MÉTODO EFECTIVO PARA GESTIONAR EL TIEMPO DISPONIBLE? ¿POR QUÉ?

Si, ya que podemos tener recogido las tareas a realizar y el tiempo que tardamos en realizarlas. Al tenerlo todo apuntado ahorramos tiempo y energía intentando recordar que debemos hacer y en qué momento, si contar que la memoria no es infalible y se nos podría olvidar tareas. Al ternarlo todo planificado y organizado no tenemos que decidir en cada momento que hacer o que postergar, ahorrándonos, también así, tiempo.

Además de estas justificaciones me gustaría añadir una a título personal pues la agenda, además de gestionar mejor nuestro tiempo, nos da tranquilidad y paz interna para descansar y rendir mejor, pues evita que a la hora de dormir empecemos a dar vueltas pensando en que debemos hacer mañana, todo lo que queda por hacer y tratar de que no se olvide.

2. ¿QUÉ TIPOS DE AGENDAS CONOCES?

Agenda tradicional: la agenda de papel
Agenda electrónica: PDA
Agenda de ordenador: Google Calendar y Calendario IOS y sus aplicaciones móviles.

3.¿DE QUÉ PARTES PRINCIPALES SE DEBE COMPONER UNA AGENDA DE TRABAJO?

Un dietario: es el lugar donde se van a anotar las tareas a realizar cada día, así como el tiempo necesario para cada una de ellas. Lo más conveniente es que exista una hoja de dietario por cada día del año, donde se anotarán por horas las tareas de ese día.
Un plannig: un calendario o planificación que suele ser mensual y/o anual. Sirve para tener una visión más global de las actividades y citas que tengamos que realizar en un periodo de tiempo, sobre todo de las más importantes.
Calendario: siempre aparece un calendario del año actual y, la mayoría de las veces también incluyen calendarios del año anterior y del posterior.
Listín de datos: donde tomar los datos profesionales (teléfono, dirección, email, notas de interés…) de las personas del entorno de trabajo (clientes, proveedores, instituciones financieras…), para tenerlos clasificados y encontrarlos con facilidad.

4. ¿CÓMO ORGANIZARÍAS TU AGENDA DE TRABAJO, SEGÚN LO ESTUDIADO EN LA UNIDAD?

Me decantaría por la agenda a ordenador, usando, por ejemplo, el Google Calendar. Crearía un Google Calendar para mi y otro para mi jefe/a, el cual compartiría conmigo, la agenda de mi jefe/a tendría acceso él mismo, pudiendo modificar lo que necesitara, pero al estar habilitada la opción de “compartirlo conmigo” se me notificaría directamente. Es decir, yo tendría dos agendas en una, la mía y la de él, de forma que puede ver uno, puedo ver otra o puedo ver las dos.

Las anotaciones serían claras y concisas, además dentro de la agenda diferenciaría por temática. Por ejemplo: Reuniones, entrevistas, informes, impuestos, ordenar archivos… teniendo cada una de esas categorías un color concreto, así las anotaciones serían aún más claras y concisas y la información más fácilmente localizable.

Las tareas a medio y largo plazo se anotarían a principio de año y las que se repiten año tras año se dejarían fijas para no tener que introducirlas más.

ACTIVIDAD 3. EL ARCHIVO

En base a los criterios estudiados en la unidad, indica cómo archivarías los siguientes documentos que abajo se detallan.

1. LOS PEDIDOS DE CLIENTES Y LOS PEDIDOS A PROVEEDORES REALIZADOS EN TU EMPRESA. ¿CÓMO Y DÓNDE ARCHIVARÍAS CADA UNO DE ELLOS?

Haría copia en formato digital y lo archivaría en el ordenador. Una vez al año haría copia CD o DVD y lo guardaría en un armario especial para soportes modernos.

Respecto al formato en documento y teniendo en cuenta que se puede considerar archivo semiactivo, lo archivaría en un armario convencional, en un archivador AZ.

