Cách viết Email bằng Tiếng Anh

Bạn đang cần gửi cho khách hàng nước ngoài một tài liệu quan trọng nhưng không biết viết email bằng tiếng Anh thế nào cho chuyên nghiệp? Bạn làm việc tại một công ty đa quốc gia và “tá hỏa” khi được sếp giao nhiệm vụ viết email mời toàn bộ nhân sự đi họp? Nếu bạn đã từng rơi vào ít nhất một trong hai hoàn cảnh trên thì đừng bỏ qua bài viết này nhé. Hôm nay, TalkFirst sẽ chia sẻ với bạn cách viết email bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp kèm các mẫu email thông dụng nhất. Chúng ta hãy bắt đầu thôi nào!

Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Trước khi bắt tay vào viết email bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý những điều sau:

Xác định đối tượng nhận mail và độ trang trọng tương ứng

Chắc hẳn, không ít bạn đọc cũng biết, khi viết email công việc, dù là bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, ta cũng cần chú trọng đến độ trang trọng. Đặc biệt là khi đối tượng nhận email là cấp trên, khách hàng hay đối tác, sự trang trọng và lịch sự càng được đề cao. Sự trang trọng này được thể hiện qua một bố cục đầy đủ và chỉnh chu cùng từ ngữ và văn phong phù hợp với dạng văn viết trang trọng.

Tuy nhiên, không phải đối với người nhận nào chúng ta cũng cần phải viết email thật trang trọng. Trong trường hợp người nhận là một đồng nghiệp thân thiết và ta không cần phải “CC” hay “BCC” cho lãnh đạo hay các đồng nghiệp khác, ta có thể viết email một cách gần gũi và thân thiện hơn. Điều này sẽ giúp chúng ta có phần “dễ thở” hơn và tiết kiệm được thêm thời gian khi làm việc.

Trang trọng nhưng không khó hiểu

Nhiều người vẫn hay lầm tưởng rằng muốn viết email cho thật trang trọng thì phải dùng từ vựng thật khó, “sang chảnh”, “từ vựng IELTS”, v.v. Trên thực tế, đúng là có những từ hay mẫu câu chúng ta nên dùng để mang đến sự trang trọng cho email ta đang viết.

Tuy nhiên, chúng không phải những từ khó như nhiều người vẫn nghĩ. Việc cố sử dụng những từ “cao siêu” chưa chắc đã đem lại sự trang trọng cho email mà còn gây khó khăn cho cả người viết lẫn người đọc. Chính vì vậy bạn chỉ cần quan tâm đến những mẫu câu thường được khuyên dùng cho email công việc mà TalkFirst sẽ liệt kê ở mục 3 của bài viết này thôi bạn nhé.

Mẫu email bằng tiếng Anh thông dụng trong công việc

Cách viết email yêu cầu bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Ms. Thảo Trang,

I’m writing to request for the minutes of our meeting on Tuesday, September 7th, 2021

Our new project has just kicked off, and we all find the information mentioned in the meeting very helpful for our project. We ourselves did jot down the important points that day. However, we all agree that it’s better to take a look at the complete minutes taken by you- the minutes taker of that meeting.

We would highly appreciate it if you could send us the minutes before this Friday.

We look forward to hearing from you. Thank you!

Sincerely,

Doan Anh Tuan

• Tiếng Việt:

Gửi chị Thảo Trang,

Tôi viết email này để nhờ chị gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp vào ngày thứ Ba, ngày 7 tháng 9, năm 2021.

Dự án mới của chúng tôi vừa bắt đầu và chúng tôi đều thấy các thông tin được đề cập trong buổi họp rất hữu ích cho dự án của chúng tôi. Hôm đó, bản thân chúng tôi cũng có ghi chép lại những điểm quan trọng. Tuy nhiên, chúng tôi đều đồng ý là sẽ tốt hơn nếu xem biên bản hoàn chỉnh được viết bởi chị- người viết biên bản của buổi họp đó.

Chúng tôi rất cảm kích nếu chị có thể gửi biên bản cho chúng tôi trước thứ Sáu này.

Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ chị. Cảm ơn chị!

Trân trọng,

Đoàn Anh Tuấn

Mẫu thư phản hồi bằng tiếng Anh về tài liệu

• Tiếng Anh:

Dear Mr. Parker,

With reference to your request in our last meeting, I would like to send you the quotation of our printers.

The prices and other information about all models can be found in the PDF file below. I hope this can help you choose the printers that are to your liking.

For further information and support, please contact me at ngo***lam@gmail.com or the phone number: 098 *** 108.

Hope to hear from you soon. Thank you so much!

Yours truly,

Ngo Thach Lam

• Tiếng Việt:

Thưa ông Parker,

Liên quan đến yêu cầu của ông trong buổi họp gần nhất của chung ta, tôi gửi ông báo giá máy in của chúng tôi.

Giá cả và các thông tin khác về tất cả các mẫu có thể được tìm thấy trong file PDF bên dưới. Tôi mong rằng nó có thể giúp ông chọn những chiếc máy in vừa ý.

