A administração é um conjunto de atividades exercidas por diversas pessoas para utilizar recursos da organização de maneira eficiente e eficaz, a fim de alcançar metas e objetivos em comum. Isso você já sabe e, também, aprendeu que um bom administrador precisa conhecer algumas ferramentas e utilizar de maneira correta as técnicas da administração. Outra coisa importante que você viu é: muitas empresas fecham, principalmente, porque não sabem administrar. 

Bom, depois de todas essas informações, acredito que está claro que aprender a administrar é fundamental para se alcançar o sucesso, seja ele profissional, seja pessoal. De qualquer forma, para que você consiga colocar em prática as tais ferramentas e técnicas da administração, é importante saber que, além desse conhecimento, o administrador precisa desenvolver algumas competências, certas habilidades e, em cada situação dentro da empresa, assumir certos papéis de administrador.

Bom, é disso que vamos discutir nesta lição, as competências, habilidades e papéis do administrador. Vamos estudar quais são as competências que precisam ser desenvolvidas para conseguir administrar as organizações da melhor maneira possível. Além disso, vou mostrar para você algumas habilidades essenciais que todo bom administrador precisa saber utilizar. Por fim, você vai conhecer alguns papéis que os administradores precisam assumir, quando estiverem à frente dos negócios de qualquer empresa ou organização.

Basicamente, administrar uma empresa é tomar decisões. “Mas professor, você falou que administração é utilizar recursos para alcançar objetivos”. Sim, falei! Contudo, para saber quais recursos utilizar, é preciso tomar decisões e, então, alcançar os objetivos. 

Portanto, administrar é decidir. E para aprender a tomar decisões, diminuindo as possibilidades de erro, é preciso ser competente e habilidoso. Pense comigo, o que é uma decisão errada senão apenas a utilização inadequada de recursos. Imagine que você decidiu gastar uma certa quantia na compra de determinada máquina. Nessa única decisão, você pode ter errado três vezes, errado no valor gasto, na forma de pagamento e na escolha da máquina. Por isso, a necessidade de estar atento às tomadas de decisões.  

Imagine que você está abalado(a), emocionalmente, e recebe uma ligação para decidir algo rapidamente. O que você faz? Como agir em um momento assim? Uma decisão em um momento como esse tem grandes chances de erro. Desse modo, é importante não decidir nada sem antes dar um tempo para esfriar a cabeça, analisar as opções e pensar com a razão. Há exceções, você pode me apontar, por exemplo, que um piloto de avião de guerra tem segundos para tomar uma decisão, senão ele pode morrer... Verdade, mas ainda bem que não somos pilotos de avião de guerra, não é mesmo?

Tomar decisões de gestão está longe das decisões que devem ser tomadas em uma guerra. Você sempre terá tempo para decidir, mas não terá todo tempo do mundo. Isso é um fato, por isso, para diminuir as chances de tomar decisões erradas, além de ter o máximo de informação, é preciso estar tranquilo. Nada que algumas horas de tranquilidade não possam ajudar. 

Com experiência e aprendizado, você ficará cada vez mais preparado(a) para tomar decisões. Ainda mais se você se dedicar para desenvolver suas habilidades e competências. Vamos aprender mais sobre isso? 

Difícil imaginar alguém que não conheça a Nike, uma marca de materiais esportivos que está em mais de 180 países. São muitos negócios para serem gerenciados e, sem ter informações corretas, a probabilidade de os administradores tomarem decisões erradas é muito alta. Para evitar esse tipo de problema, a Nike passou a utilizar serviços de inteligência de dados de maneira que os seus processos pudessem ser otimizados, aumentando, com isso, o conhecimento do seu consumidor e podendo desenvolver novos produtos.

A Nike adotou uma estratégia bastante interessante que foi desenvolver um software criado, especificamente, para atletas. Armazenado em uma plataforma na Internet, o sistema grava informações dos batimentos cardíacos, velocidade, quantidade de passos, distância percorrida e outros tipos de informações sobre os consumidores atletas. Com isso, tanto o consumidor quanto a Nike tinham acesso a essas informações.

Outra ideia bacana foi a possibilidade de as pessoas compartilharem suas informações nas redes sociais. Isso mobilizou diversas pessoas e, ainda, criou um sentimento de competição entre elas, que para os esportes é algo muito interessante.

Desse software e do engajamento dos consumidores, a Nike teve acesso a uma quantidade enorme de dados gerados todos os dias. Com isso, os administradores da marca tinham muitas informações para ajudar nas suas tomadas de decisão.

É muito importante para a Nike, conhecer o estilo de vida dos seus consumidores, pois só assim ela poderá oferecer produtos que sejam diferenciais no mercado esportivo para que, com isso, ela consiga se manter na liderança como fornecedora de tênis e roupas para esporte.

Historicamente, a administração sempre foi vista como um conjunto de funções, uma série de comportamentos e a utilização de certas habilidades específicas. Essas eram abordagens que tinham como foco o comportamento do administrador, no entanto esse comportamento era definido conforme cada uma das abordagens adotadas. Albuquerque (2021), porém, explica que nenhuma dessas abordagens é independente das outras. Além disso, fica claro atualmente que as funções, os comportamentos e as habilidades que os administradores precisam desenvolver estão mudando.