Respecto a la organización procedería con el siguiente sistema:

a) Temático: clasificaría por un lado los clientes y por otro los proveedores

b) Alfabético: dentro de clientes los ordenaría alfabéticamente, igual que los proveedores.

c) Cronológico: dentro de un mismo cliente/proveedor, lo ordenaría por fecha, la más actual primero

2. DE LOS 50 CLIENTES DE LA EMPRESA, 30 SON NACIONALES Y 9 SON FRANCESES, 7 ALEMANES Y 4 PORTUGUESES. ¿CÓMO Y DÓNDE LOS ARCHIVARÍAS?

Haría copia en formato digital y lo archivaría en el ordenador. Una vez al año haría copia CD o DVD y lo guardaría en un armario especial para soportes modernos.

Respecto al formato en documento y teniendo en cuenta que se puede considerar archivo activo, lo archivaría en archivador con carpetas colgantes

Respecto a la organización procedería con el siguiente sistema:

a) Geográfico: Dedicaría un cajón del archivador a los clientes nacionales y otro a los clientes internacionales

b) Geográfico: Dentro del cajón de clientes internacionales lo ordenaría nuevamente geográficamente por países (en orden alfabético)

c) Alfabético: el conjunto de clientes que pertenezca a una misma carpeta se organizará alfabéticamente.

3.LA EMPRESA TRABAJA CON 4 ENTIDADES FINANCIERAS, EN CADA UNA DE ELLAS TIENE UNA CUENTA BANCARIA. ¿CÓMO Y DÓNDE ARCHIVARÍAS LOS DOCUMENTOS DE CADA UNA DE ESAS CUENTAS BANCARIAS?

Haría copia en formato digital y lo archivaría en el ordenador. Una vez al año haría copia CD o DVD y lo guardaría en un armario especial para soportes modernos.

Aunque se puede considerar un archivo inactivo porque no se consulta con asiduidad, debemos tener en cuenta que se generar documentos bancarios casi a diario y que tendremos que acceder al archivo frecuentemente para archivarlos, por lo que propondría un armario convencional en el que una de sus baldas contenga cuatro carpetas, una por cuenta bancaría. Aunque pueda parecer que un archivador por cuenta es mucho, es mejor que no estén sobrecargados, pues dificultaría su manejo. La organización sería la siguiente:

a) Ultimo dígito: Dichas carpetas estarían colocadas por el método de último dígito (el último dígito coincidiría con el último número de la cuenta corriente, considerando los dos últimos si dos cuentas tuvieran el mismo) y el orden a seguir sería de mayor a menor, para menor confusión pondría entre paréntesis la identidad bancario.

b) Temática: dentro de cada carpeta se organizaría la documentación por temática (apertura cuenta, comisiones, transferencias…)

c) Cronológico: dentro de cada una de las temáticas la documentación se incorporaría de forma cronológica.

4. ¿QUÉ PASOS SEGUIRÍAS PARA ARCHIVAR LA CORRESPONDENCIA QUE LLEGA A LA EMPRESA, SEGÚN LO ESTUDIADO EN LA UNIDAD?

Para archivar la correspondencia seguiría los siguientes pasos.

1. Leerlo.

2. Necesita actuación por nuestra parte -> Realizamos la gestión pertinente

3. No necesita más actuación por nuestra parte. Es el momento de decidir si tirarlo o archivarlo. Si la opción es archivarlo:

· Lo mejor es ir archivando sobre la marcha, o reservar un momento del día para ello (normalmente el momento de menor actividad o menor concentración).

· Los papeles que archivemos, si llevan documentos adjuntos, o son varios papeles, lo mejor es archivarlos grapados.

· Cuando grapemos los documentos o les hagamos boquetes para archivar… hay que hacerlo de forma cuidadosa para que no sobresalgan de las carpetas o archivadores.

· Los documentos más recientes se van colocando en la parte delantera de las carpetas.

· No hay que sobrecargar demasiado los archivadores, ya que ello dificultaría su manejo.

· Hay que actualizar cada cierto tiempo los archivos y tirar la documentación que ya no nos va a servir, ya que si seguirnos archivando sin parar llegará un momento en que nos quedemos sin espacio.

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