Varsling om kritikkverdige forhold

Formålet med denne plakaten er å bevisstgjøre den enkelte folkevalgte når det gjelder betydningen av å varsle om kritikkverdige forhold. Folkevalgte i Trondheim bystyre eller i bystyreoppnevnte organer, som opplever eller oppdager kritikkverdige eller uetiske forhold, oppfordres til å varsle om dette.

Plakaten fastlegger dessuten hvilke varslingsrutiner som gjelder på politisk nivå i Trondheim. 

Det et mål for bystyret at kritikkverdige forhold skal avdekkes og følges opp. Folkevalgte i Trondheim bystyre eller i bystyreoppnevnte organer, som opplever eller oppdager kritikkverdige eller uetiske forhold, oppfordres til å varsle om dette. Fremgangsmåten ved varslingen skal være forsvarlig og i tråd med bestemmelsene i denne varslingsplakaten.

Medlemmer av bystyreoppnevnte kommunale råd omfattes også av dette. Ungdommens bystyre omfattes av forskrifter om skolereglement og er unntatt fra varslingsrutinene i denne plakaten.

Bystyret forventer at både folkevalgte og administrasjonen bidrar til en kultur der alle er sitt ansvar bevisst og varsler om kritikkverdige forhold. Bystyret forventer at både folkevalgte og administrasjonen bidrar til et godt ytringsklima i hele organisasjonen. 

Med varsling i denne sammenheng menes at noen sier ifra om kritikkverdige forhold knyttet til noen i Trondheim bystyre, eller bystyrets underliggende organer, til noen som kan gjøre noe med det.

4.1   Med kritikkverdige forhold mener bystyret: 

·         brudd på lover, forskrifter og retningslinjer

·         brudd på etiske retningslinjer og allmenne etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet

4.2   Eksempler på kritikkverdige forhold er: 

·         korrupsjon

·         underslag/tyveri

·         seksuelle overgrep, mobbing og trakassering

·         brudd på taushetsplikt

·         forhold som medfører fare for liv og helse

·         rettighetsbrudd

·         maktmisbruk

·         diskriminering

4.3   Forhold som ikke anses å falle innenfor varslerbestemmelsene er for eksempel: 

·         politisk uenighet

·         misnøye med et vedtak i en sak

·         faglig uenighet

·         dårlig møtekultur og møteledelse

·         udokumenterte rykter 

5.1   Varsel mot folkevalgte 

Varsel mot folkevalgte i Trondheim bystyre eller i bystyreoppnevnte organer skal rettes til respektivt parti eller respektiv organisasjon. Dette gjøres ved å henvende seg direkte til det aktuelle parti eller aktuell organisasjon enten via telefon, brev, e-post, eller ved å be om et møte. Slik varsling skal skje i henhold til det respektivt parti og respektiv organisasjons egne retningslinjer for varsling. Ansvaret for videre oppfølging av slike varslinger tilligger partiet eller organisasjonen som mottar det. I de fleste partiene er det et innarbeidet prinsipp at varsel fortrinnsvis skal skje til nærmeste leder for den det varsles mot. For bystyrets medlemmer vil det si gruppeleder. Hvis varslingen gjelder gruppeleder, eller gruppeleder ikke er habil, så er det naturlig å gå til gruppelederens overordnede.

Kontrollutvalget kan, i kraft av sin rolle, motta varsel om kritikkverdige forhold på politisk nivå og sikre at varselet behandles i riktig instans. 

Hvis andre organer eller personer mottar slike varsel, skal varslingen bli videresendt til riktig parti eller organisasjon. Varsleren skal underrettes om dette.

5.2   Varsel mot uavhengige representanter 

I tilfeller som gjelder uavhengige representanter, som ikke representerer et parti, skal varsel rettes til ordfører. Dette gjøres ved å benytte digitalt varslingsskjema, sende inn e-post til ordfører.postmottak@trondheim.kommune.no eller sende brev til Trondheim kommune v/ordfører, Postboks 2300 Torgarden, 7004 Trondheim.

Varslingsskjemaet kan sendes inn anonymt. Det samme gjelder innsending av brev. Slike varslinger skal skje i henhold til bystyrets retningslinjer for varsling slik de framgår av denne varslingsplakaten

Hvis andre organer eller personer mottar slike varsel, skal varslingen videresendes til ordføreren. Varsleren skal underrettes om dette.

5.3   Varsel som inneholder mistanke om strafferettslige forhold. 

Varsel som inneholder misstanke om strafferettslige forhold skal rettes til kontrollutvalget. Dette gjøres ved å benytte digitalt varslingsskjema, sende inn e-post til kontrollutvalget.postmottak@trondheim.kommune.no eller sende brev til Trondheim kommune, Kontrollutvalget, Postboks 2300 Torgarden, 7004 Trondheim

Varslingsskjemaet kan sendes inn anonymt. Det samme gjelder innsending av brev.

Kontrollutvalget skal gjennomføre en undersøkelse. Hvis misstanken om strafferettslige forhold blir bekreftet gjennom en slik undersøkelse, skal utvalget uten unødig opphold fremme saken for formannskapet som har kompetanse til å anmelde forholdet på vegne av kommunen.

Hvis andre organer eller personer mottar slike varsel, skal varslingen bli videresendt til kontrollutvalget. Varsleren skal bli orientert om dette.

