Ordførers myndighet

Innledning

Som ordfører er du rettslig representant for kommunen og underskriver på kommunens vegne hvis ikke myndigheten er tildelt andre. Dette kan for eksempel være lånedokumenter, garantierklæringer ol. Dette betyr ikke at du selv kan treffe vedtak eller inngå avtaler på egen hånd – slik myndighet kan kun følge spesifikt av lovbestemmelse, reglement eller delegasjon fra bystyret.

Rollen som kommunens øverste rettslige representant medfører ikke omfattende praktiske gjøremål, men det er viktig å være klar over enkelte utslag i lovverket som følger av den formelle rollen. Disse omtales nærmere nedenfor. Kommuneadvokaten kan bistå ved spørsmål eller ved behov for nærmere utredning eller rådgivning.

Ordføreren er lovlig stedfortreder for kommunen 

Ordføreren er etter tvisteloven (§ 2-5-1) lovlig stedfortreder for kommunen, dvs. den som kan opptre på vegne av kommunen i rettssak.

Ordføreren er etter domstolloven (§ 191-1) den som på vegne av kommunen mottar forkynnelser og rettslige meddelelser.

Bestemmelsen i domstolloven må sees i lys av at den stammer fra en annen tid. Den legger til grunn at ordfører er involvert i vurdering og oppfølging av de rettslige prosesser kommunen er i. Dette passer ikke i større kommuner sett hen til omfanget av saker og at det er kommunens virksomheter som innehar fagkompetansen og delegert beslutningskompetanse på de enkelte områder.

Rollen som lovlig stedfortreder for kommunen medfører enkelte oppgaver som omtales kort nedenfor.

Ordfører må signere fullmakt til kommunens møtende stedfortreder i forliksrådet og i andre domstollignende tvisteløsningsorganer, dersom kommunen skal møte med stedfortreder i tillegg til Kommuneadvokaten.

 For saker i domstolene er kommunen representert av Kommuneadvokaten, som har prosessfullmakt som også innbefatter møtefullmakt på vegne av kommunen.

For forliksrådet er det normalt krav om personlig fremmøte. Ordfører må derfor signere en fullmakt til å opptre som stedfortreder i hver enkelt sak der kommunen er part i sak for forliksrådet. Fullmaktene håndteres av sekretariatet, ved forværelset til ordføreren , og omfatter ca 25 saker årlig.

Ordfører mottar forkynnelser og meddelelser om saksanlegg mot kommunen

Ordfører er den som etter tvisteloven mottar rettslige forkynnelser og meddelelser på vegne av kommunen. Det er i hovedsak søksmål mot kommunen (stevninger) som kommer inn på denne måten. Bestemmelsen innebærer at stevninger mot kommunen og andre forkynnelser adresseres til ordføreren når de sendes fra domstolene. Ordfører gir kommuneadvokaten i oppdrag å følge opp saken ved å videresende stevningen dit.

Etter innføring av Aktørportalen i domstolene vil de fleste søksmål mot kommunen forkynnes direkte for Kommuneadvokaten, som vedtar forkynnelse på kommunens vegne. Kommuneadvokaten er tildelt generell prosessfullmakt for kommunen i alle saker for domstolene, slik at Kommuneadvokaten kan vedta forkynnelser og meddelelser på kommunens vegne i Ordførerens sted.

Vigselsmyndighet

Fra 1. januar 2018 overtok kommunene ansvaret for borgerlige vigsler. Lovendringen innebærer at ordførere, varaordførere og kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret selv gir slik myndighet skal gjennomføre vigsler. Ordførere og varaordførere får en direkte myndighet etter loven. I tillegg kan kommunestyret gi vigselsmyndighet til personer som er ansatt eller folkevalgt i kommunen. Med ansatt menes både fast ansatt og midlertidig ansatt. Kommunen kan også velge å ansette noen for denne oppgaven. Beslutningen om hvem som skal ha vigselsmyndighet, i tillegg til ordfører og varaordfører, skal tas av kommunestyret selv og kan ikke overlates til andre

Ekteskapsloven 

Møte-, tale- og forslagsrett

Du har i henhold til kommuneloven møte-, tale- og forslagsrett i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer unntatt kommune- og fylkesråd og organer under dem (§ 6.1 tredje ledd). I kontrollutvalget har ordføreren likevel bare møte- og talerett. Ordføreren har bare stemmerett i organer der hen er valgt medlem. Ordføreren kan la et annet medlem av kommunestyret representere seg i de organene som hen ikke er medlem av.  

