Ordførerkontoret

Øyvind Gimse og Mette Renée Green tildeles kulturprisen av ordfører Rita Ottervik på ordførerkontoret i 2014

Henvendelser

Henvendelser til ordfører kan være ønske om møte, ønske om å bli veiledet videre i det kommunale systemet eller ytringer/uttrykk for frustrasjon. Henvendelsene kan også gjelde ønske om møter for å presentere ideer og prosjekter og innhenting av råd om veien videre. Alle som henvender seg skriftlig til ordføreren mottar svar.  I enkelte tilfeller ber vi kommunedirektøren om fakta og faglige vurderinger til ordførerens svar.  Noen henvendelser blir overført til kommunedirektøren for besvarelse, dette er typisk saker hvor ordfører ikke har noen myndighet eller hvor det ikke er naturlig at ordføreren svarer.  Sekretariatet bistår ordfører med å besvare henvendelser, og svarer i en del tilfeller ut på vegne av ordføreren. Sekretariatet følger opp alle henvendelser til ordføreren. 

Arkivering

Alle arkivverdige henvendelser blir journalført i kommunens saksbehandlingssystem. Arkivet og saksbehandler vurderer ut fra lovhjemmel og forskrift om henvendelsen er offentlig eller om den skal unntas offentlighet. Alle inngående henvendelser til ordførers e-post vurderes ut fra kriterier for journalføring og arkivavgrensing i henhold til arkivforskriftens § 9 og § 14. Henvendelser til ordføreren kan også komme via ulike kanaler; sms, sosiale medier, privat epostkonto m.m. Krav til dokumentasjon og arkivering gjelder uansett hvilken kanal henvendelsen kommer i. Oppstår det tvil rundt hvilke henvendelser som er journalpliktige, vil sekretariatet bistå med avklaring. Følgende punkter kan være nyttige i vurderingen av om noe skal journalføres: 

• Er henvendelsen gjenstand for saksbehandling, og samtidig har verdi som dokument, journalføres den. 

• Dokumenter som kun oppfyller ett av kriteriene (saksbehandling eller dokumentasjon) journalføres ofte av praktiske årsaker. Dette vil være en skjønnsvurdering i hvert enkelt tilfelle. 

• Dokumenter som verken inngår i saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon vil normalt ikke journalføres.

Ordfører er selv bruker av saksbehandlingssystemet. Henvendelser som skal svares ut av ordfører registreres på hen som saksbehandler. Posten gjennomgås jevnlig av sekretariatet og politisk rådgiver. 

Henvendelser som tydelig er post til partiet skal ikke journalføres i kommunens saksbehandlingssystem.

Kalender

Den ansatte med ansvar for kalender har full tilgang til ordførerens kalender (lese, skrive, endre)og tar imot alle invitasjoner, henvendelser om møter o.l. Vedkommende sørger for journalføring. Det er ukentlige møter (mandager) mellom sekretær, ordfører, varaordfører og politisk rådgiver hvor invitasjoner og henvendelser blir gjennomgått. Her blir man enig om hva ordfører og varaordfører svarer ja eller nei til, og om noen andre skal spørres. På møtet gjennomgås også kalenderen for kommende uke, om alle taler er bestilt/under skriving/ferdig, bestilling av evt. blomster/gaver, transport/taxi til noe, bruk av kjede, evt. billetter til reiser, møterom og servering.

Ordfører har også faste ukentlige møter med sekretariatsleder, kommunedirektør og varaordfører. 

Varaordfører - arbeidsfordeling

Viktig at ordfører og varaordfører blir enig om en arbeidsfordeling. Varaordfører er fungerende ordfører og leder møte i bystyret og formannskap når ordfører har forfall. 

