Møtelederrollen

Generelt om god møteledelse

Bystyret og formannskapet er byens øverste styrende organer. Sakene som behandles her kan ha stor betydning for byens innbyggere. Ofte er det tilhørere og presse til stede, og alle møter strømmes. Opptak fra møtene publiseres på nett. Møtene skal framstå som ryddige og gjennomføres med en viss verdighet. Her er man ikke "på fornavn med hverandre" og partitilhørighet refereres alltid. 

Selv om bystyrets og formannskapets møter framstår som formelle, er det rom for  humor og "glimt i øye" også her, og det er fullt mulig for deg som ordfører å sette ditt personlige preg på møtene. Det aller viktigste er uansett at du forbereder deg godt til hvert møte, og at du spiller på lag med bystyret og formannskapet slik at møtene oppleves som produktive og meningsfylte. 

Det er svært viktig at du som ordfører er fortrolig med saksbehandlingsreglene i kommuneloven og bystyrets reglement. Sett deg godt inn i disse reglene. Det vil gjøre deg tryggere i møtelederrollen

• kommunelovens kap. 11 - saksbehandlingsregler

• bystyrets reglement §4 - bystyrets saksbehandling

Det er kommunedirektøren som er tillagt det øverste administrative ansvaret for saksforberedelser. Kommunedirektøren skal i henhold til kommuneloven § 13.1 påse at saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at den gir et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak. Men det tilligger også møtelederfunksjonen  en viss plikt å se etter at sakene er tilfredsstillende utredet:

".... Av møtelederfunksjonen må en også kunne utlede en viss plikt for ordføreren/fylkesordføreren til fortsatt å se etter at saker som blir satt opp på møtekartet, er tilfredsstillende utredet. "

(Kommentarer til kommuneloven, Kommuneforlaget - 2019, Jan Fridthjof Bernt, Oddvar Overå, s. 57).

Noen tips

• Marker tydelig med klubbe når
  - innkalling og saksliste er godkjent og møtet er lovlig satt
  - når strek settes for debatten
  - når debatten er over og man går til votering
  - når vedtak er fattet
  - når møtet er hevet

• Få med deg deltakerne på flest mulig avgjørelser knyttet til organiseringa av møtet, voteringen, framdriften osv. Det skaper en bedre stemning og vil ansvarliggjøre deltakerne. De blir opptatt av å få møtet til å fungere godt

• Snakk tydelig og slik det er naturlig for deg. Du må være fortrolig med møteterminologien (ord som dagsorden, forretningsorden, innlegg, replikk, saksopplysning, voteringsorden, merknad osv.) 

• Opptre høflig, hyggelig og med respekt for alle møtedeltakerne, også de du er uenig med

• Vær pent antrukket, uten å være stivpyntet

Bruk av klubbe

I Trondheim er det tradisjon for å bruke klubbe i bystyret og formannskapet, selv om dette ikke er lovpålagt eller nedfelt i reglementet. Det gir  møtet en mer formell og stram karakter.  Men det er naturlig når det er snakk om kommunens øverste styrende organer. Klubben skal brukes til å markere møteåpning, voteringer og møteavslutning. Klubba brukes også for å markere at strek er satt og når voteringsorden er godkjent. Kort fortalt, klubba brukes for å markere at en beslutning er tatt.

I tillegg bruker du klubben når du finner det nødvendig å avbryte en taler for å påtale brudd på møtereglementet, og når det skal skapes ro i salen eller på tilhørerplass. Klubba må brukes med forstand. Har du klubbet, er det ugjenkallelig. 

Når klubba brukes for å irettesette en representant, må det være veloverveid fra din side. Du må vurdere om bruddet er så alvorlig at du vil bruke klubben og avbryte vedkommende umiddelbart, eller om det er en mindre forseelse som kan påtales etter at vedkommende har gått ned fra talerstolen. I bystyrets reglement (§ 4.6) heter det at:

"Taleren skal henvende seg til møtelederen, ikke til forsamlingen. Vedkommende skal holde seg nøye til det ordskiftet gjelder, og møtelederen skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen eller andre. Det er heller ikke tillatt å gi høylydt uttrykk for misnøye eller bifall. Setter noen seg ut over dette, skal møtelederen gi vedkommende en advarsel, to ganger om nødvendig. Retter vedkommende seg ennå ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra ham/henne ordet, eller la forsamlingen avgjøre om han/hun skal stenges ute fra resten av møtet. Møtelederen kan avbryte taleren hvis reglementet ikke overholdes."

