Ordførers/varaordførers opplæringsprogram

Innledning
Opplæringen gir en innføring i den politiske organiseringa og Trondheims styringsmodell. Opplæringen tar også for seg den politiske beslutningsprosessen generelt og saksgangen spesielt.

Opplæringstemaer

Del 1
a) Politisk organisering inkl. selskapsstyring (se her og her)
b) Alminnelig saksgang fra a til å
c) Godkjenningsrutiner (se her)
d) Det politiske handlingsrommet (se her)

 Del 2
e) Kommunens planstruktur og planstrategi. Kommuneplanens  plass i planhierarkiet 
f) Handlings- og økonomiplanen, finansreglementet

Tid
4 timer

Deltakere
Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Knut Ole Bleke (bystyresekretariatet)
Kåre Georgsen/Kristin Isaksen (bystyresekretariatet)
NN (Kommunedirektøren)
NN (Kommunedirektøren)

Dokumenter/presentasjoner
Presentasjon politisk organisering
Alminnelig saksgang fra A til Å
Hvordan fremme dagsaktuelle saker

Innledning
I en formannskapsmodell trekker kommuneloven opp et prinsipielt skille mellom poltikk og administrasjon. Samtidig er en velfungerende kommune avhengig av et godt samspill mellom politisk- og administrativt nivå. Det er spesielt viktig at ordfører og kommunedirektør kan samarbeidet og samhandle godt, men uten å utfordre kommunelovens bestemmelser.

Opplæringstemaer
a) Kommunelovens bestemmelser om kommunedirektøren (§ 13.1) og ordførerens oppgaver og ansvar (§ 6.1)
b) Forholdet til kommunedirektøren i det daglige. Etablert praksis i Trondheim (se her)
c) Skrevne og uskrevne regler
d) Bystyrets vedtak 20.mai 2021 (sak 49/21) om bla. forholdet politikk-administrasjon

Tid
1,5 timer

Deltakere
Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Knut Ole Bleke (bystyresekretariatet) ?
Kåre Georgsen (bystyresekretariatet) ?
Trude Kjelstad (organisasjonsdirektør)
Janne Hafskjær (kommunedirektøren)

Dokumenter/presentasjoner
Forholdet politikk-administrasjon

Innledning
"Kommuneloven fastslår at det er ordfører som er møteleder i kommunestyret og i formannskapet.  Ordføreren er også møteleder i alle andre folkevalgte organer som han/hun er medlem av. En viktig oppgave for ordføreren er å skape tillit, slik at representantene i det folkevalgte organet kan føle seg trygge. Ordføreren skal som møteleder være upartisk og behandle alle representantene likt, og må kjenne de bestemmelsene som gjelder for organet. Ordføreren som møteleder skal være klar og utvetydig, rolig og behersket, rask i oppfattelsen og kjenne sitt kollegium og sakene godt. 

At ordføreren kjenner de formelle reglene som gjelder for møteledelse, opptrer korrekt overfor alle representanter og er nøytral, er viktig for å kunne gjennomføre møter i folkevalgte organer på en god måte. Humor med forsiktighet uten å bryte respekten for kollegiet kan være velegnet for å skape en positiv stemning til beste for saksbehandlingen i kommunestyret eller i fylkestinget."

(KS - Håndbok for ordførere, 2020)

Temaer
a) Bruk av det digitale møteverktøyet DigDem. Møteledelse, taleliste, voteringsorden mm. (logg inn her)
b) Møtekultur (Påkledning, stemme- og møteplikt, språkbruk, tiltaleform, irettesettelser, tidsbruk, framdrift med mer.)
c) Bystyret vs. partiet
d) Tips til god møteledelse (se her)
e) Kommunelovens saksbehandlingsregler (kap. 11)
f) Møteprinsippet i kommuneloven (se her)

Tid
3 timer

Deltakere
Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Knut Ole Bleke (bystyresekretariatet)
Kåre Georgsen (bystyresekretariatet)

Dokumenter/presentasjoner
Må lages

Innledning
Ordfører er byens og kommunens fremste offisielle representant med ansvar for å representere kommunen ved offisielle anledninger og mottakelser.  Ordføreren opptrer ofte i rollen som vertskap for besøkende. 

