A administração contemporânea, ou seja, aquela que é utilizada, atualmente, pelas organizações, evoluiu bastante nos últimos anos, tanto que, até a década de 1970, era muito comum encontrar na estrutura organizacional muitos diretores, assessores, gerentes, supervisores, líderes etc. Em outras palavras, eram muitos chefes para poucos funcionários. 

Essa característica vem do fato de que as empresas tinham como exemplo direto de organização hierárquica o mesmo utilizado pelos militares. Mas isso passou, na verdade, diminuiu, uma vez que as empresas precisam se estruturar para enfrentar os desafios do mundo atual.

É justamente essa reestruturação que vamos estudar nesta lição. Aqui, veremos como as empresas fizeram para diminuir uma estrutura organizacional recheada de chefes, para uma estrutura simples, com poucos níveis organizacionais, procurando fazer com que a empresa fique mais ágil na gestão. 

Também, veremos a diferença que existe entre as atividades que devem ser realizadas em cada um desses níveis organizacionais, que têm como foco alcançar os objetivos e metas gerais da empresa. Consideramos que cada um dos níveis é responsável por suas ações isoladas, mas que, ao final, essas ações isoladas, quando somadas, contribuem para que a empresa chegue nos resultados desejados. 

Quando você olha para o mundo hoje, consegue perceber que existem muitas e muitas empresas, oferecendo os mesmos produtos e serviços? Consegue perceber o impacto que isso provoca nos negócios de um modo geral? As empresas precisam ser enxutas, ou seja, precisam ser ágeis, rápidas nas tomadas de decisão. 

Ter o mínimo de funcionários possíveis e conseguir realizar o máximo de tarefas ao mesmo tempo. Isso traz dois problemas significativos: primeiro, a pressão no trabalho tende a ser cada vez maior. O dono da empresa pressiona o chefe, que pressiona o funcionário em um nível mais baixo. Em empresas grandes, ao invés do dono, o presidente pressiona o diretor, que pressiona o gerente e, assim, por diante. 

O segundo problema se dá em função da concorrência. Como é muita empresa fazendo a mesma coisa, é preciso ser o mais eficiente e eficaz possível. Gastar o mínimo de dinheiro possível para que haja margem de lucro e a empresa permaneça financeiramente saudável. Mas, para isso ser possível, é preciso ter uma estrutura organizacional simples. Você consegue imaginar como isso funciona?

Uma maneira é eliminar o excesso de funcionários. As empresas antigas tinham isso em comum, muitos funcionários, muitos chefes, muita gente que fazia pouca coisa. Mas, a partir de 1980, isso mudou. As empresas passaram a adotar uma estratégia de reestruturação conhecida como downsizing, que, de uma maneira bem simples, significa, na prática, permanecer com poucos funcionários, que exercem várias atividades. 

Isso ajudou muito a tornar as empresas — principalmente aquelas consideradas “dinossauros” (expressão utilizada para designar algo antigo e grande) — rápidas, eficazes e lucrativas.

Um dos principais motivos que levam as empresas a diminuir o tamanho de sua estrutura organizacional é a quantidade excessiva de funcionários. Nos anos de 1990 até 1995, a Boeing, uma das maiores fabricantes de aviões do mundo, implementou um processo de downsizing em sua estrutura organizacional, demitindo cerca de 55 mil funcionários, 40% da sua força de trabalho. É claro que isso não aconteceu da noite para o dia, foi um programa de demissões que contou com apoio dos sindicatos locais, das cidades atingidas e um trabalho de reposicionamento dos profissionais demitidos.

A experiência da Boeing é um exemplo no mundo dos negócios. Ela conseguiu enxugar metade da sua folha de pagamento e, onde precisava de mão de obra, ela terceirizou os serviços, garantindo um custo bem menor com folha de pagamento.

Apesar da redução dos lucros da empresa nos anos que vieram, após a redução dos colaboradores, a empresa continuou sendo lucrativa, com valores girando ao redor de 1 bilhão de dólares. Além disso, o fato da empresa, ainda, estar em plena atividade nos dias de hoje, mostra que o resultado do seu downsizing, em longo prazo, foi um sucesso. Também, é possível perceber que as empresas precisam tomar cuidado com o número de contratações, com o passar dos anos.

Por isso, a utilização inteligente da força de trabalho aliada aos sistemas de informação, ou seja, aos programas de computador e inteligência artificial, é importante ferramenta que contribui com níveis organizacionais simples que ajudam as empresas a serem rápidas em suas gestões diárias.

As empresas, no início do século passado, eram estruturas organizacionais muito inchadas, ou seja, tinham muitos funcionários. Muito disso se dava em função da necessidade de muitas pessoas para realizarem tarefas que, hoje, os computadores fazem corriqueiramente, de modo rápido e eficiente. Por isso, com o surgimento dos computadores e a melhoria de processamento ao passar dos anos, pouco a pouco eles puderam substituir grande parte dos funcionários. 

Além disso, a estrutura atual das organizações, para sobreviver em um ambiente no qual a concorrência é elevada, obriga as empresas a serem as mais eficientes possíveis, minimizando recursos e maximizando resultados. Falando de uma maneira bem direta, as empresas atuais precisam gastar pouco dinheiro para ganhar muito; caso contrário, elas se tornam verdadeiros elefantes organizacionais: grandes e inchadas.

