Tenho certeza de que você já ouviu falar sobre burocracia e, provavelmente, ouviu mais coisas ruins do que boas. A burocracia pode ser vista como uma estrutura social que organiza a direção de atividades coletivas que ficam a cargo de uma estrutura organizacional com uma hierarquia impessoal, agindo segundo critérios que levam em consideração a razão e a impessoalidade. E é justamente este modelo de organização que estudaremos nesta lição, seus benefícios e suas mazelas. Sim, a burocracia também tem coisas boas. Aliás, você perceberá que eu falo a respeito da importância da burocracia na gestão das organizações. Além disso, discutirei com você como a burocracia surgiu, e você verá que um dos motivos foi tentar ajustar alguns pontos que a teoria clássica da administração não abordava. 

Também veremos que a burocracia nasceu em função da necessidade de se ter um modelo de organização racional que procurava ajudar a gestão de empresas que estavam ficando muito grandes. Para administrar essas grandes empresas, são necessárias regras claras e bem definidas que somente a burocracia é capaz de oferecer. 

Quando falamos em grandes empresas, são organizações que possuem mais de 500 funcionários. No entanto existem algumas dessas grandes empresas que têm milhares de funcionários, são verdadeiras cidades. Agora, como organizar e administrar empresas com estes tamanhos?

Se você pensou em Burocracia, acertou em cheio. Não tem como administrar organizações, sejam elas do tamanho que forem, sem utilizar a burocracia. É muito importante ter isso claro. A teoria da burocracia traz ferramentas e conceitos que promovem a melhor maneira para se organizar e administrar as empresas. E digo mais, é muito difícil manter uma estrutura organizacional funcionando sem que exista um mínimo de burocracia. No entanto o maior desafio é conseguir implementar os conceitos da burocracia sem que isso provoque o que chamamos de disfunções burocráticas. Isso ocorre quando o excesso de burocracia trava a empresa. Muito comum em órgãos públicos, é tanta burocracia que os processos organizacionais ficam muito lentos e, na maioria das vezes, improdutivos. É daí que vêm as reclamações com relação à burocracia e, consequentemente, ao preconceito com essa ferramenta de gestão que é de extrema importância.

O excesso de burocracia é um problema bastante conhecido do brasileiro. Os muitos procedimentos para se obter algo fazem com que algumas empresas e, principalmente, os órgãos públicos sofram de uma lentidão administrativa que causa muitos estragos nos negócios.

Alguns consultores de negócios consideram que a burocracia prejudica no tempo e fazem com que a empresa perca energia, dinheiro e competitividade,  tornando-se menos eficiente e eficaz. Em outras palavras, todo este esforço burocrático não agrega valor, pelo contrário, agrega custos.

O Brasil é um país que usa muito a burocracia, tanto que é o que mais gasta tempo nas empresas para pagar impostos, em todo o mundo. Além disso, as empresas brasileiras são obrigadas por lei guardar milhares de folhas de papel todos os meses, assim, elas perdem eficiência. De acordo com o Banco Mundial, o empresário brasileiro perde 1958 horas por ano só para cuidar da burocracia. Isso é muito ruim, são quase 244 dias perdidos que poderiam ser utilizados no próprio negócio para inovar, buscar novos clientes ou treinar a equipe.

Já ouviu falar que “enquanto uns choram, outros vendem lenço”? Pois bem, foi isso que uma multinacional norte-americana fez no Brasil, aproveitou-se da burocracia para criar um negócio em gestão de documentos. O resultado foi um sucesso. Para se ter uma ideia, o negócio nos Estados Unidos cresceu 2% enquanto a filial brasileira aumentou em mais de 20%. Tudo isso por causa da nossa burocracia. Em termos comparativos, a empresa explica que determinado serviço bancário no Brasil, por causa da burocracia, tem 125 páginas. O mesmo serviço nos Estados Unidos, tem duas páginas. 

