Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. Essas são as funções da Administração, e é disso que esta lição tratará. Administrar uma empresa vai além de simplesmente abrir cedo, fechar tarde, manter o salão limpo e organizado. Quando você decide iniciar o seu negócio, ou passa a exercer um cargo de gestor em alguma organização, a responsabilidade para fazer com que os processos funcionem de forma eficiente e eficaz serão suas.

Ao dar início em qualquer situação voltada à gestão, você perceberá que as funções da administração sempre serão postas em prática, portanto, entender como funciona o planejamento, a organização, a direção e o controle são um diferencial na carreira de qualquer administrador, aliás, não dá para ser administrador sem entender como isso funciona. 

O que lhe diferenciará como gestor é o domínio das técnicas e das ferramentas que precisam ser utilizadas em qualquer uma destas funções, pois, para cada uma delas,   existem ferramentas específicas que devem ser utilizadas na condução dos processos do PODC (Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar). 

E já vou lhe avisando que PODC é a sigla que o/a acompanhará, não só nesta lição, mas até o final do curso de Administração. Aliás, quando você analisa este curso, dá para perceber que, na verdade, ele nada mais é do que uma separação em momentos nos quais você estudará as etapas do PODC, separadamente, pois todas as teorias da Administração fazem referência a etapas de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. 

Temos os conteúdos do planejamento, depois, de organização, também haverá momentos de estudo das técnicas de direção ou execução e, para completar, técnicas de controle e análise. Não, necessariamente, nessa sequência, mas elas estarão lá, e você estudará tudo isso. 

E sabe o que eu acho mais bacana em estudar Administração?  Pode chegar um momento em que você decida que administrar não é a sua “praia” e, mesmo assim, você aproveitará tudo que estudou, pois a grande maioria desse conteúdo, além de se aplicar aos negócios, também se aplica à nossa vida. Tudo o que você aprender das Teorias da Administração e, em específico das Funções da Administração servem para lhe ajudar a ter sucesso na sua vida, portanto, aproveite ao máximo essa lição e o curso como um todo.

Você viu nas lições anteriores que muitas empresas fecham após um tempo depois de serem abertas. O motivo de isso acontecer, além daqueles apresentados, é que os empresários não executaram, corretamente, as funções da administração. Muitos deles não planejaram, corretamente, o seu negócio, outros, apesar de um planejamento bem feito, pecaram no momento da organização. Alguns organizaram direito, mas não souberam executar a gestão do negócio, por fim, muitos se perderam no controle.

Na administração do seu negócio, você precisará gerenciar, corretamente, as funções da administração, entender bem suas particularidades e os seus pormenores. É preciso saber o momento certo em que cada uma das funções deverá ser aplicada, e isso é fácil se fosse olhar para elas como se olhasse uma receita de bolo:

Na sua empresa, depois de planejar, você precisará organizar o seu negócio, determinar o que os seus funcionários farão, definirá os processos de trabalho da empresa, colocará os móveis nos lugares, os computadores etc. Ou seja, é organizar o negócio mesmo, mais ou menos como quando mandam você organizar onde você mora, ou o seu quarto, ou a cozinha. Imagino que você saiba do que eu estou falando, particularmente, eu não gosto, mas é super necessário. Depois do planejamento, essa função da organização é a mais importante, porque, se não organizar direito, o restante não dará certo, pense no bolo, também não daria certo, não é mesmo?

Legal, agora que está tudo planejado e organizado, chegou a hora de colocar em prática, jogar tudo em um pote e bater que sai o bolo pronto? Não é bem por aí, precisa ter uma sequência correta. Primeiro a farinha, depois açúcar, ovos, óleo e o restante dos ingredientes na porção correta, no momento certo. A função da administração, direção ou execução, é exatamente isso, tomar decisões sobre os planejamentos, coordenar funcionários, colocar em prática as estratégias, prospectar clientes, ou seja, vender, receber os pagamentos, entregar os produtos, realizar os serviços e por aí vai.

Finalmente, chegamos à função de controle. É aqui que saberá se o bolo ficou bom. Minha avó, para saber se o bolo estava pronto, sempre colocava um palito dentro dele e, quando tirava, se o palito saísse sequinho, é porque o bolo já estava assado. Ainda hoje, eu faço isso, coloco o palito para saber se o bolo está pronto. Isso é controle, usar o palito no bolo é controlar para que ele não asse pouco, ou queime. Na empresa, é mais ou menos assim que funciona o controle dos resultados. 

Lá no planejamento, você definiu metas e objetivos, organizou tudo para ir em busca dessas metas e desses objetivos, colocou em prática, ou seja, executou e dirigiu o trabalho das pessoas para vender, produzir, realizar e está no controle para saber se alcançará os seus objetivos, ou se será necessário fazer alguns ajustes. Colocar em prática o PODC (Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar) é um ciclo sem fim, assim como a administração, porque, se você alcançar o seu primeiro objetivo, deverá pensar em outros, afinal, a vida não para. Estamos sempre caminhando, e o ideal é que o nosso caminho nos leve para frente. Como diria o Buzz Lightyear: “Para o infinito e além”.