Opplæringstemaer
a) Orientering om rutiner og praksis
b) Oversikt over faste årlige repr.oppdrag
c) Tilgang til ferdige taler (se her)
d) Nært forestående oppdrag
e) Ordførerkjede (se her)

Tid
1,5 timer

Deltakere
Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Stine Trondsdatter (bystyresekretariatet)
Bente Resell Krogstad (bystyresekretariatet)

Dokumenter/presentasjoner
Må lages

Innledning
Folkevalgte blir stadig utfordret til å ta stilling til etiske dilemmaer. De etiske retningslinjene som bystyret har vedtatt skal bevisstgjøre og oppfordre til etisk refleksjon blant folkevalgte og ansatte i Trondheim kommune. Som forvalter av samfunnets fellesgoder, samt utøvelse av makt og myndighet, stilles det spesielt høye krav til folkevalgtes etiske vurderinger. Det gjelder i høyeste grad ordføreren.

I denne opplæringsbolken gjennomgås de etiske retningslinjene og det blir presentert en del konkrete etiske dilemmaer og problemstilling som grunnlag for refleksjon og diskusjon.

Opplæringstemaer
a) Gjennomgang og refleksjon av etiske retningslinjer
b) Aktuelle etiske dilemmaer og problemstillinger (se her).
c) Bystyrets varslingsplakat - ordførers rolle (se her)
d) Håndtering av habilitet – inhabilitet i folkevalgte organer (se her)
e) Dersom “åpenhetsregister” blir vedtatt i bystyret i april/mai 23, må dette inn 

Tid
1,5 timer

Deltakere
Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Øyvind Øyen/Knut Ole Bleke (bystyresekretariatet)
NN (kommuneadvokaten)

Dokumenter/presentasjoner
Må lages
Hjelpenotat

Innledning
Ordførerkontoret er en arbeidsplass. Men kontoret er mer enn det. Det benyttes også i forbindelse med mottakelser, møter og i andre offisielle sammenhenger. I denne opplæringsbolken gjennomgås alt av rutiner, bistand og praktiske forhold knytte til driften av ordførerkontoret.

Opplæringstemaer

a) Arbeidsfordeling
b) rutiner og merkantil bistand

c) bruk av kommunens arkiv- og saksbehandlingssystem (Elements)
d) felles bruk av kalendere

e) faste møter

f) ansatte og ordførers arbeidsgiveransvar 

Tid
2 timer

Deltakere

Kristin Leinum (bystyresekretariatet)

Bente Resell Krogstad (bystyresekretariatet)

Charlotte Larsen (bystyresekretariatet)

Stine Trondsdatter

Elin Noem

Dokumenter/presentasjoner
Må lages

Innledning
Dagens rådhus ble oppført i 1895–96 som tilholdssted for Trondhjems Tekniske Læreanstalt. Etter at den ble avviklet tok Trondhjems tekniske mellomskole over. Den hadde tilhold i bygningen frem til 1929, da den ble overtatt av kommunen. Etter en omfattende ombygging ved arkitekt Carl J. Moe flyttet byens administrasjon inn i 1930. 

Denne opplæringsbolken har som formål å gjøre deg bedre kjent med bygningen, folkene som arbeider her og en rekke praktiske forhold som nøkler og lås, alarmer og koder mm.

Opplæringstemaer
a) Omvisning
b) Gjennomgang av lås- og alarmsystem

c) Brannberedskap

d) Booking av møterom

e) Ansvar for besøkende

f) Kantine

Tid
1,5 timer

Deltakere

Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Kåre Georgsen (bystyresekretariatet)
Jan Ole Veiset (EKAI)

Dokumenter/presentasjoner
Må lages

Innledning

"I en beredskaps- eller i en krisesituasjon har ofte ordføreren en fremtredende rolle. Det er viktig å huske på at man også i en krisesituasjon som regel er best tjent med å la kommunen fungere mest mulig normalt. Det er ikke slik at ordføreren skal ta over kommunedirektørens rolle. Det vanligste er å sette ned en krisestab. Krisestaben består som regel av ordfører og eventuelt varaordfører, kommunedirektør, aktuelle kommunalsjefer, etatssjefer eller ledere på tilsvarende nivå.

