Forholdet politikk - administrasjon

Bystyrets vedtak 20.5.2021 (sak 49/21)

"Trondheim styres etter formannskapsmodellen. I formannskapsmodellen ledes administrasjonen av en politisk uavhengig kommunedirektør. Det er et klart og lovbestemt skille mellom politisk og administrativt nivå i en formannskapsmodell. Kommunedirektøren og hans/hennes direktører utgjør kommunens administrative toppledelse, kalt strategisk ledelse. Formannskapet utgjør kommunens politiske toppledelse.

I en slik styringsmodell er det innarbeidet praksis og bred enighet om at politikere skal unngå saksbehandlerrollen og at kommunedirektøren skal unngå politikerrollen. Dette praktiseres på en god måte i de fleste sakene som behandles. 

Et slikt skille betyr ikke at det er forbudt med kontakt og dialog på tvers av de to nivåene. Men det stilles krav til hvordan kontakten skal foregå. Det er et viktig prinsipp at ”politikere bare kjenner kommunedirektøren”. Det betyr at komiteledelsen, på samme måte som andre politikere, skal forholde seg til kommunedirektøren ved sektordirektørene. Verken komiteledelsen eller andre folkevalgte skal kanalisere sine spørsmål, kommentarer, innspill og lignende direkte til saksbehandlere i fagstab eller til enhetsledere. Hvis slik kontakt av spesielle grunner er nødvendig skal dette klareres med kommunedirektøren.

Et skille mellom administrasjon og politikk, slik vi har i formannskapsmodellen, innebærer klare forpliktelser til aktørene på begge sider

• til å forholde seg til det som er deres rolle i styringen av kommunen

• til å benytte de kommunikasjonskanaler som er korrekte i de enkelte sammenhenger

• til å ivareta hensynet til gjensidig informasjonsplikt

• til å holde en høy etisk standard i samspillet politikk – administrasjon

• til å bidra til at forholdet mellom politisk og administrativt nivå bygger på tillit, åpenhet og forutsigbarhet

Som komiteleder og nestleder skal man gå foran med et godt eksempel når det gjelder disse forpliktelsene. Komiteleder skal også formidle disse prinsippene til komiteens medlemmer, og aller helst reflektere rundt dem sammen med komiteen".

Formelle møter

Kommunedirektør og ordfører møtes fast i bystyrets forretningsutvalg sammen med varaordfører og tre andre bystyrerepresentanter. Kommunedirektøren har møteplikt. 

Kommunedirektøren møter også fast i formannskap og bystyre. I tillegg deltar sektordirektørene både i ukentlige AU-møter og månedlige komitemøter.

I tillegg  har du som ordfører, sammen med varaordføreren faste ukentlige møter med kommunedirektøren, hvor dere primært utveksler informasjon, eller dere  går gjennom møteaktivitet, prosesser og samarbeid.

Uformelt samarbeid

Samhandling mellom ordfører og kommunedirektør, utover formelle møter, er nødvendig. Men den bør begrenses. I "Håndbok for ordførere" (KS, 2011, s.20) står det at "forholdet mellom ordfører og kommunedirektør skal være profesjonelt og et for tett samarbeid kan fort bli problematisk". 

Som ordfører må du være bevisst skillet mellom hva som kan drøftes med kommunedirektøren og hva som ikke skal drøftes. Benytter du for eksempel møter eller annen kontakt til å gi politiske styringssignaler, eller til å gi instrukser, så er det uakseptabelt. Alle folkevalgte, også ordføreren, utøver myndighet gjennom vedtak i de folkevalgte organene.

I "Håndbok for ordførere" (KS, 2011, s.18) står følgende:

"Føringer og instrukser som dere folkevalgte gir, skal skje i kraft av vedtak, ikke gjennom vage signaler, eller ordførers forventninger til kommunedirektøren, eller gjennom det kommunedirektøren har oppfattet er flertallets syn. Dersom kommunedirektørens rolle skal begrenses eller styres av kommunestyret eller fylkestinget, må det skje i kraft av vedtak. "

Det er likevel nødvendig for styringen av kommunen at det er god kontakt og samhandling mellom deg som ordfører og kommunedirektøren. Det skal være full åpenhet rundt denne kontakten slik at man unngår mistanke om at beslutninger blir tatt bak lukkede dører, og det er begge sitt ansvar å sørge for at samarbeidet ikke utfordrer kommunelovens bestemmelser.