Để biết thêm thông tin và được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi tại địa chỉ mail: ngo***lam@gmail.com hoặc số điện thoại: 098 *** 108.

Mong sớm nhận được phản hồi từ ông. Cảm ơn ông!

Trân trọng,

Ngô Thạch Lam

Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Sales Department and Marketing Department,

I hope you are all doing well.

I’m writing to inform you of our meeting on Wednesday, September 29th, 2021.

The purpose of this meeting is to discuss and draw up the plan for our year-end sales event.

Here is the detailed information about the meeting:

• Date: Wednesday, September 29th, 2021

• Time: 2:30pm

• Location: Meeting room 2

Considering its importance, Ms. Smith would like to see you all at the meeting. Please confirm your attendance by replying to this email.

Thank you so much for your time!

Best regards,

Nguyen Kim Tuyen

• Tiếng Việt:

Gửi phòng Kinh doanh và phòng Tiếp thị,

Các bạn vẫn khỏe chứ?

Tôi viết email này để thông báo với các bạn về buổi họp của chúng ta vào thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021.

Mục đích của buổi họp này là thảo luận và lên kế hoạch cho sự kiện sale cuối năm của chúng ta.

Thông tin chi tiết về buổi họp như sau:

• Ngày: Thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021

• Giờ: 2 giờ 30 chiều

• Địa điểm: Phòng họp số 2

Vì tầm quan trọng của buổi họp, bà Smith mong muốn tất cả các bạn đều có mặt. Vui lòng xác nhận tham dự bằng cách phản hồi email này.

Cảm ơn các bạn!

Trân trọng,

Nguyễn Kim Tuyền

Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Sir/ Madam,

I wish to draw your attention to a problem we have with an order from you (Code:SON83103). The printer we ordered was supposed to be delivered to us 5 days ago. However, until now, we haven’t received it. We have tried to reach your customer service department several times, but the line has always been busy.

The delay in the delivery has negatively affected our working process since we need the printer for our paperwork.

We are very disappointed at your service. We expect an email from you by 4pm tomorrow at the latest, to inform me of how you are going to solve this problem.

Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unfortunately, we will have to take further action.

Yours truly,

Ho Nhat Mai

• Tiếng Việt:

Chào ông/ bà,

Tôi viết email này mong muốn ông/ bà chú ý đến một vấn đề mà chúng tôi gặp phải với một đơn hàng mà chúng tôi đã đặt bên ông/ bà (Mã đơn hàng: SON83103). Máy in mà chúng tôi đặt lẽ ra phải được giao tới cho chúng tôi vào 5 ngày trước. Tuy nhiên, tới nay, chúng tôi vẫn chưa nhận được nó. Chúng tôi đã cố gắng liên lạc với phòng chăm sóc khách hàng của bên ông/ bà nhiều lần nhưng đường dây luôn bận.

Sự chậm trễ trong việc giao hàng đã và đang ảnh hưởng tiêu cực lên quá trình làm việc của chúng tôi vì chúng tôi cần máy in cho các công việc giấy tờ của chúng tôi.

Chúng tôi rất thất vọng về dịch vụ của bên ông/ bà. Chúng tôi sẽ chờ đến trễ nhất là 4 giờ chiều mai để nhận email của bên ông/ bà về việc bên ông/ bà sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào.

Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi sẽ buộc phải có biện pháp quyết liệt hơn.

Trân trọng,

Hồ Nhật Mai

Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh (Formal email of apology)

• Tiếng Anh:

Dear Mr. Wilson,

First of all, please allow us to apologize for the delayed delivery.

Due to the pandemic, the shipping procedure has been complicated. This must have resulted in your order taking longer to arrive.

However, we should have made you aware of the delay at the time. Once again, let us apologize for our negligence. We have already taken all necessary measures to ensure that this will not happen again in the future.

As I have been informed, the product you ordered left our warehouse 5 hours after the order was confirmed. It is currently in a transit warehouse that is 5 kilometers away from your company. We are doing everything we can to make sure that the product will reach you within tomorrow.

Besides, we are offering you a 30% discount for your next purchase as a compensation for your unpleasant experience.

Once again, please accept our sincere apology.

For further in formation and support, please contact me via email or at the phone number: 098 *** 328.

Yours truly,

Mai Nhat Cuong

• Tiếng Việt:

Thưa ông Wilson,

Trước hết, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao hàng.

Do đại dịch, thủ tục giao hàng đã bị phức tạp hóa. Điều này ắt hẳn đã khiến cho đơn hàng của ông được vận chuyển lâu hơn.

Tuy nhiên, chúng tôi nên báo với ông về sự chậm trễ ngay thời điểm đó. Một lần nữa, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự sơ suất này. Chúng tôi đã thực hiện tất cả những biện pháp cần thiết để đảm bảo điều này sẽ không tái diễn trong tương lai.