Quando você se depara com histórias de administração, é fato, você lerá, na maioria das vezes, a respeito dos sucessos empresariais, afinal, no capitalismo, quem ganha dinheiro se torna exemplo a ser seguido. No entanto nós também podemos aprender com os fracassos, por isso, também devem ser estudados. Algumas empresas, como Enrom, Tyco e WorldCom e os CEO’s (no Brasil, os Presidentes Executivos) dessas empresas tiveram papel fundamental em seus fracassos. Sydney Finkestein estudou mais de 50 empresas, realizou mais de 200 entrevistas para tentar entender porque esses CEO’s fracassaram na gestão de suas organizações. Ele descobriu quatro a cinco hábitos em comum que levaram essas empresas ao fracasso, no entanto os CEO’s que se destacaram em termos de fracasso, possuem, ao todo, sete hábitos que levam, inevitavelmente, os seus negócios a fracassarem. E é disso que eu quero falar com você, sobre os sete hábitos de pessoas, notoriamente, malsucedidas. Vamos lá!

Fonte: Finkestein (2004).

Para que a gestão de qualquer empreendimento, ou mesmo de nossa vida pessoal, dê certo, é importante levar em consideração a aplicação das funções da administração conhecidas como PODC. Além disso, deve-se colocá-los em prática nesta sequência: primeiro, planejamento, depois, organização, só então coloca-se em prática para que seja possível controlar os resultados alcançados. Caso haja problema, o ideal é começar de novo, planejando, organizando, executando ou dirigindo e controlando e, assim por diante. Veja o Quadro 1 para entender a função de cada um destes itens:

Agora, detalharei para você cada uma dessas funções. Acompanhe a seguir:

Fica fácil perceber o planejamento como um processo que ajuda na tomada de decisões, que irão resultar em um plano com definições de todo o caminho a ser percorrido pela organização, assim que as demais atividades administrativas forem colocadas em prática..

O processo de administração tem início com a identificação e análise dos dados de entrada, que deverão ser processados de modo que gerem resultados, ou seja, que na saída desses dados, transformem-se em informações úteis, como é possível observar na figura a seguir.

Os dados de entrada são informações que estão no ambiente organizacional e podem mostrar os pontos fortes ou fracos e as ameaças e/ou as oportunidades. Essas informações serão processadas, ou seja, analisadas e transformadas em informações que contribuirão para que, na saída, seja elaborado o planejamento, que pode ser estratégico, funcional ou operacional. Com o planejamento elaborado, vamos para a organização.

Nesse processo de organização, a responsabilidade é dos gerentes da empresa, são eles que determinarão quais tarefas devem ser realizadas e quem as executará, além de definir como se agrupar, como se reportar e quem será o responsável pela tomada de decisões. O processo de organização pode ser verificado na figura a seguir.

Dirigir é uma estratégia cuja finalidade é tornar possível que as atividades sejam executadas. Isso pode ser complementado por funções de coordenação e liderança, como pode ser visto na figura a seguir.

É preciso que haja monitoramento constante dos resultados a fim de garantir que as metas sejam cumpridas e, com isso, se alcance os objetivos definidos no planejamento. Esse controle de metas é importante, pois, ao menor sinal de que algo esteja errado, é possível que os gerentes corrijam os problemas e tragam a empresa de volta ao caminho correto. Até mesmo é possível que eles decidam pela necessidade de se replanejar tudo novamente. Isso fica mais claro ao se observar a figura a seguir.

Apesar de aparentar ser algo simples, o controle depende de uma série de ferramentas e definições dos padrões de controle pré-estabelecidos. É possível dizer que esta é uma das funções da administração mais complicadas de serem colocadas em prática. 

Saber como as funções da administração – PODC – funcionam pode ser o diferencial para que a sua empresa alcance o sucesso esperado. Por isso, mostrarei um quadro com o resumo das principais diretrizes de cada uma das funções da Administração, dessa forma, ficará mais fácil quando você for colocá-las em prática.

Diante desta tabela, imagine que você deseja fazer uma viagem. A primeira coisa é iniciar o planejamento, e, com ele, você precisa: 

Depois de planejar, é preciso organizar: definir quem serão os motoristas, definir quantas pessoas irão, decidir horários de saída, locais de abastecimento, passeios, horários dos passeios, separar o dinheiro para abastecimento, alimentação e passeios. Dessa forma, estaremos realizando todos os itens que constam no processo de organização.

Dirigir/Executar nada mais é do que realizar a viagem e estar preparado para os imprevistos, caso fure um pneu na estrada, chova muito e seja necessário diminuir a velocidade, coisas do tipo, que modificam o planejamento.

Na fase de controle, é importante estar atento ao que acontece na viagem para ter certeza de que tudo o que foi planejado será executado, corretamente, ou seja, se está indo na direção correta, se abasteceu no momento certo etc.

Espero que, com este exemplo, tenha ficado mais claro para você como se utiliza o PODC. Que tal, com base no que você aprendeu hoje, planejar uma viagem fictícia? Escolha um destino, consulte sites que calculem a rota, o valor do pedágio, estadia e demais despesas. Siga o exemplo apresentado, e você terá um bom exercício de Administração e, também, de imaginação.