Alminnelig voteringsorden

Uryddige og utydelige voteringer kan skape frustrasjon og uro, og dermed ødelegge et helt møte. Møteverktøyet DigDem gir god digital støtte til møtelederen i denne sammenheng. De aller fleste forslag sendes inn på forhånd. Dette gjør det mulig å planlegge voteringen på forhånd. Det er innarbeidet praksis for dette i bystyret. Sekretariatslederen setter opp voteringsorden i alle saker på formiddagen før bystyremøtet og ordfører kontrollerer og gjør eventuelle endringer utover ettermiddagen og under møtet.

Alminnelig voteringsrekkefølge er:

1. Utsettelsesforslag eller utsettelseslignende forslag:

Hvis det blir framsatt forslag om utsettelse, tilbakesending, avvisning eller lignende, skal dette tas opp til votering aller først. Den ordinære talerlisten i saken legges til side og det åpnes for debatt omkring selve utsettelsesforslaget. Det kan noen ganger være utfordrende å sørge for at talerne drøfter selve utsettelsesforslaget og ikke holder innlegg om saken og innholdet i denne.

Deretter går du til votering. Hvis forslaget om utsettelse faller går du tilbake til den ordinære talerlisten,  setter strek når det passer og går deretter til pkt. 2 under.

2. Innstillingen:  

Ta opp innstillingen til votering. Hvis det er alternative forslag til deler av innstillingen - ta opp til votering de delene av innstillingen som det ikke er alternative forslag til. Hvis det er fremmet et helhetlig alternativt forslag til hele innstillingen - kan det voteres alternativt ved å sette de to forslagene opp mot hverandre.

Hvis noen ber om punktvis votering imøtekommes dette. Du kan gjerne spørre om noen ønsker slik votering. Hvis noen ber om punktvis votering fordi de ønsker å stemme mot et av punktene i innstillingen, kan du velge å votere over hele innstillingen samlet unntatt det ene punktet som det er uenighet omkring. Dette punktet tar du etterpå.

Dersom et alternativ forslag vedtas, kan innstillingen - eller deler av innstillingen - anses som falt. I så fall skal dette protokolleres.

Når denne voteringen er avsluttet gå til pkt. 3 under.

3. Alternative forslag, endringsforslag:

Et alternativt forslag kan settes opp mot innstillinga, eller deler av innstillinga. Hvis det er levert flere alternative forslag til det same punktet er ikke dette mulig. Da kan man votere over hvert enkelt av de alternative forslagene, for deretter å sette det som får flest stemmer opp mot innstillingen. Hvis du ikke legger opp voteringen slik, men kun tar opp til votering forslag for forslag, kan du risikere at ingen forslag for flertall.

Når denne voteringen er avsluttet gå til pkt. 4 under.

4. Tilleggsforslag:

Det voteres enkeltvis over hvert av tilleggsforslagene. Hvis det er levert flere forslag på samme tema kan disse settes opp mot hverandre når de representerer ”helt motsatte synspunkt”.  Spør deg selv om det er mulig å stemme for begge disse forslagene. Hvis det er mulig, så skal de ikke settes opp mot hverandre.

5. Merknader:

Hvis det er fremmet merknader så voteres det ikke over disse. Men du spør om det er noen som vil slutte seg til dem. Hvis flertallet av partier slutter seg til, slår du fast at det er å betrakte som en flertallsmerknad. Motsatt; Hvis merknaden får tilslutning fra et mindretall av partiene slår du fast at det er å betrakte som en mindretallsmerknad.

Prinsipper for votering

• Utsettelsesforslag voteres alltid over først. Det bør skje så snart som mulig etter at det er framsatt. Man kan åpne for debatt om utsettelsesforslaget, men da skal ordstyrer passe på at det er utsettelse eller ikke debatten handler om. Den skal ikke handle om innholdet i saken. 

• De som ber om ordet til forretningsorden, eller saksopplysning, skal få ordet umiddelbart. Det skal debatteres, eventuelt voteres over dette før man går videre.

• Man voterer alltid over de mest ytterliggående forslagene først. 

• Man skal så langt det er mulig velge en voteringsorden der deltakerne både får gitt uttrykk for primære og sekundære syn. 

• Velg en voteringsrekkefølge som sikrer et robust vedtak (at det er et flertall som står bak det). Hvis forslag settes opp mot hverandre (alternativ votering), sikrer man mer enn 50 % oppslutning omkring det endelige vedtaket.

