Administrar é agir para alcançar objetivos, realizar metas, conquistar resultados. Tudo isso se dá utilizando os recursos que estão disponíveis, como os recursos financeiros, as matérias-primas, os colaboradores, enfim, são finitos, ou seja, não duram para sempre. Por isso, ser eficiente e eficaz na administração desses recursos é muito importante. E, o que veremos nesta lição é justamente a importância de se ter uma gestão eficiente e eficaz, além de entender a diferença entre cada um destes conceitos.

Como saber a diferença entre ser eficiente e ser eficaz? Tentarei explicar de uma maneira bastante simples. Pense em uma equipe de qualquer esporte que participe de um campeonato. O objetivo das equipes que participam do campeonato é vencer. Normalmente, os regulamentos de campeonatos levam em consideração a pontuação em três situações:

Se o campeonato for de pontos corridos, ou seja, o time campeão é aquele que tiver mais pontos, o objetivo das equipes passa a ser o de marcar pontos, assim, o importante é ganhar ou empatar. Nessas condições, podemos dizer que o time que não perde, é eficiente, ou seja, a equipe utilizou os recursos disponíveis da melhor maneira possível e conseguiu evitar a derrota. Mesmo empatando, a equipe pontuou e mantém sua chance de chegar ao final do campeonato como possibilidade de ser campeã. 

Nesse caso, dependerá do resultado dos outros times, mas ela foi eficiente, pois não perdeu o jogo. Outra possibilidade é essa mesma equipe com os mesmos recursos, além de não perder o jogo, ser ainda mais eficaz e ganhar o jogo, marcando três pontos. 

Ser eficiente é diferente de ser eficaz. Apesar de estes conceitos estarem relacionados, a eficiência refere-se à ação organizacional, enquanto a eficácia está voltada para o resultado. Silva (2008, p. 17) explica que “a eficiência é a medida da utilização dos recursos quando se faz alguma coisa; refere-se à relação entre as ‘entradas’ e ‘saídas’ num processo”. Albuquerque (2021) complementa ao explicar que a “a eficácia está relacionada ao alcance dos objetivos e relacionada com a realização das atividades que provoquem o alcance dessas metas”. Observe a figura a seguir para entender melhor:

É possível compreender, portanto, que não adianta ser eficiente, é preciso ser eficaz. Entretanto, para que a empresa possa ser eficaz, antes ela precisa ser eficiente. Lembra do exemplo do campeonato? Se a equipe for eficiente durante todo o campeonato, muito provavelmente ela não será campeã, mas o objetivo é vencer o campeonato, porém, para isso, em algum momento, a equipe terá que ser eficaz, ou seja, terá que vencer algumas partidas. 

Silva (2013) explica a eficiência e a eficácia da seguinte forma:

Por sua vez, Maximiano (2004) entende que a eficiência é o modo de realizar tarefas de maneira inteligente, utilizando o mínimo de esforço e aproveitando da melhor maneira possível os recursos disponíveis. Enquanto a eficácia é um conceito de desempenho que está relacionado em alcançar objetivos e resultados. Independentemente do conceito, eficiência e eficácia organizacional são fundamentais para que as empresas alcancem os seus objetivos e realizem as suas metas, caso contrário, elas podem, e se tornarão ineficientes e ineficazes. Portanto, o administrador precisa estar atento para que as tarefas sejam alcançadas de maneira eficiente e para alcançar os objetivos e os resultados de maneira eficaz.

Para aplicar, corretamente, os conceitos de eficiência e eficácia, é muito importante conhecer suas diferenças, que podem ser analisadas no quadro a seguir:

Além das diferenças é muito importante entender que, durante a administração, a procura pela eficiência e eficácia é algo que ocorre diariamente, por isso, maximizar a realização dos objetivos irá contribuir para que a organização seja eficaz enquanto a minimização da utilização dos recursos fará com que a organização seja eficiente.

Parece confuso diferenciar eficiência e eficácia, não é mesmo? Mas, na verdade, é muito simples. Para isso, darei dois exemplos de como se pode aplicar estes conceitos na prática. Vamos pensar que determinado funcionário da limpeza é chamado para secar a sala de um escritório. Ao se deparar com a situação da sala alagada, ele pega um pano, um balde e um rodo, retira toda a água daquele ambiente, seca e o deixa pronto para ser utilizado novamente. Ele foi eficiente, resolveu o problema do alagamento da maneira correta, além disso, foi muito rápido, de modo que recebesse, inclusive, um elogio pela sua eficiência. 

O problema é que a sala, pouco tempo depois, alagou novamente e, dessa vez, ele foi chamado mais uma vez para secar a sala e outra vez sua eficiência foi impecável. No entanto o problema persistia, até que chamaram outro funcionário da limpeza que, além de secar a sala, descobriu que o problema estava vindo de um vazamento na torneira do banheiro ao lado da sala. Ao perceber isso, esse mesmo funcionário da limpeza trocou a peça da torneira que mantinha a água escorrendo, resolvendo, definitivamente, o problema do vazamento. Esse funcionário, além de eficiente, ele foi eficaz, pois não só secou a sala toda como arrumou a torneira de modo que o vazamento não voltasse mais a ocorrer.

Imagine, ainda, outra situação, mas, agora, sendo você o protagonista:

Você ficou sabendo que, no dia seguinte, receberá uma visita do chefe geral da empresa para analisar como as coisas estão indo em seu escritório. Como você não estava preparado e foi pego de surpresa, decidiu comprar algumas frutas para a recepção do dia seguinte, e o lugar mais próximo era a banca de frutas localizada em frente ao seu escritório. Chamou um funcionário e pediu para ele ir até a banca ver se tinha alguma fruta que ele pudesse comprar para o dia seguinte. 

Bem, é isso, espero que tenha ficado claro. E deixo um desafio: na próxima tarefa que os seus pais ou responsáveis solicitarem a você, além da eficiência, busque a eficácia. Por exemplo, se pedirem para você lavar o carro, além de lavar o carro, economizando o máximo de água possível, faça também uma lista de como estão os marcadores no painel com informações, como: o óleo precisa ser trocado tal data, só há ¼ de combustível, o pneu traseiro está um pouco murcho, entre outras informações. Esse é apenas um exemplo, procure apresentar uma performance eficaz, você perceberá que trará um nível de satisfação bem maior e, quem sabe, receba um mimo pela ação.