Seja bem-vindo, caro(a) aluno(a)! Nesta lição, estudaremos a importância da Administração. É legal pensar que a Administração vai além do mundo das empresas. Estudá-la é entender as ferramentas e as técnicas que possibilitam a melhor organização do nosso dia a dia, tanto na esfera pessoal quanto empresarial. Entender como funcionam estas ferramentas e as técnicas de Administração é, sem sombra de dúvida, um diferencial na vida de qualquer pessoa, afinal, já pensou como seria viver em um mundo no qual as pessoas não conseguem administrar as empresas? 

Isso também serve para a nossa vida. E ela já não é fácil, não é mesmo? Agora, pense se ela estiver desorganizada. Viver sem o mínimo de organização faz com que tudo seja muito, mas muito mais difícil. Como futuro administrador, é importante que já saiba que a famosa frase “deixe a vida me levar” não funciona. Se você for por este caminho, posso lhe dizer, com toda tranquilidade, que a vida pode levá-lo(a), rapidamente, para uma situação mais difícil do que possa imaginar. Por isso, vale destacar que todo o conteúdo que você estudar a respeito de Administração lhe ajudará, inclusive, na gestão da sua vida. 

Neste material, no entanto, dedicaremo-nos a estudar a Administração como ferramenta para melhor organizar e trabalhar a gestão das empresas e das organizações de um modo geral. Lembrando que a palavra organização tem dois sentidos: organização no sentido de arrumar as coisas, ou seja, organizar algo, e, também, como sinônimo de empresa. 

As empresas nem sempre terão a necessidade de funcionar para gerar lucro para os seus donos. Quando ela é sem fins lucrativos, os lucros se mantêm na própria organização. Em outras palavras, organizações sem fins lucrativos não distribuem os lucros entre os seus donos, eles ficam com a empresa. É muito importante entender esta explicação da palavra organização porque falaremos muito sobre ela durante esta lição e todas as outras que estão por vir. Combinado?

Pare tudo o que estiver fazendo e imagine a sua vida sem organização. Como seria se você não tivesse horário para ir até a escola? E se as matérias que você estuda fossem dadas em qualquer dia da semana, sem um cronograma específico? Semana passada, na segunda-feira, você estudou Matemática, hoje, também segunda-feira, a aula mudou para Língua Portuguesa. Como você ficaria? Provavelmente, pensaria: “mas que desorganização”! Não é mesmo? Agora, imagina uma empresa que precisa manter salários dos funcionários em dia e, para isso, ela depende de que os funcionários venham trabalhar todos os dias, no mesmo horário e fiquem até o final do expediente. Já pensou, se não houvesse um critério organizando, como o pessoal deveria proceder? Viraria uma bagunça. 

Será que uma empresa bagunçada consegue sobreviver em um mundo onde existem tantos concorrentes que fazem a mesma coisa disputando os mesmos clientes? É por isso que estudamos Administração, pois ela ajudará as pessoas a organizarem as tarefas diárias de uma empresa. Existem várias ferramentas que já são utilizadas há muitos anos, algumas são até milenares, possibilitam às empresas administrarem melhor suas funções organizacionais de maneira a evitar problemas, por exemplo, organizar os horários de funcionamento.

É muito importante entender que a maioria das empresas que fecha suas portas são aquelas que não souberam se organizar, não souberam administrar. Você pensa: “a empresa fechou porque não tinha dinheiro”. Pois é, mas, na verdade, a empresa fechou porque não soube administrar o pouco dinheiro que tinha. Você, com certeza, já ouviu histórias de pessoas que começaram negócios de sucesso quase sem dinheiro nenhum. Como conseguiram esta proeza? Um dos motivos foi administrar, corretamente, o pouco dinheiro que tinham. A administração é a chave para o sucesso. 

Milhares de empresas iniciam suas atividades, todos os anos, no Brasil. Segundo dados do SEBRAE (2020), 21,6% das microempresas fecharão suas portas entre um e cinco anos de funcionamento. Acredite, este número já foi maior. Dessas empresas que fecham, a grande maioria está concentrada no setor do comércio (30,2%) e na indústria da transformação (27,3%), seguido pela área de serviços (26,6%) e pela indústria extrativista (14,3%), como pode ser visto na Figura 1.

Esta mesma pesquisa realizada pelo SEBRAE trouxe informações a respeito da importância de se conhecer Administração. Para 11,8% das pessoas que responderam à pesquisa, a Administração foi a principal dificuldade enfrentada pelos donos de negócios, e a busca de clientes foi difícil para 11,2% (SEBRAE, 2020), ou seja, não ter conhecimento em como administrar o marketing do negócio atrapalhou bastante gente. 

Agora, quando você analisa de perto os outros 50,6% motivos de dificuldade no primeiro ano do negócio, fica claro o quanto a falta de conhecimento em Administração impacta, diretamente, no funcionamento das empresas. Dentre todas as palavras que apareceram nessa nuvem que representa metade dos motivos de dificuldade que os donos dos negócios enfrentaram, podemos destacar: falta de conhecimento na elaboração de custos, falta de conhecimento em administrar os recursos financeiros, grande demanda de atividades, localização errada do comércio e, talvez, uma resposta que possa resumir todas: não sabia administrar. E não saber administrar vai de encontro com a pergunta: Realizou curso para administrar o negócio? E 57,9% das pessoas responderam que não.

Quando olhamos para estes dados, fica muito claro que o principal motivo pelos quais as empresas fecham é a falta de conhecimento em administrar. Por isso, é muito importante estudar administração.