5.4   Varsling mot ansatte i Trondheim kommune 

Varsel om ansatte i Trondheim kommune, og som angår vedkommendes arbeidsforhold, skal rettes til Trondheim kommunes varslingssekretariat, telefon 917 60 203 tirsdag og torsdag kl. 10-12, eller post til Varslingssekretariatet, Rådhuset, Munkegata1, 7004 Trondheim.

Det kan være forskjeller mellom partienes og organisasjonenes retningslinjer for varsling.  Arbeidstilsynet anbefaler følgende når det gjelder varselets innehold: ”Et varsel bør inneholde konkret og tydelig informasjon om det kritikkverdige forholdet. En saklig og presis beskrivelse er viktig ved både intern og ekstern varsling. Varselet bør beskrive:

·         Hva har skjedd? Er det et lovbrudd eller brudd på virksomhetens skriftlige etiske retningslinjer?

·         Hvem er involvert?

·         Hvor skjedde det? Hvor ble det oppdaget?

·         Når skjedde det?

·         Har det skjedd flere ganger?

·         Var det vitner til stede?

Legg ved konkrete eksempler og bevis/dokumentasjon dersom det finnes.» 

Varslinger som rettes til partier og organisasjoner blir behandlet i henhold til disse partienes og organisasjonenes egne retningslinjer. Den som mottar slikt varsel kan søke råd hos bystyresekretariatet for å få veiledning og informasjon om alminnelige saksbehandlingsregler og hvilke grunnleggende prinsipper som gjelder i varslingssaker. Varslinger som rettes til kommunens varslingssekretariat fordi det angår en ansatt og vedkommendes arbeidsforhold, behandles i henhold til kommunens interne retningslinjer. Varslinger som rettes til kontrollutvalget eller ordføreren blir behandlet etter følgende retningslinjer:

7.5    

Varslingen skal journalføres og arkiveres. Forholdet til taushetsplikt, som følger av blant annet forvaltningsloven §13 skal ivaretas, og personopplysninger skal behandles fortrolig. Saken skal anonymiseres eller personopplysninger slettes senest innen to måneder etter at saken er avsluttet.

7.6    

Varsleren skal senest innen 2 uker få tilbakemelding om at varslingen er mottatt, samt informasjon om hvordan varslingen vil bli fulgt opp. Varsleren skal få opplyst at han/hun kan levere varslingen anonymt.

7.7    

Den det varsles mot skal så snart som mulig, og senest innen to uker, gjøres kjent med at et varsel foreligger og hva varslingen inneholder, slik at vedkommende får anledning til å uttale seg.

7.8    

Behov for oppfølgingstiltak overfor varsler og den det varsles mot skal vurderes og avklares i en tidlig fase. Varsler skal jevnlig oppdateres om saken hvis han/hun selv ønsker det. Varsler og den det varsles mot skal ha tilbakemelding på at saken er avsluttet, uten ugrunnet opphold.

7.9    

Dersom kritikkverdige forhold avdekkes skal forholdene snarest mulig rettes opp. Dersom det ikke foreligger kritikkverdige forhold skal saken henlegges.

7.10                     

Enhver situasjon skal om mulig løses på lavest mulig nivå, gjerne ved samtaler hvor alle involverte parter er tilstede dersom det er hensiktsmessig og forsvarlig ut i fra varselets karakter.

7.11                                         

Varslinger som kontrollutvalget får til behandling følges opp av utvalgets arbeidsutvalg (leder, nestleder, revisjonsdirektør, sekretær). Ved behov kan arbeidsutvalget løfte saken opp til behandling i kontrollutvalget samlet. Hvis utvalget, etter å ha gjort sine undersøkelser får bekreftet sine misstanker om strafferettslige forhold, skal utvalget uten unødig opphold fremme saken for formannskapet som har kompetanse til å anmelde forholdet på vegne av kommunen.

7.12                     

Varslinger som ordfører får til behandling følges opp av ordføreren og varaordføreren. Ved behov kan ordfører løfte saken opp til behandling i bystyrets forretningsutvalg og/eller formannskap.

7.13                     

Den som behandler saken skal til enhver tid vurdere å rådføre seg med relevant kompetanse ut i fra sakens innhold og sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst før beslutning tas.

7.14

Kontrollutvalg og ordfører/varaordfører skal alltid

a)       være objektiv og vurdere sin habilitet i alle saker som behandles

b)      sørge for å innhente all nødvendig dokumentasjon og sørge for at dette blir journalført og arkivert

c)       sørge for at prinsippet om vern mot gjengjeldelse, rett til kontradiksjon og krav til habilitet, konfidensialitet og dokumentasjon blir ivaretatt

d)      undersøke og oppklare de faktiske forhold, fatte en beslutning og iverksette eventuelle tiltak

7.15                    

Eventuelle konsekvenser ved brudd på lover, forskrifter, retningslinjer, etiske retningslinjer og allmenne etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet skal vedtas av formannskapet eller bystyret i det enkelte tilfellet. Avhengig av alvorlighetsgrad og bruddets karakter kan konsekvensene være:

a)       muntlig og/eller skriftlig irettesettelse

b)      utestengelse fra verv man er valgt inn i av bystyret eller formannskapet

c)       politianmeldelse