Um dos motivos para tanta burocracia no Brasil é a tentativa de se evitar fraudes, o que sabemos, não resolve muito. Portanto, apesar da burocracia ser essencial na gestão, o seu excesso traz mais prejuízos do que benefícios.

A teoria da burocracia é complexa e envolve várias situações distintas, no entanto, para nós, o que interessa é como ela é utilizada na gestão das organizações. Foi neste sentido que Max Weber, segundo Albuquerque (2021, p. 66) "criou aquilo que ele julgava ser a burocracia ideal que tinham como objetivo criar uma estrutura organizacional estável, constituída por uma hierarquia com regras bem definidas”:

A ideia dessas regras era fazer com que as organizações conseguissem controlar o seu funcionamento em função de consequências previsíveis e, com isso, alcançar maior eficiência. No entanto esta tentativa de controlar a previsibilidade das organizações com a burocracia teve efeito contrário, ou seja, levou as empresas à ineficiência. Nas palavras de Chiavenato (2002, p. 429) ele explica que:

Consegue perceber que as disfunções citadas anteriormente fazem referência ao excesso na aplicação daquelas regras? Este é o problema. É preciso ficar claro no que já foi dito mais de uma vez, a burocracia é importante, o seu mal está no excesso.

A aplicação da teoria da burocracia deve acontecer de maneira racional, como ela mesma recomenda a sua utilização nas organizações. No entanto a racionalidade em excesso, o receio em não seguir as regras e a desconfiança em sofrer golpes fazem com que a maioria das pessoas nas organizações sigam os preceitos burocráticos à risca. Em outras palavras, não existe bom senso, e isso é, com certeza, o principal causador das disfunções burocráticas. Para evitar esses problemas, o ideal é que as regras sejam maleáveis até certo ponto. A grande dificuldade é justamente descobrir qual é esse ponto. No entanto as políticas organizacionais podem, muito bem, serem criadas levando em consideração as disfunções burocráticas e, assim, criar mecanismos que possam permitir uma forma de diminuir a rigidez das regras em certos itens, quando necessário.

De qualquer maneira, tentar organizar uma empresa sem regras claras e um mínimo de burocracia é pior do que enfrentar os seus excessos.

Max Weber criou o conceito da burocracia. Sua ideia era tornar as empresas mais eficientes, no entanto o excesso e a rigidez na sua utilização tornaram os processos burocráticos muito demorados fazendo com que as empresas perdessem tempo e dinheiro. Por outro lado, uma utilização racional da burocracia, sem exageros, faz com que a ideia inicial pensada por Weber possa ser alcançada. Para tanto, é necessário ter processos e sistemas de gestão bem pensados de maneira que a burocracia atue em favor da organização. 

Para alcançar processos burocráticos eficientes, é sempre importante possuir sistemas de gestão unificados e bem desenvolvidos. Escolha softwares de gestão que sejam eficientes e consigam atuar em todos os departamentos da empresa. O sistema deve ser um parceiro na gestão, e não algo que sempre dê problema, seja com mau funcionamento seja com rotinas que não funcionem. Além disso, os funcionários precisam passar por treinamentos para que sempre saibam como agir nas mais diversas situações.

Os processos organizacionais devem ser pensados pelas pessoas que, efetivamente, desenvolvem as tarefas. Ninguém melhor do que quem realiza as atividades para saber os problemas que acontecem e as melhorias que devem ser realizadas. Os ambientes de trabalho devem sempre estar organizados, tanto em arquivos físicos quanto digitais. O espaço de trabalho também precisa ser cuidado. Um ambiente limpo, arejado e arrumado é fundamental para desenvolver um bom trabalho além de contribuir para um clima organizacional favorável.

Por fim, procure sempre pensar na maneira mais ágil para organizar a empresa e implementar os processos. Não dá para organizar sem burocracia, então, esteja atento aos exageros e sempre reveja os processos para identificar problemas que possam ser rapidamente corrigidos.