Quando estudamos a evolução da sociedade humana, é fácil perceber a presença da Administração e o quanto ela evoluiu junto. Em outras palavras, a partir do momento que a humanidade passou a viver em comunidades, administrar o convívio social, passou a ser uma necessidade. No entanto a administração como uma ciência do conhecimento só passou a ser assim reconhecida a partir da Segunda Revolução Industrial, por volta do século XIX, ou seja, apenas dois séculos atrás. 

Maximiano (2004) explica que Henry Fayol foi um dos principais personagens na história da Administração e o responsável por sistematizar a função administrativa, sugeria para quem trabalhava nas indústrias da época a importância de estudar Administração.

E, se você refletir sobre isso, concordará que nossa vida é marcada por objetivos, dos mais simples, como ir para a escola todos os dias, aos mais complexos, como ser uma empresa de referência no estado do Paraná.

Para Maximiano (2004), a Administração tem sua importância para realizar objetivos, individual, familiar, grupal, organizacional ou social, em qualquer nível de utilização de recursos financeiros ou não. Assim, é importante entender que a ela está presente em todas as áreas de nossa vida, e não apenas nos setores produtivos de bens e serviços. 

Reflita por um instante: a Administração está presente em sua vida? Em quais momentos do seu dia ela é fundamental? 

Kwasnicka (2006, p. 19) explica que “até mesmo um núcleo familiar requer certo grau de administração”. Sendo assim, existem diversas razões pelas quais é importante entender o funcionamento da administração, principalmente se você for iniciar um projeto de vida ou mesmo um negócio, com ou sem sócios. Vale lembrar que sócios são parceiros que dividem a responsabilidade dos negócios com você, seja financeiramente seja por meio das funções, dependendo do que for combinado no início do empreendimento. 

Durante o estudo desta disciplina, você aprenderá, por uma perspectiva científica, melhores maneiras de administrar, sempre com embasamento em autores renomados, de modo que suas decisões e escolhas sejam as mais assertivas diante da complexidade das atividades administrativas.

Para Kwasnicka (2006) e Maximiano (2004), quanto mais complexas são as atividades, maior é a necessidade de se conhecer a ciência administrativa para poder utilizá-los da melhor maneira. Ainda, para Kwasnicka (2006, p. 19), “administrar é um processo integrativo da atividade organizacional que permeia nossa vida diária”. O que o autor quis dizer com isso? Que a administração é capaz de integrar, ou seja, inserir processos organizacionais em todas as áreas da nossa vida cotidiana. 

Grande parte das melhores tomadas de decisões pelos administradores se dá utilizando as teorias administrativas no seu dia a dia. O comportamento das organizações e de seus funcionários é explicado pelas teorias da Administração. Silva (2008, p. 4), explica-nos que “uma teoria é um conjunto de conceitos e ideias que explica e prediz fenômenos sociais e físicos”. Quando o autor se refere a predizer fenômenos, ele está dizendo que as teorias da administração são preventivas, isto é, se antecipam para evitar problemas, antes que eles aflijam as organizações ou, até mesmo, nossa vida. 

Segundo Maximiano (2004), existem diferentes termos e maneiras de se explicar as teorias, no entanto, é necessário conhecê-los. Por isso, formulamos o Quadro 1 a seguir:

Resumidamente, aprendemos, na lição de hoje, que a administração está mais presente em nossa vida do que costumamos perceber. Vimos, também, que ela é de extrema importância para alcançarmos os nossos objetivos, sejam eles pessoais SEJAM organizacionais. Além disso, conhecemos alguns conceitos sobre a teoria da Administração que serão muito úteis para nos aprofundarmos sobre o conteúdo nas próximas aulas. Há muito a conhecer nesta área do conhecimento, por isso, fique ligado nas próximas lições. 

Muitas pessoas vivem em busca do sucesso. Eu não conheço uma receita para se alcançar o sucesso, mas fracassar é muito fácil, principalmente quando a pessoa não se preocupa em utilizar as ferramentas e técnicas da Administração. Como vimos, muitas empresas deixam de funcionar todos os anos, e um dos principais motivos é a má administração. Então, utilizar a Administração pode não ser, necessariamente, a responsável por alcançar o sucesso de uma organização, mas, com certeza, não utilizar seus princípios é o caminho certo para o fracasso.

Para administrar um negócio, ou mesmo a sua carreira, é preciso lembrar da necessidade de se formular objetivos, conhecer os recursos que você tem à disposição e os utilizar da melhor maneira possível. É claro que são muitas informações para tentar explicar nesta lição, mas fique tranquilo, você aprenderá tudo isso durante o estudo dessa disciplina. Para adiantar um pouco, é preciso entender que uma empresa precisa ter objetivos a serem alcançados e necessitam de recursos, como: dinheiro, funcionário, matéria-prima. Para conseguir alcançar os objetivos, faz-se necessário administrar, corretamente, o dinheiro, os funcionários, a compra e a utilização da matéria-prima. 

Basicamente é isso. Quanto menos dinheiro, mais complexa a gestão financeira. Quanto mais funcionários, mais difícil administrar as pessoas, e, quanto mais produtos ou serviços oferecidos, a administração da matéria-prima tende a ser bastante complicada. Para cada um destes itens existe, na ciência da administração, conceitos teóricos e ferramentas específicas que explicam a melhor maneira de administrá-los.

Deixo aqui um desafio: que tal começar a desenvolver um planejamento e organizar seus estudos? Quais pequenas ações você pode desenvolver, em seu dia a dia, para atingir suas metas?