Na década de 60, Herbert Simon (1960, p. 38 apud ALBUQUERQUE, 2021) nos conta que “administrar é sinônimo de tomar decisões, e toda ação gerencial tem natureza decisória”. Agora, vamos concordar que é muito difícil entender toda a complexidade do mundo para conseguir tomar decisões, pensando nisso, March (1957, p. 134 apud MAXIMIANO, 2004) explica essa dificuldade com o conceito de Racionalidade Limitada, em que o administrador “procura tomar as decisões satisfatórias atendendo aos requisitos mínimos desejados”. 

Para Simon (1960 apud MAXIMIANO, 2004), cada fase de um processo decisório envolve: 

E quem tem que tomar essas decisões? Normalmente, isso fica a cargo da gerência, mas, em uma empresa, vários funcionários têm funções que necessitam tomar decisões. Nesse sentido, o nível hierárquico do qual eles fazem parte pode variar, desde o topo da organização até o funcionário mais simples, em certos casos. Por isso, de acordo com Katz (1974 apud MAXIMIANO, 2004), existem três habilidades gerenciais importantes: a técnica, a humana e a conceitual, veja a seguir:

Perceba pela imagem que, quanto maior o nível organizacional, menor a necessidade de habilidades técnicas e maior a necessidade de habilidades conceituais. No entanto, também, fica evidente que as habilidades humanas têm a mesma importância, independentemente do nível hierárquico no qual o funcionário se encontra. Isso acontece porque um funcionário, em nível operacional, precisa ter muito mais conhecimento do funcionamento técnico do trabalho, por exemplo, manuseio de máquinas ou execução dos trabalhos rotineiros da empresa. 

Já para um diretor, esse tipo de conhecimento técnico é desnecessário, tendo em vista que a sua função dentro da empresa é pensar estrategicamente como e onde se pretende chegar, ou seja, definir os objetivos para a organização; portanto, ter conhecimento conceitual é muito mais importante do que o conhecimento técnico.

Já o funcionário em nível médio precisa saber como as partes técnicas da empresa funcionam, assim como entender conceitualmente a organização e sua posição no mercado. Dessa forma, poderá contribuir com a alta administração na condução das estratégias, alcançando os objetivos e direcionando o pessoal operacional para a melhor maneira de utilizar tecnicamente os recursos da organização.

Além dessas habilidades que eu considero as mais importantes para administrar uma organização, Mintzberg (1976 apud ALBUQUERQUE, 2021) indica, ainda, que os administradores precisam assumir determinados papéis na gestão diária das organizações. Lembrando que o que ele chama de papéis, você pode entender como comportamentos que o administrador deve desempenhar em quatro categorias, sendo:

O que você acha de pensarmos todos esses aprendizados na prática? Para isso, vou contar a história do Abreu, acompanhe:

Abreu tinha uma papelaria, a única do bairro. Ele era conhecido por todos como um cara legal e muito atencioso. Além disso, as pessoas gostavam dos preços da papelaria do Abreu, que estavam sempre em conta. O tempo foi passando e a papelaria foi crescendo, Abreu passou a ser conhecido em outros bairros e o movimento em sua loja aumentava dia após o outro. Tanto que Abreu precisou contratar uma vendedora e, depois, um gerente para o ajudar a abrir mais duas lojas e contratar mais funcionários.

Com o aumento de lojas, Abreu começou a enfrentar dificuldades. Ele não estava sabendo como administrar tantas lojas porque, como ele mesmo dizia, ele era o dono e gostava de ficar no balcão. Mas a empresa cresceu, e o Abreu precisava entender que agora ele não podia mais ficar no balcão, sua função tinha mudado, ele deixou de ser operacional e passou a ser estratégico. 

Abreu cresceu hierarquicamente em sua própria empresa. E isso, meus amigos e amigas, é muito comum de acontecer. Abreu tinha uma excelente habilidade técnica e humana, sabia como ninguém se relacionar, mas sua habilidade conceitual era falha. Com o crescimento da empresa, passou a ter necessidade de olhar suas lojas estrategicamente, isso era um problema, porque Abreu precisou desenvolver suas habilidades conceituais. 

Agora, o desafio era olhar para o mercado, analisar concorrentes, estudar os consumidores, entender como agiam as pessoas nos diferentes bairros onde suas lojas estavam instaladas.

As habilidades conceituais levam em consideração a capacidade de planejamento e, para isso, Abreu precisou se dedicar um tempo a entender como deveria atuar. Abreu começou a estudar e desenvolver comportamentos que o ajudaram a aprender, além do planejamento, outras habilidades como raciocínio abstrato e entendimento do contexto geral. Isso foi muito bom, e as empresas do Abreu continuaram crescendo. Hoje, ele já abriu filiais em outras cidades, pois aprendeu sobre competência, habilidades e o seu papel estratégico em sua empresa.