TAREA 1. INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

Eva Quintana

CASO PRÁCTICO

La empresa “Hostelería Shop” S.A, dedicada a la fabricación y venta de utensilios desechables y no contaminantes para la hostelería (vasos, platos, cubiertos…), con sede en Córdoba, Polígono Industrial de la Torrecilla, Calle Esperanza, nave 24, CP: 14013.

Dicha empresa ha abierto un proceso de selección para contratar a un/a asistente a la dirección.

Imagina que te quieres presentar a este proceso de selección de personal, por lo que deberás demostrar que te has documentado y conoces aspectos claves tanto de la empresa “Hostelería Shop” como de tu función dentro de la mismacomo asistente a la dirección. Para ello, deberás completar las siguientes pruebas que se presentan a continuación.

ACTIVIDAD 1.

LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA

1. ¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UNA EMPRESA? ¿QUÉ DOS TIPOS DE ESTRUCTURAS COMPRENDE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA?

Strategor (1988) define la estructura organizativa como "el conjunto de funciones y de relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad". Por otro lado, Mintzberg (1984) la definió como "el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas".

En definitiva, se trata de un modelo teórico o marco conceptual de referencia en el que se señala: qué hacer en la empresa, cómo hacerlo y quién ha de hacerlo, consiguiendo la organización formal.

La estructura organizativa de la empresa comprenderá tres tipos de estructuras (no dos):

- Una estructura funcional: que recoge el conjunto de funciones y actividades regulares de la empresa.

- Una estructura jerárquica: donde se ordenan las relaciones entre los miembros de la empresa, poniendo de manifiesto las líneas de autoridad para la toma de decisiones y la responsabilidad de cada uno de ellos.

- Una estructura comunicativa: que establece el sistema de canales de comunicación formal.

2. Realiza un cuadro con las ventajas e inconvenientes de la organización formal de la empresa.

3. ENUMERA Y EXPLICA LOS PRINCIPALES PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS ANALIZADOS EN LA UNIDAD.

1. División del trabajo. Consiste en fragmentar el trabajo en tareas más pequeñas que son asignadas a cada trabajador o trabajadora. Con ello se consigue la especialización y perfeccionamiento en la tarea. Éste puede considerarse como un principio básico en cualquier organización, donde el número de tareas a realizar puede ser muy variado y amplio, lo que puede conllevar un aumento de la productividad empresarial.

2. Orden. Cada persona debe ocupar un lugar determinado en la organización -ese lugar debe ser el más adecuado para él o ella, es decir, que el que mejor se adapte a su perfil profesional y habilidades personales– y, además, en el momento adecuado. Este principio también se puede ampliar a los materiales y medios de la empresa.

3. Autoridad y responsabilidad. La autoridad hace referencia a la capacidad de mandar y dar órdenes en la empresa. Existen dos tipos de autoridad, la formal y la personal. La autoridad va unida al principio de responsabilidad, pues si tenemos capacidad de mandar también tendremos que ser responsables y consecuentes con nuestros actos.

4. Jerarquía: representa la cadena de mando de la organización, es decir, las líneas de autoridad y responsabilidad que darán lugar a los niveles organizativos o jerárquicos. En cada nivel, se agruparán unidades organizativas con el mismo grado de autoridad –y no por la función que realicen-.

5. Centralización/descentralización: este principio consiste en concentrar toda la autoridad en una persona o en un grupo reducido de personas, quienes ejercen el control de toda la organización. Por el contrario, descentralización consiste en delegar parte de autoridad a los subordinados. Por su parte, delegar implica transferir ciertas funciones a otra persona o personas, con lo que también se transfiere la autoridad y responsabilidad –aunque esta última también se puede considerar compartida entre quien delega y el subordinado o subordinada-. Con ello también se traspasa la capacidad para tomar decisiones.

6. Departamentalización: forma de organizar la empresa, que consiste en agrupar los puestos de trabajo homogéneos en unidades o áreas específicas, los departamentos. A medida que la dimensión de la empresa aumenta y crecen el número de trabajadores y las funciones a realizar dentro de la misma, surge la necesidad de organizar el trabajo haciendo agrupaciones que atienden a distintos criterios: funcional, por producto, por territorio, por clientes, pro proceso producto y por proyectos.

ACTIVIDAD 2.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA “HOSTELERÍA SHOP”, S.A

A continuación se representa el organigrama de la empresa “hostelería shop”, analízalo y contesta a las siguientes preguntas:

4. ¿EXISTEN LÍNEAS DE ASESORAMIENTO O STAFF? ESPECIFICA CUÁLES SON, EN SU CASO, Y EXPLICA EN QUE CONSISTE SU FUNCIÓN PRINCIPAL.

Si, el departamento de administración. Su función principal es apoyar y asesorar a la empresa, pero no forman parte de la línea de mando, es decir, no van a tener autoridad en la empresa.

ACTIVIDAD 3.