Treffe vedtak

Kommunestyret kan i henhold til kommuneloven (§ 6.1 fjerde ledd) selv gi ordføreren myndighet til å 

a) treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning
b) treffe vedtak i hastesaker etter § 11-8 første ledd 

Formannskapet kan også gi ordføreren myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret selv har bestemt noe annet. Ordføreren skal rapportere til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan den delegerte myndigheten er benyttet. 

Trondheim bystyre eller formannskap har ikke vedtatt å gi ordfører slik myndighet. Bystyret vedtok imidlertid 12.12.2019 (sak PS 0181/19) å gi formannskapet myndighet til å treffe vedtak i hastesaker etter kommuneloven § 11-8 første ledd 

Opprette utvalg

Kommunestyret og fylkestinget kan i henhold til kommuneloven (§ 6.1 fjerde ledd pkt. c) selv gi ordføreren myndighet til å opprette utvalg som skal forberede saker som ikke har prinsipiell betydning. 

Trondheim bystyre har ikke vedtatt å gi ordføreren slik myndighet.

Innstille i saker

I henhold til kommuneloven (§ 5-14) skal bystyret selv fastsette et reglement for hvordan innstillingsrett skal delegeres. Med begrepet "innstilling" menes "et forslag til vedtak som organet skal votere over" (Ot.prp 49. 2011-2012). Det sist fastsatte reglementet og eventuelle andre vedtak om delegering og innstillingsrett gjelder inntil et nytt reglement er fastsatt.  

Bystyret vedtok 12.12.2019 (sak PS 0181/19) at ordfører har innstillingsrett overfor bystyret i saker som omhandler 

a) politisk organisering og valg av bystyrekomiteer (jfr. kommuneloven § 5.9 tredje ledd)
b) godkjenning av årsmeldinger
c) innbyggerforslag

Kommuneloven utdyper ikke hva som ligger i en slik innstillingsrett. I Trondheim har dette vært praktisert slik at ordføreren ikke bare innstiller i denne type saker (a-c), men at hen også utreder sakene og skriver saksframlegg. I kommentarene til kommuneloven (KF 2019, Jan Fridthjof Bernt, Oddvar Overå, s. 102) er det støtte for en slik praksis:

"....Dessuten er loven ikke til hinder for at ordføreren selv kan få som oppgave å forberede saker for kommunestyret og formannskapet, og da står selvsagt hen også direkte ansvarlig for at den innstillingen som legges fram, fyller kravene til forsvarlig utredning. Hvorvidt det er fornuftig og hensiktsmessig å benytte ordføreren på denne måten, må det enkelte kommunestyre selv ta stilling til."

Avgjøre hvilken komite som skal ha saken

I henhold til komitereglementet (§ 1.8) er det du som ordfører som avgjør hvilken komité som får hovedansvaret for å realitetsbehandle og innstille i saker, før de går til bystyrebehandling. Du vurderer også om andre komiteer skal få saken oversendt til uttalelse. Komitéene kan også selv be om å få saker oversendt til uttalelse. 

Ordføreren er i tett dialog med sekretariatet i forbindelse med disse avgjørelsene, og kan ved behov rådføre seg med forretningsutvalget før avgjørelse tas.

Slik er rutinene:

1. Kommunedirektøren ferdigstiller og oversender til ordfører saker til bystyrebehandling via kommunens saksbehandlingssystem

2. Bystyresekretariatet mottar sakene, setter opp en liste (googledokument) med alle oversendte saker og foreslår hvilken komité som skal være innstillende

3. Ordfører gjennomgår listen og gir tilbakemelding om eventuelle endringer

4. Sekretariatet setter på en såkalt behandlingslinje på hver enkelt sak i kommunens saksbehandlingssystem, slik at saken rutes til riktig komite

Myndighet til å koordinere bystyrets arbeid

Som øverste politiske leder har ordføreren myndighet til å planlegge og koordinere arbeidet til bystyre og bystyrets organer. I Trondheim er det tradisjon for at ordfører gjør dette i tett dialog med forretningsutvalget og gruppe- og komitelederne. 