RETT OG PLIKT TIL Å SI NEI – OGSÅ TA HENSYN TIL SEG SELV 

Ordføreren får ofte mange forespørsler om å delta på ulike arrangement og tilstelninger i kommunen eller i fylket. Innbyggere, næringsliv og organisasjoner forventer og regner med at ordføreren møter opp når han/hun blir spurt om det. Ordførervervet er de fleste steder et fulltidsverv. I større kommuner og i fylkeskommuner kan også andre politikere være frikjøpt fra sitt ordinære arbeid, og oppgaver kan deles på flere. Oppdrag og møtevirksomhet i egen kommune, region eller andre steder tar mye tid. Mye skal forberedes, og møter og arbeid skal gjennomføres på en best mulig måte for kommunen. Å være ordfører er ingen ”8 til 4 jobb”, det er et heldøgns verv, og mange ordførere står også på “døgnet rundt” – både i ukedager og helg – og faren for å slite seg ut er til stede. Å ende opp med å møte veggen er ikke bra for noen, verken for ordføreren eller kommunen. Selv om forventingene til at ordføreren stiller opp er stor, har de fleste også forståelse for at det må tas menneskelige hensyn. Det anbefales derfor å dele slike oppdrag mellom ordføreren, varaordføreren og eventuelt andre folkevalgte. I noen tilfeller kan også administrasjonen møte i stedet for ordføreren. Ordførere er nødt til å prioritere tiden sin, og selv om ordføreren gjerne vil få til alt, så er det også lov å si nei (på en hyggelig måte) 

Bistand fra Kommunikasjonsenheten

Kommunikasjonsenheten bistår ordføreren med skriving av taler til representasjon, åpninger, snorklippinger, altså taler uten partipolitisk innhold. Forespørres i hvert enkelt tilfelle når behovet dukker opp, det eksisterer ikke en skriftlig avtale på dette. Politisk rådgiver skriver politiske taler. 

Kommunikasjonsenheten kan bistå med fotograf ved større arrangement og legge ut tekst og bilder på sosiale media. Må forespørres i hvert enkelt tilfelle. 

Kommunikasjonsenheten organiserer pressekonferansene for kommunen, også der ordføreren deltar. F.eks. ved store hendelser/kriser/kunngjøring av viktige ting for byen. Politiske pressekonferanser må det enkelte parti organisere selv.

Ordførers møterom

Ordføreren disponerer et møterom i 4.etg med plass til 14 personer. Møterommet inngår ikke i ordinær utleie på rådhuset. 

Bruk av ordførerkjedet

Ordførerkjedet brukes kun i egen kommune. Det finnes enkelte unntak. Brukes når ordfører representerer kommunen, f.eks. ved åpninger av arrangement, ønsker velkommen til byen ved store konferanser/møter o.l.  Se nærmere beskrivelse under "Representasjon".

Støtte etter ordførerens bestemmelse

Ordføreren har en konto til disposisjon hvor hen kan gi økonomisk støtte til div. formål etter søknad. Maks kr. 10 000 pr. tildeling. Denne kontoen brukes også når ordføreren gir pengegave i forbindelse med åpninger av nye kommunale enheter, jubileum ved frivillige organisasjoner. 

Gavereglement

Gaver

Det er et lite lager med gaver tilgjengelig på kontoret. Ordfører i samråd med sekretær avgjør hvilke gaver som gis i hvilke sammenhenger. Prøver så godt det lar seg gjøre å bruke gaver som er lokalt produsert. F.eks. bøker om Trondheim, sølv-artikler (Trondheimsrosen) fra Møller Gullsmed, kunst og keramikk/glass fra lokale kunstnere, sjokolade/konfekt fra Nidar osv. 

Gaver vi mottar i div. sammenhenger registreres og oppbevares på ordførerens kontor, i glass-skap utenfor bystyresalen eller på ordførerens møterom.

Reiser

Reise bestilles via G Travels reiseportal på Intranett. Reiseregning skrives så snart som mulig etter reisen er gjennomført. Skjema ligger i HR-portalen på Intranett.

Ordfører godkjenner reiseregninger, utlegg og faktura for kommunedirektøren i HR-portalen og LIFT. Tilsvarende godkjenner kommunedirektøren for ordføreren.

Årshjul

Det er laget et årshjul som gir en viss oversikt over ordførerens aktivitet gjennom året.