POSICIÓN DE LA ASISTENTE A LA DIRECCIÓN EN EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA “HOSTELERÍA SHOP”, S.A

Reflexiona sobre la posición que ocuparías como asistente a la dirección en el organigrama de la empresa. Contesta a las siguientes preguntas:

1. ¿CREES QUE SE PODRÍA CONSIDERAR UN DEPARTAMENTO? ¿EN QUÉ OCASIONES?

No es lo común puesto que el asistente de dirección ejercerá su actividad al lado de un directivo/a, ejecutivo/a o equipo de trabajo y dependerá del departamento en el que ejerza su función (incluso depender de varios departamentos)

En algunas ocasiones, puede crearse un departamento formado por asistentes de dirección cuando estos de un servicio de asesoramiento o staff.

2. ¿SE PODRÍA TRATAR DE UN ÓRGANO DEPENDIENTE DE LA DIRECCIÓN? ¿CUÁNDO?

Si, en el caso que la asistencia se realice a un/a directivo/a

3.¿SERÍA PARTE DEL STAFF? ¿POR QUÉ?

Si, porque le daría apoyo y asistencia a dirección, pero no sería un departamento independiente, no entraría en la línea de mando ni tendría autoridad en la empresa.

ACTIVIDAD 4.

LA FIGURA DE LA ASISTENTE A DIRECCIÓN

1. ¿QUIÉN PUEDE DESARROLLAR LA PROFESIÓN DE ASISTENTE A LA DIRECCIÓN? ¿QUÉ OCUPACIONES Y PUESTOS DE TRABAJO PODRÁS REALIZAR COMO ASISTENTE A LA DIRECCIÓN?

La profesión de asistente a la dirección, o también llamada secretariado, es desarrollada por un técnico cualificado encargado de la asistencia, tanto a los órganos de dirección como a otros departamentos, en actividades relacionadas con la organización y representación de la entidad, actividades administrativas y documentales y actividades de gestión de la información y comunicación.

Las ocupaciones y puestos de trabajo a desarrollar serán los siguientes:

- Asistente a la dirección.

- Asistente personal.

- Secretario o secretaria de dirección.

- Asistente de despachos y oficinas.

- Asistente jurídico.

- Asistente en departamentos de Recursos Humanos.

- Administrativos en las Administraciones y Organismos Públicos.

Ejercerán su actividad al lado de uno o más directivos o directivas, o ejecutivos o ejecutivas, o bien de un equipo de trabajo (departamento, proyecto, grupo, etc.).

2. ¿QUÉ FUNCIONES GENERALES O TAREAS DESARROLLARÁS COMO ASISTENTE A LA DIRECCIÓN EN LA EMPRESA?

Las funciones a desempeñar por el o la asistente a la dirección dependerán de las características particulares de cada empresa, tanto de su tamaño y actividad como de su estructura organizativa interna. No obstante, de forma general podemos establecer funciones o tareas que normalmente desarrollarán las personas que ocupen la asistencia a la dirección, entre las que destacamos las siguientes:

- Tramitar documentos: documentación mercantil, comercial, contable, fiscal, financiera y oficial.

- Tramitar comunicaciones, tanto internas o externas: tramitar la correspondencia -su entrada y salida-, atender llamadas telefónicas, atender visitas, etc.

- Administrar el archivo de documentos.

- Organizar y gestionar la agenda de la dirección.

- Organizar eventos, reuniones y otros actos corporativos, siguiendo normas y protocolos establecidos.

- Gestionar la documentación jurídica y empresarial.

- Elaborar y presentar documentos e informes utilizando aplicaciones informáticas.

- Realizar tareas básicas de administración de las áreas comercial, financiera, contable y fiscal de la empresa, así como también de selección, formación y desarrollo de los Recursos Humanos.

- Desarrollar tareas de relaciones públicas, fomentando la imagen corporativa de la empresa mediante la cooperación y la calidad de las relaciones internas y externas.

- Organizar y coordinar equipos de trabajo.

3.¿EN QUÉ CONSISTE LA PLANIFICACIÓN DE TU TRABAJO COMO ASISTENTE A LA DIRECCIÓN? ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE REALICES ESTA PLANIFICACIÓN?

La planificación consiste en fijar los objetivos que se pretenden alcanzar y establecer los medios para conseguirlos. En los y las asistentes de dirección deberán

- Analizar la situación de partida

- Fijar los objetivos a alcanzar.

- Si la empresas tiene establecido procedimiento de actuación, el o la asistente a la dirección seguirá la política de la empresa. En caso contrario, deberá plantear distintas líneas de actuación a seguir, o alternativas posibles, para conseguir los objetivos propuestos.

- Evaluar las alternativas planteadas y entre las alternativas factibles, elegirá la mejor valorada y la ejecutará.

- Controlar el anterior proceso, reflexionando si el desarrollo de su trabajo se ha llevado tal y como lo había previsto, y en el caso de que encuentre desviaciones, debe analizar la razón que le ha llevado las mismas y corregirlas.

Es importante realizar esta planificación para llevar a cabo el trabajo de la forma más eficaz posible.