Precisamos lembrar que os administradores realizam uma série de funções administrativas, em três níveis hierárquicos, divididos em: alta administração, gerência e administração operacional. Esses níveis são dispostos como uma pirâmide, em que: no topo, encontra-se a alta administração; no centro, a média administração ou nível gerencial, e, na base, a administração operacional. De acordo com Silva (2008):

Além desses três níveis da administração, Albuquerque (2021) explica que, também, existe o pessoal não administrativo, que é formado pelos trabalhadores da linha de frente, ou seja, que não têm uma posição gerencial definida, mas que precisam se reportar aos gerentes operacionais e têm como responsabilidade executar tarefas básicas decorrentes da divisão de trabalho.

Como você pode perceber, cada um desses níveis tem suas respectivas funções e tarefas, mas é preciso lembrar que eles também trabalham em conjunto, tendo em vista que fazem parte de uma mesma empresa. Apesar de suas operações próprias, ao final cada nível, deve entregar resultados que, somados, precisam contribuir para que a empresa alcance os seus resultados definidos pela alta administração.

Os níveis da administração, também, podem ser classificados por suas principais atividades, como nos mostra Silva (2008):

Para entender melhor os níveis da administração, observe a figura a seguir:

A Figura 1 mostra a divisão do trabalho nas organizações, conforme o nível em que as pessoas se encontram na administração, e isso se dá independentemente do tamanho da empresa e da quantidade de funcionários, toda organização precisa desempenhar atividades divididas entre estratégia, tática e operacional. 

Ao separar a administração em níveis, isso faz com que a divisão do trabalho, também, possa ser dividida de maneira que as tarefas sejam melhor aproveitadas. A estrutura em pirâmide ou triângulo é uma maneira de tentar facilitar o atendimento, uma vez que quanto maior o nível da administração, menor a quantidade de pessoas trabalhando naquela área. 

Então, no topo do triângulo, fica a alta administração. Nele, estão os donos da empresa, no caso de uma pequena empresa, e/ou o presidente e os diretores, quando falamos de grandes empresas. Esse pessoal do topo tem como função definir estratégias, objetivos e as regras de funcionamento da organização, que também é conhecido por políticas organizacionais. Eles precisam pensar e preparar a empresa toda, incluindo os seus demais níveis.

Enquanto o topo pensa a organização toda e define estratégias, o pessoal da gerência, que se encontra no nível médio da administração, elabora ações táticas para ajudar a empresa a alcançar os objetivos e as metas que foram pensadas pelo pessoal do topo. Nessas ações táticas, incluem-se as atividades que implementarão as tarefas administrativas, além de coordenar a gestão de pessoas, em que um dos princípios é a mediação e solução de conflitos.

Com as ações táticas definidas, cabe ao pessoal operacional — que se encontra no terceiro nível da administração, isto é, os líderes ou supervisores — supervisionar o trabalho do pessoal não administrativo nos processos de produção. Então, o pessoal que está no quarto nível da administração realiza as tarefas diárias. 

Não sei se você já teve a oportunidade de assistir algum vídeo sobre o funcionamento de uma indústria; neste exemplo, fica muito claro como os trabalhos são realizados pelos operários que colocam a “mão na massa”. Próximo a eles, provavelmente terá uma pessoa observando o trabalho; esse que fica observando, na maioria das vezes, é o supervisor, ele está ali para auxiliar com eventuais problemas na operação e para se certificar que o trabalho está sendo feito de acordo com o que foi estipulado pelos demais níveis da administração.

Chegou a hora de aplicarmos o que estudamos até aqui. Como não podemos abrir uma empresa para testar os conhecimentos aprendidos, vou explicar para você utilizando exemplos que tenham relação com a realidade.

Toda cidade tem uma padaria, mas Joaquim chegou em uma cidade que, ainda, não tinha esse tipo de comércio, ele mais do que depressa correu e montou a primeira padaria da cidade. Mas, para fazer a padaria funcionar, Joaquim precisava comprar produtos para revender, além de ter que fazer o pão, pela manhã, para que as pessoas pudessem tomar o seu café da manhã com um pão fresquinho. 

Muito bem, Joaquim colocou um anúncio de emprego na porta da padaria, estava procurando uma pessoa para ficar no balcão e outra pessoa para fazer o pão. A padaria abria às 6h da manhã, Joaquim deu sorte e contratou a Jeniffer, menina esperta, para trabalhar no balcão e o Sérgio, padeiro de mão cheia. 

Com o passar do tempo, Joaquim percebeu que precisava definir algumas estratégias para a padaria, pois as vendas não iam bem. Ele, então, passava as noites pensando e pensando como poderia melhorar os seus negócios. Joaquim não sabia, mas ele estava desenvolvendo atividades estratégicas da alta direção, porque ao pensar o negócio como um todo, ele agia como o diretor de uma grande empresa. Mas, na verdade, ele é mais do que o diretor, ele é o dono do negócio, essa é a sua tarefa natural.

De tanto pensar, Joaquim decidiu que a Jeniffer precisa estar sempre sorrindo ao atender os clientes e, sempre que alguém visitava a padaria, mesmo que não comprasse nada, tinha que sair de lá com um brinde, que seria pãezinhos de queijo. Para isso dar certo, Joaquim explicou essa nova estratégia para Jennifer e para Sérgio.

Mal sabia Joaquim que agora ele havia definido ações táticas para a sua padaria. Sim, ao pensar em treinamento e brinde, Joaquim estava alinhando a gerência da empresa para realizar atividades que pudessem contribuir com a melhora da padaria. Por fim, Joaquim precisou acompanhar os seus funcionários durante os primeiros meses para saber se as novas atividades dariam o resultado que ele esperava; assim, ele desempenhou atividades de supervisão, observando e ajustando aquilo que os seus funcionários não administrativos, a Jeniffer e o Sérgio, estavam fazendo.

O resultado é que tudo isso deu muito certo e, hoje, o Joaquim já tem uma rede de padarias pela região!