Theo như tôi được biết, sản phẩm ông đặt đã rời kho của chúng tôi 5 tiếng sau khi đơn hàng được xác nhận. Nó hiện đang ở một nhà kho trung chuyển cách công ty của ông 5 cây số. Chúng tôi đang làm tất cả những gì có thể để đảm bảo sản phẩm sẽ được giao đến nơi vào ngày mai.

Bên cạnh đó, chúng tôi đề nghị giảm giá 30% cho lần mua hàng tiếp theo của ông như một cách để bồi thường cho trải nghiệm không tốt của ông.

Một lần nữa, mong ông sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi.

Để biết thêm thông tin hoặc được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi qua email hoặc số điện thoại: 098 *** 328.

Trân trọng,

Mai Nhật Cường

Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:

Dear Ms. Brown,

I was keenly interested after reading your job posting for the position of Content Writer. I believe my experience is a strong match for this position and I’m pleased to submit my application.

My most recent content writer position was at Make My Day Pizza where I was in charge of writing advertising content. I also took part in the script writing process of some of the company’s television commercials.

I have attached my resume down below. Through it, I hope you will get to know more about my educational background, work experience, skills and achievements.

Please let me know If I can provide any further information. I look forward to hearing from you.

Thank you so much for your consideration.

Yours sincerely,

Tran Thuy Anh

• Tiếng Việt:

Thưa bà Brown,

Tôi thấy rất hứng thú sau khi đọc thông báo tuyển dụng cho vị trí Content Writer của công ty bà. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi rất phù hợp cho vị trí này và tôi xin gửi thư ứng tuyển.

Ví trị content writer gần đây nhất mà tôi đảm nhiệm là tại Pizza Make My Day. Tại đây, tôi chịu trách nhiệm viết nội dung quảng cáo cho công ty. Tôi cũng tham gia vào quá trình viết kịch bản của một số clip quảng cáo của công ty.

Tôi đã đính kèm lý lịch nghề nghiệp của mình bên dưới. Thông qua nó, tôi hy vọng rằng bà có thể biết thêm về học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và những gì tôi đã đạt được.

Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần cung cấp thêm thông tin gì. Mong sớm nhận được phản hồi từ bà.

Cảm ơn bà!

Trân trọng,

Trần Thụy AnhTrên đây là tổng hợp các kiến thức và lưu ý để viết email bằng tiếng Anh một cách thật chuyên nghiệp. TalkFirst hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin và thành thạo hơn khi soạn thảo mail trong công việc. Hẹn gặp bạn trong những bài viết sau!

Tham khảo thêm Khóa học Tiếng Anh Giao Tiếp Ứng Dụng tại TalkFirst dành riêng cho người đi làm & đi học bận rộn, giúp học viên nói & sử dụng tiếng Anh tự tin & tự nhiên như tiếng Việt.

Anh Ngữ TalkFirst

Địa chỉ: 778/19 Nguyễn Kiệm, P.4, Q. Phú Nhuận, Tp. HCM

Số điện thoại: (028) 22 644 666

Email: learning@talkfirst.vn

Các mạng xã hội của TalkFirst:

Google: https://talkfirst.business.site/

Facebook: https://www.facebook.com/TalkFirst.vn/

Twitter: https://twitter.com/AnhnguTalkfirst

Blogger: https://anhngutalkfirst.blogspot.com/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCs5IJ1DjTN_ghoK2ORZuewQ

Google Site: https://sites.google.com/view/anhngutalkfirst/

#cách_viết_email_bằng_tiếng_anh #viết_email_bằng_tiếng_anh #cách_viết_thư_tiếng_anh #cách_viết_email_bằng_tiếng_anh #viết_thư_bằng_tiếng_anh #cách_viết_thư_tiếng_anh #viết_thư_tiếng_anh #cách_viết_thư_bằng_tiếng_anh #mẫu_viết_email_bằng_tiếng_anh #cách_viết_email_tiếng_anh #thư_tiếng_anh #cấu_trúc_viết_thư_tiếng_anh #kết_thư_tiếng_anh #bài_mẫu_viết_email_bằng_tiếng_anh_gửi_cho_bạn #viết_thư_cho_bạn_bằng_tiếng_anh #viết_email_tiếng_anh #viết_email_bằng_tiếng_anh_trong_kinh_doanh #mẫu_thư_phản_hồi_khách_hàng_bằng_tiếng_anh #mẫu_email_bằng_tiếng_anh #bài_mẫu_viết_email_bằng_tiếng_anh #viết_một_lá_thư_bằng_tiếng_anh_cho_một_người_bạn #viết_một_bức_thư_bằng_tiếng_anh_cho_bạn #viết_lá_thư_bằng_tiếng_anh #mẫu_thư_tiếng_anh #mẫu_email_tiếng_anh #kết_thúc_email_tiếng_anh #email_tiếng_anh #cách_viết_email_bằng_tiếng_anh_cho_đối_tác #bài_mẫu_viết_thư_cho_bạn_bằng_tiếng_anh #viết_thư_tiếng_anh_theo_chủ_đề #viết_thư_bằng_tiếng_anh_cho_bạn