• Hvis forslag skal settes opp mot hverandre bør de representere klare motpoler/alternativer. Forslag kan også settes opp mot innstillinga hvis de er tydelige alternativer til innstillinga. Still kontrollspørsmålet "er det mulig å stemme for både det alternative forslaget og innstillingen"? Hvis det er mulig kan de ikke settes opp mot hverandre.

• Det er alltid fornuftig å få tilslutning til foreslått voteringsorden fra møtedeltakerne. Alle møtedeltakere kan se den foreslåtte voteringsrekkefølgen i det digitale møteverktøyet DigDem.

Møteprinsippet 

I henhold til kommuneloven (§ 11-2) skal folkevalgte organer behandle saker og treffe vedtak i møter. Dette prinsippet må alle folkevalgte være seg bevisst. I forarbeidene til kommuneloven (Prop 46 L (2017-2018) er det såkalte møteprinsippet utdypet: 

"I møteprinsippet ligger det at folkevalgtes saksbehandling skal foregå i møter og ikke andre steder. Det skal ikke holdes uformelle lukkete sammenkomster med hele eller deler av organet der reell saksbehandling foregår. Prinsippet gjelder både saksforberedelsen og avgjørelsen som treffes, og det er ikke avgjørende om det treffes vedtak i saken for at den må saksbehandles i et formelt møte. Sammen med øvrige saksbehandlingsregler sikrer dette prinsippet åpenhet rundt beslutningene og betryggende og kontrollerbare behandlingsformer."

I kommentarer til kommuneloven (Bernt/Overå, 2018) står følgende:

"Ordningen med kollegiale organer i kommuneforvaltningen bygger på møteprinsippet. I dette ligger at alle saker som behandles av et folkevalgt organ, skal legges fram til drøfting og eventuelt vedtak i et formelt møte, innkalt og gjennomført i overenstemmelse med regler fastsatt i loven. Møteprinsippet gjelder også der det ikke treffes eller blir truffet noe vedtak. Alle møter anses som en del av saksbehandlingen, også der det ikke treffes vedtak.

Det alminnelige rettslige utgangspunktet er at organet ikke fungerer på andre måter enn ved møter. Ved lov 14.1.2011 nr. 1 ble ordlyden i kommuneloven 1992 §30 nr. 1 justert ved at man tilføyde «behandler sine saker og» i lovteksten for å gjøre det tydelig at dette er den eneste tillate arbeidsformen for slike organer, og at det derfor er et møte i lovens forstand også når medlemmer av et slikt organ samles for å bli orientert om eller foreta en foreløpig diskusjon av et tema (se Prop. 152 L 2009-2010 s. 44 i merknader til forslag til endring kommuneloven § 30 nr. 1). Er kravet om at saker skal behandles i møte ikke oppfylt, vil konsekvensen være at intet gyldig vedtak er truffet.

Det er likevel ikke slik at enhver sammenkomst av folkevalgte må oppfattes som møte i lovens forstand. Det kan arrangeres kurs og orienteringsmøter for de folkevalgte uten at bestemmelsen i § 11-2 første ledd gjelder. Men forutsetningen for dette er at det er helt tydelig at det enten er tale om et kurs eller lignende av helt generell karakter, eller om ren orientering i form av enveis kommunikasjon til de folkevalgte om saksforhold av generell karakter, for eks. ny lov og forskriftsbestemmelse, uten noen form for direkte tilknytning til saker som vedkommende folkevalgt organ er ansvarlig for.

Reglene om møter er heller ikke ment å være et forbud mot politiske forhandlinger og kontakter mellom folkevalgte i tiden mellom møtene. Rene gruppemøter eller møter med deltakelse bare av medlemmer fra en avgrenset krets samarbeidende partier faller utenfor, men det er da en forutsetning at det er tale om møter i regi av vedkommende parti eller partier, uten medvirkning fra kommunens administrasjon. Hvis dette institusjonaliseres med formelle møteinnkallinger til en fast gruppe folkevalgte, vil det kunne bli ansett som et møte i kommunelovens forstand, og hvis administrasjonen eller ordfører medvirker til innkalling og deltar i slike møter , må det i alle fall oppfattes som en del av den kommunale saksbehandlingen og dermed som et møte i lovens forstand. 

Det samme må gjelde åstedsbefaringer, bedriftsbesøk med mer der disse inngår som en del av informasjonsinnhenting for vedkommende organ."