Forretningsutvalget

Forretningsutvalget består av fem politiske medlemmer. Kommunedirektøren og bystyrets sekretær har møteplikt og talerett. Forretningsutvalget arbeider på overordnet nivå og driver ikke forberedende saksbehandling. Utvalget har ikke vedtaksmyndighet på vegne av bystyret, formannskap og bygningsråd.  Forretningsutvalget har møter i bystyreuka da de innstiller til bystyret hva gjelder behandling av innkomne representantforslag. Ordfører kan også kalle inn utover dette. Forretningsutvalget er ansvarlig for å

• planlegge bystyrets og formannskapets møter og aktiviteter

• være rådgivende når det gjelder fordeling av saker til utvalgene

• sikre god informasjonsutveksling mellom bystyret og kommunedirektøren

• fungere som valgkomite jf eierskapsmeldingene  ("for aksjeselskaper og interkommunale selskap skal det anvendes valgkomité ved oppnevning av styrer") 

Møtene er offentlige og møtedoumenter publisers på kommunens innsynsportal.

Bystyrets komiteer

I komitereglementet (§ 1.7)  heter det at ordføreren er bindeledd mellom komité og formannskap, og møter komitéledere ved behov. Vanligvis er det 2-4 slike møter i året. Her deles informasjon og komiteenes planer gjennomgås og koordineres.

Møtene er offentlige og møtedoumenter publisers på kommunens innsynsportal

Gruppelederne

Ved behov behov kaller ordfører inn til  gruppeledermøte. Det kan for eksempel være i forkant av bystyremøtene, for å innhente synspunkter på habilitetsforespørsler- og vurderinger, eller når bystyret mottar utsendinger fra organisasjoner og grupper i forkant av møtene. Det kan også være fordi det er behov for å koordinere saksgang eller bystyrets, formannskapets og bygningsrådets aktiviteter for øvrig. 

Gruppelederne har ikke møteplikt. Om gruppeleder ikke har anledning til å møte, sørger gruppeleder selv for at en annen i gruppen møter. Møtet driver ikke forberedende saksbehandling og har ikke vedtaksmyndighet på vegne av bystyret, formannskap og bygningsråd.  

Møtene er offentlige og møtedoumenter publisers på kommunens innsynsportal

Håndtere representantforslag, spørsmål og interpellasjoner

I henhold til kommuneloven §11.2 kan alle bystyremedlemmer stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten. Dette er nærmere regulert i bystyrets reglement § 4.15, der det heter at;

"Representantene kan utover de saker som er ført opp på sakslisten, framsette representantforslag, korte spørsmål, interpellasjoner og forespørsler. Tidsrammen for behandling av disse er begrenset til inntil en time etter pause i det enkelte bystyremøte.  Alle slike forslag må fremmes av forslagsstiller på nytt hvis behandlingen av forslaget blir utsatt." 

I tillegg finnes muligheter for å fremme verbale forslag i forbindelse med budsjettbehandlingen i bystyret, og komiteene kan fremme såkalt komiteinitiativ overfor bystyret. Kommuneloven åpner dessuten for at 1/3 av deltakerne i et møte kan kreve å få en sak satt på sakslista.

I sum gir alle disse ordningene et relativt stort handlingsrom for bystyrets medlemmer til å ta politiske initiativ.

Som ordfører har du myndighet til å følge opp alle slike initiativ. I henhold til bystyrets reglement bestemmer ordføreren om og av hvem kortspørsmål og interpellasjoner skal besvares. Når det gjelder forespørsler avgjør ordføreren om de skal besvares på det samme møtet der de er fremmet eller på et senere møte. Det er annerledes med representantforslag. Her skal bystyret, etter forslag fra forretningsutvalget, avgjøre videre behandling, eventuelt hvilken komite som skal behandle forslaget og fremme innstilling til bystyret. 

Oversikt