Krisestabens funksjon er å oppdatere seg på situasjonen og drøfte hva som bør gjøres i den oppståtte situasjonen. Når krisestaben er enige om hva som må gjøres må de vurdere hvem det er som kan ta beslutningene. Ordførerens rolle er ofte å informere kommunens folkevalgte organer, media og innbyggere. Det er viktig at man formidler så folk forstår, slik at det ikke blir misforståelser som skaper mer usikkerhet og utrygghet. Et klart språk er derfor viktig. Tenk også på hvilke kanaler du bruker for å formidle informasjon: noen bruker lokale medier for å gi informasjon, andre bruker sosiale medier. Det er også viktig å være tilgjengelig for media."

(KS. Håndbok for ordførere 2020, s.10)

Temaer
a) Rutiner, ansvar og planer 
b) Ordførerens rolle
c) Håndtering av hat og trusler

Tid
3 timer

Deltakere

Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Knut Ole Bleke (bystyresekretariatet)
NN (kommunedirektøren)
NN (kommunedirektøren)

Dokumenter/presentasjoner
Må lages
Overordnet beredsskapsplan for Trondheim kommune (ny versjon kommer)

Innledning
Trondheim kommune er en av landets største arbeidsgivere. Ordføreren er øverste formelle leder for organisasjonen, inkludert alle ansatte. Opplæringen gir en innføring i kommunens rolle og oppgaver knyttet til arbeidsgiveransvaret.

Opplæringstemaer
a) Styrende dokumenter

b) Avtaleverk

c) Lønnspolitikk

d) Lønns- og administrasjonsutvalget
e) Varsling om kritikkverdige forhold

Tid
3 timer

Deltakere

Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Knut Ole Bleke (bystyresekretariatet)
NN (kommunedirektøren)
NN (kommunedirektøren)

Dokumenter/presentasjoner
Arbeidsgiverpolitisk plattform

Innledning
Trondheim kommune deltar på en rekke regionale, nasjonale og internasjonale arenaer og har et omfattende samarbeid med mange aktører utenfor egen kommune. Mye av dette arbeidet involverer politikerne generelt og ordføreren spesielt. Opplæringen gir en sammenfattet innføring i relasjoner og samarbeid regionalt, nasjonalt og internasjonalt, og hva som er ordførerens rolle i denne sammenheng

Opplæringstemaer
a) KS (storbynettverk, fylkesstyret, fylkesmøte)
b) Trondheimsregionen
c) Miljøpakken

d) Internasjonale prosjekter og relasjoner. Vennskapsbyer

Tid
3 timer

Deltakere

Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Knut Ole Bleke (bystyresekretariatet)
NN (kommunedirektøren)
NN (kommunedirektøren)

Dokumenter/presentasjoner
Må lages

Innledning
" Bystyret har både et tilsyns- og kontrollansvar for selskaper for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollansvaret gjelder også når virksomheten er skilt ut i egne selskaper. 

Kontrollutvalget har en lovregulert funksjon som organet utfører på vegne av og for kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgave i forbindelse med selskapskontroll er todelt; en obligatorisk del som benevnes eierskapskontroll og en frivillig del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. Det er viktig at kontrollutvalget sikres gode nok rammebetingelser slik at de har mulighet til å utøve sin funksjon på en god måte. 

Eierskapskontroll innebærer å kontrollere om den som er eiers representant og utøver kommunens eierinteresser, gjør dette i samsvar med lover og forskrifter, kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og anerkjente prinsipper for eierstyring. Etter kommuneloven skal kontrollutvalget minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for hvilke eierskapskontroller som skal gjennomføres. Planen, som skal vedtas av kommunestyret/fylkestinget, skal baseres på en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunens og fylkeskommunens eierskap. Hensikten med denne vurderingen er å finne ut hvor det er størst behov for eierskapskontroll. 

Som ordfører bør du være svært varsom med å påta seg styreverv i selskaper "

(KS. Håndbok for ordførere 2020, s. 32)

Temaer
a) Kontrollutvalgets ansvar og funksjon
b) forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll

Tid
3 timer

Deltakere

Kristin Leinum (bystyresekretariatet)
Knut Ole Bleke (bystyresekretariatet)
Per Olav Nilsen (revisjonsdirektøren) må forespørres
Hilde Haugskott (kontrollutvalgets sekretariat) må forespørres

Dokumenter/presentasjoner
Må lages